Gruppi di destinatari

Esistono due tipi distinti di gruppi di destinatari che possono essere utilizzati per scopi di comunicazione:

• Gruppi di destinatari predefiniti

• Gruppi di destinatari personalizzati

Gruppi di destinatari predefiniti

I gruppi di destinatari del tipo "Predefinito" vengono calcolati dinamicamente durante il runtime. I gruppi di destinatari predefiniti utilizzati di frequente sono, ad esempio, "Tutti i membri attivi (unità propria)" o "Tutti i membri attivi (unità propria e inferiore)". La distinzione tra "unità propria" e "unità propria e inferiore" è che "unità propria" si riferisce esclusivamente agli individui all'interno di tale unità, mentre "unità propria e inferiore" indica che sono inclusi anche gli individui di tutte le unità subordinate.

Esempio: Unità = Distretto

• "Tutti i membri (propria unità)" = nessuno (un distretto non ha membri attivi, solo membri ospiti)

• "Tutti i membri (unità propria e inferiore)" = tutti i membri di tutti i club e club satellite di questo distretto

NOTA

I gruppi di destinatari predefiniti sono dinamici : i destinatari concreti vengono determinati quando il gruppo viene utilizzato.

Nella visualizzazione elenco dei gruppi di destinatari predefiniti, per ogni voce sono disponibili tre funzioni:

• Ricalcola numeri: il valore calcolato mostra il numero attualmente determinato di membri in questo gruppo di destinatari in una colonna separata.

• Mostra membri del gruppo di destinatari: apre una vista separata con un elenco di tutti i membri di questo gruppo di destinatari

• Duplica: duplica il gruppo di destinatari desiderato (attenzione: la copia risultante di questo gruppo di destinatari è un gruppo di destinatari personalizzato statico)

Gruppi di destinatari personalizzati

I gruppi di destinatari del tipo "Personalizzato" possono essere creati (Utility > Gruppi di destinatari > "+ Crea") sia aggiungendo manualmente non membri o membri sia importando elenchi di destinatari. Spesso vengono creati per vari invii a destinatari specificati. La compilazione concreta degli indirizzi viene spesso eseguita in anticipo in Excel. Per questo motivo, Polaris fornisce un modo semplice per importare un elenco Excel.

NOTA

I gruppi di destinatari personalizzati sono statici : il numero di membri è fisso e non cambia automaticamente (i membri possono essere eliminati o aggiunti manualmente).

Nella visualizzazione elenco dei gruppi di destinatari personalizzati, sono disponibili cinque funzioni per ogni voce:

• Ricalcola numeri: il valore calcolato visualizza il numero attualmente determinato di membri in questo gruppo di destinatari in una colonna separata

• Modifica: consente di modificare il gruppo di destinatari: aggiungere, importare o eliminare membri

• Mostra membri del gruppo di destinatari: apre una vista separata con un elenco di tutti i membri di questo gruppo di destinatari

• Duplica: duplica il gruppo di destinatari desiderato (anche questa copia di questo gruppo di destinatari è statica)

• Elimina: il gruppo di destinatari specificato può essere eliminato in modo permanente (verrà visualizzata una richiesta di conferma che deve essere accettata)

Importazione di indirizzi e-mail in gruppi di destinatari personalizzati

Quando si crea un gruppo di destinatari personalizzato, è possibile importare gli indirizzi e-mail da un file. Nella scheda "Destinatari" Facendo clic sul pulsante "+ Importare l’elenco dei destinatari", è possibile scaricare un esempio del formato di file accettato dall'importatore (vedere i modelli di seguito). Il file deve essere un foglio Excel in formato XLSX.

L'importatore caricherà e verificherà il file una volta trascinato nell'area di caricamento designata o selezionato il file facendo clic all'interno di quell'area.

Quando fai clic sul pulsante "Salvare", i dati che hai caricato vengono elaborati e memorizzati.

Per le righe del file si applicano le seguenti regole

• La prima riga del file (riga di intestazione) viene sempre saltata durante l'importazione

• Se l'indirizzo e-mail è già presente nell'elenco, il record viene ignorato e non viene elaborato. In questo modo si evitano duplicati.

• Se il RI-ID è impostato nella prima colonna, il membro corrispondente deve esistere in Polaris. I suoi dati Polaris verranno presi e i dati forniti nel file verranno ignorati.

• Se l'ID RI-ID è già presente nell'elenco, il record viene ignorato e non viene elaborato. In questo modo si evitano duplicati.

• Se il codice della lingua non è impostato, viene utilizzata la lingua predefinita del club.

Consigli pratici

Se vuoi importare persone non rotariane o non presenti a Polaris, usa il file con le colonne: nome, cognome, saluto, lingua e posta e lascia che il RI-ID si svuoti. Vedere il file modello:

Se si desidera importare i Rotariani esistenti in Polaris, impostare solo la colonna RI-ID e lasciare vuote tutte le altre colonne. I dati dei membri verranno automaticamente prelevati da Polaris. Vedere il file modello:

NOTA IMPORTANTE

Si prega di non importare più di 400 righe di indirizzi in una singola operazione. Se si desidera importare più record di dati, dividere i fogli Excel di conseguenza. I nuovi record di dati possono essere importati in qualsiasi momento e aggiunti al gruppo di destinatari personalizzato esistente. I record duplicati non vengono creati e i record esistenti non vengono sovrascritti.