Praktische gids voor gegevensbescherming (AVG)
Gegevensbescherming (AVG) verwijst naar gegevens van leden of naar persoonsgegevens van andere betrokkenen zoals gasten, bezoekers of de sprekers.
Bescherming van ledengegevens
De volgende beginselen moeten in acht worden genomen:
Elke persoon moet zijn eigen inloggegevens hebben (gebruikersnaam + wachtwoord). Deze inloggegevens mogen niet aan anderen worden doorgegeven.
De term "persoonsgegevens" verwijst naar alle informatie met betrekking tot een persoon, zoals hun achternaam, voornaam, geboortedatum, huisadres, e-mailadres, telefoonnummer, beroep, werkgever, werkplek, naam van de partner, enzovoort.
Publicatie van persoonsgegevens buiten Rotary, Rotaract of Interact (ook wel InnerWheel) is alleen toegestaan met de uitdrukkelijke toestemming van de persoon. Er moet worden vermeld welke gegevens aan wie worden doorgegeven en met welk doel.
Praktijkvoorbeelden
Een niet-Rotarian assistent van de clubsecretaris of andere clubfunctionaris kan worden geregistreerd als een "andere contactpersoon" in de club, heeft zijn/haar eigen referenties en kan overeenkomstige administratierechten hebben.
Een weduwe of weduwnaar kan zich als "Ander Contact" in de club laten registreren, een eigen toegang hebben en zo deelnemen aan het verenigingsleven.
Een restaurant kan worden geregistreerd als "Andere contactpersoon" in de club, een eigen toegang hebben en per e-mail de registratie-/annuleringsmeldingen voor een lunch/diner ontvangen, met de bijbehorende menuselectie, of de registraties op de webpagina van het evenement bekijken.
De verspreiding van de ledenlijst binnen de club, voor interne doeleinden, is mogelijk zonder de uitdrukkelijke toestemming van de leden. Hetzelfde geldt voor het district.
Het doorgeven van ledengegevens aan een niet-Rotarian organisatie of aan een bedrijf (ook aan een bedrijf van een lid) is alleen toegestaan met de uitdrukkelijke toestemming van de leden.
Bescherming van andere persoonsgegevens
Dergelijke personen zijn gasten en sprekers die deelnemen aan evenementen. De volgende beginselen moeten in acht worden genomen:
Publicatie van gast- en sprekersinformatie buiten Rotary (d.w.z. openbaar) is alleen toegestaan met duidelijke toestemming van de persoon. Er moet worden vermeld welke gegevens aan wie worden doorgegeven en met welk doel.
De term "persoonsgegevens" verwijst naar alle informatie met betrekking tot een persoon, zoals hun achternaam, voornaam, geboortedatum, huisadres, e-mailadres, telefoonnummer, beroep, werkgever, werkplek, naam van de partner, enzovoort.
Voorbeelden
Een clublezing van Dr. Hans Mustermann van de Universiteit van Basel over het onderwerp "Geneesmiddelenonderzoek zonder dierproeven" mag alleen met toestemming van Dr. Mustermann in het openbaar worden gepubliceerd. Het moet duidelijk zijn welke informatie waar wordt gepubliceerd.
Een clublezing van Dr. Hans Mustermann van de Universiteit van Basel over het onderwerp "Geneesmiddelenonderzoek zonder dierproeven" mag zonder zijn toestemming alleen aan de leden worden aangekondigd, d.w.z. na inloggen, met vrijgave voor maximaal "Alle leden".
Een districtsevenement zoals PELS (PETS), districtsconferentie, seminar, enz. is alleen zichtbaar voor leden, d.w.z. na inloggen, met niet meer zichtbaar dan "Alle leden".
Een Rotary-benefietconcert of golftoernooi moet openbaar worden gemaakt. Toestemming moet worden gevraagd aan artiesten en/of organisatoren die met name worden genoemd.
Zichtbaarheid "Bestuursleden" en "Bestuurs- en commissieleden" (eigen eenheid) is afhankelijk van het interne privacybeleid van de club en heeft niets te maken met gegevensbescherming. De aanbevelingen zijn als volgt:
Een evenement waaraan alleen clubleden kunnen deelnemen, bijvoorbeeld een bijeenkomst, moet alleen zichtbaar zijn voor alle leden van de club.
Een evenement waar alleen bestuurs- en commissieleden aanwezig kunnen zijn, kan zichtbaar zijn voor alle leden van de club of alleen voor het bestuur en de commissieleden, afhankelijk van de statuten van de club. Rotary International beveelt aan dat de notulen van bestuursvergaderingen beschikbaar zijn voor clubleden.
Definitie van de zichtbaarheidsniveaus
Zichtbaarheid: Wie kan de inhoud zien?
Bestuursleden (eigen eenheid) > alleen zichtbaar na inloggen voor bestuursleden
Bestuurs- en commissieleden (eigen eenheid) > alleen zichtbaar na inloggen voor bestuurs- en commissieleden.
Alle actieve leden, prospect, gasten en andere contacten (eigen eenheid) > alleen zichtbaar na inloggen voor clubleden, gasten, prospects en andere contacten
Alle leden (eigen district) > alleen zichtbaar na inloggen voor Rotarians, Rotaracters en Interacters van het eigen district (hetzelfde geldt voor de organisatie InnerWheel)
Alle leden (eigen multidistrict) > alleen zichtbaar na inloggen voor Rotarians, Rotaracters en Interacters + leden van speciale clubs en commissies (hetzelfde geldt voor de organisatie InnerWheel)
Openbare teaser > eerste drie regels zichtbaar voor iedereen zonder login, de rest alleen zichtbaar na inloggen voor Rotarians, Rotaracters en Interacters + leden van speciale clubs en commissies (hetzelfde geldt voor de organisatie InnerWheel)
Leden en anonieme bezoekers > iedereen, zichtbaar zonder login
Praktisch gebruik
Bestuursvergaderingen: Zichtbaarheid > bestuur
Bestuursvergaderingen met commissies: Zichtbaarheid > bestuur en commissies
Jaarlijkse clubvergadering, algemene vergadering: Zichtbaarheid > Alle leden van de eigen eenheid
Kerstevenement of beperkt clubevenement: Zichtbaarheid > Alle leden van de eigen eenheid
Statutaire vergaderingen, lunches met of zonder spreker: Zichtbaarheid > Alle leden
Vervangende bijeenkomsten in het clubgebouw i.v.m. afwezigheidsbijeenkomsten: Zichtbaarheid > Alle leden van de eigen eenheid
Districtsevenementen: Zichtbaarheid > Eigen district of Alle leden
Brief van de voorzitter: Zichtbaarheid > Alle leden van de eigen eenheid of het eigen district
Nieuwsbrieven, rapporten, notulen: Zichtbaarheid > Alle leden
Nieuws: Zichtbaarheid afhankelijk van de inhoud in het bereik van Alle leden van eigen tot Openbaar (iedereen)
Fotogalerijen: Zichtbaarheid > Alle leden van de eigen eenheid of Alle leden
Projecten: Zichtbaarheid > publiek (iedereen)
Publieksevenement zoals benefietconcert of golftoernooi: Zichtbaarheid > Publiek (iedereen)
FAQ
Wat is de AVG in de context van gegevensbescherming?
De AVG verwijst naar de bescherming van ledengegevens of persoonsgegevens van betrokken personen, zoals gasten, bezoekers of sprekers.
Hebben individuen hun eigen inloggegevens nodig om toegang te krijgen tot Polaris?
Ja, elke persoon moet zijn eigen inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) hebben die niet aan anderen mogen worden bekendgemaakt.
Is het toegestaan om persoonsgegevens buiten Rotary te publiceren zonder toestemming?
Nee, publicatie van persoonsgegevens buiten Rotary is alleen toegestaan met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
Kan een niet-Rotarian-assistent toegang krijgen tot ledengegevens?
Ja, een niet-Rotarian-assistent kan worden geregistreerd als 'Ander contact' en beschikt over inloggegevens en beheerrechten.
Zijn er verschillende zichtbaarheidsniveaus voor evenementen binnen de club?
Ja, er zijn verschillende zichtbaarheidsniveaus zoals 'Bestuur', 'Bestuur en commissies', 'Alle leden van de eigen eenheid' en 'Openbaar'.
Is toestemming vereist om informatie over gasten en sprekers openbaar te maken?
Ja, voor publicatie van gast- en sprekersinformatie buiten Rotary is duidelijke toestemming van de persoon vereist.
Kunnen ledengegevens worden gedeeld met niet-Rotarian-organisaties?
Nee, het delen van ledengegevens met niet-Rotarian organisaties is alleen toegestaan met de uitdrukkelijke toestemming van de leden.
Zijn er uitzonderingen voor het verspreiden van ledenlijsten binnen de club?
Ja, de verspreiding van de ledenlijst binnen de club voor interne doeleinden is mogelijk zonder de uitdrukkelijke toestemming van de leden.