Nieuw clubjaar: Help... Ik zit nu in het bestuur!
De rollen van de verschillende functionarissen zijn divers, maar ze zijn anders verdeeld en georganiseerd binnen de clubs. Tijdens de voorbereiding op deze functies komen er echter vaak tal van vragen naar voren.
Met dit overzicht willen we u een algemeen inzicht geven in de belangrijkste administratieve onderwerpen met betrekking tot IT (Polaris).
Hoe krijg ik beheerderstoegang tot Polaris?
Toekomstige bestuursleden kunnen de benodigde bestuursrechten krijgen van de CICO of frequent ook van de huidige secretaris.
NOTITIE
Aangezien er slechts 4 beheerders met volledige rechten beschikbaar zijn, is het raadzaam om tijdens de overgangsperiode (juni) de rol van "Beheerder van de levensduur van de eenheid" te selecteren. Dit maakt het mogelijk om wijzigingen en toevoegingen aan alle inhoud aan te brengen, met uitzondering van het beheer van ledengegevens.
Hoe krijg ik toegang tot rotary.org?
Elke Rotarian moet toegang hebben tot het ledengedeelte van rotary.org om de beschermde secties te bekijken. Maak hiervoor een account aan met uw roterende e-mailadres onder Mijn Rotary-> Account Aanmelden of Registreren.
Als bestuurslid heb je toegang tot my.rotary.org/en > Login (of log je in op My Rotary) om het interne gedeelte te openen: Onder Beheer vind je de sectie Clubmanagement, met informatie over de club, ledeninformatie, clubgegevens en meer.
Hoe ga ik om met rotary.org?
Ledeninformatie, clubfunctionarissen en clubgegevens hoeven niet afzonderlijk in rotary.org te worden ingevoerd. De SEMDA-interface stuurt automatisch alle benodigde gegevens van Polaris naar rotary.org.
Opmerking voor nieuwe clubs
Nieuwe clubs kunnen worden opgericht bij my.rotary.org > Administratie > Clubmanagement > Club- en ledeninformatie
Selecteer in de clubmanagementsystemen eerst "Full Access" en kies vervolgens de respectievelijke SEMDA-landinterface in de vervolgkeuzelijst van de provider. Door "Ik ga akkoord" te bevestigen (helemaal onderaan), wordt de gegevensoverdracht geactiveerd.
AANDACHT
Het is verplicht om de optie 'Bekijken en bewerken' “View & Edit”) te selecteren; de optie 'Alleen bekijken' (View only) is niet van toepassing op Polaris en verhindert SEMDA-synchronisatie!
Voor RI is alleen rotary.org relevant, dus de informatie moet ondanks SEMDA op rotary.org worden geverifieerd.
Inkomende bestuursleden
BELANGRIJK: Voer alle nieuwe bestuursleden in Polaris in voor 31.12. voor het komende clubjaar!
Op rotary.org zijn alleen de rollen van President, Vice President, Secretary, Treasurer, Community Service Officer, Foundation, Membership en Public Relations, evenals mogelijk de Executive Secretary, opgenomen. (Als een van deze rollen geen bestuurslid is in de club, moeten ze afzonderlijk worden geregistreerd in rotary.org voor RI!)
Vergaderingen: Bestuursvergadering
Het bestuur bestaat uit de president, de gekozen president (of de door de president genomineerde als er nog geen opvolger voor het volgende jaar is bepaald), secretaris, penningmeester, onmiddellijk voormalig president en mogelijk extra leden zoals uiteengezet in de statuten van de club. De sergeant-at-arms, programmachef of CICO kunnen ook deel uitmaken van het bestuur.
De bestuursvergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter. Per clubjaar vinden er ongeveer zes bestuursvergaderingen plaats. De secretaris heeft doorgaans de volgende verantwoordelijkheden:
Vaststellen van de agenda in overleg met de voorzitter
Maak een evenement aan (aanbeveling: zichtbaarheid "Mijn Club > Board")
Deelnemers: "Alle deelnemers verwijderen" > "+ Ontvangersgroepen toevoegen" > kies "Bord huidig"
Bestuursleden informeren over het evenement (e-mail, nieuwsbrief)
Uitnodiging van de adjunct-gouverneur (indien van toepassing)
Verstrekking van extra materialen (indien nodig)
Op de dag van het evenement: Recordaanwezigheid
Registreer het evenement en verstuur het rapport als nieuwsbrief
Indien nodig: Opstellen van een rapport voor de club
De gekozen president kan een vergadering van het nieuwe bestuur bijeenroepen om zich voor te bereiden op het komende jaar.
Vergaderingen: Statutair evenement (wekelijks, elke twee weken)
De toewijzing van verantwoordelijkheden kan variëren van club tot club met betrekking tot deze onderwerpen. Het is raadzaam om een indeling te maken in 'Wie doet wat'. De secretaris, sergeant-at-arms, programmachef assisteren de president bij het voorbereiden en ontwikkelen van een agenda voor elke clubvergadering.
Het Pro Club jaar omvat ongeveer 45 reguliere (statutaire) bijeenkomsten. De taken van de verantwoordelijken omvatten onder meer:
Programma's plannen
Boeking van gastsprekers (voorbereiding van het bezoek van gastsprekers (reiskosten, onkosten, bedankbrieven)
Maak een evenement aan (aanbeveling: zichtbaarheid "Community > Alle leden")
Leden (nieuwsbrief) informeren over (lopende) evenementen
Op de dag van het evenement: Recordaanwezigheid & compensatie
Registreer het evenement en verstuur het rapport als nieuwsbrief
Hoe promoot ik het verenigingsleven? Een paar tips...
Enkele suggesties van bewezen acties om een positieve sfeer en prestaties in de club te verbeteren:
Verjaardagen zijn bedoeld om gevierd te worden: Polaris biedt een fantastische sorteeroptie ("AZ-symbool") voor aankomende verjaardagen op de website van de club voor haar leden.
Betekenisvolle titels en visuals wekken de interesse: de presentatie en het formaat van een evenement vergroten de aantrekkingskracht en verhogen vervolgens de opkomst.
Transparantie en betrokkenheid verbeteren de identificatie: het activeert de registratieoptie voor evenementen en toont de leden die zich al hebben aangemeld. Dit verhoogt de opkomst en helpt bij het carpoolen, maar ook bij het helpen van organisatoren van evenementen bij een betere planning (restaurant, ...).
Informatie vereist communicatie: Wanneer de secretaris (of programmamaster) de aanwezigen kort voor een vergadering herinnert aan de presentatie of het evenement, kan dit de deelname aanzienlijk verbeteren. Er zijn tal van methodes om dit te bereiken: nieuwsbrieven, e-mails, telefoontjes, WhatsApp-berichten, posts op sociale media, ...
Mensen kijken graag naar actuele portretfoto's: leden worden aangemoedigd om hun portretfoto's up-to-date te houden. Dit verbetert niet alleen het uiterlijk van de club, maar helpt nieuwe leden ook om hun vrienden te leren kennen.
Schema voor oriëntatie – wanneer moet wat gebeuren?
WANNEER | WAT |
|---|---|
Lopend |
|
Juni, juli – verandering van clubjaar |
|
november, december of na de Algemene Vergadering (ten laatste half januari) |
|
Januari |
|
Mei, juni |
|
Wat moet ik doen als een lid een andere club verlaat of naar een andere club verhuist?
Afloop
Als een lid de club verlaat en niet overstapt naar een andere club (binnen de Polaris-instantie), moet de status van het actieve lid binnen 28 dagen worden bijgewerkt naar "Ontslag" in de ledengegevens onder "Community".
Club vervoer
Details over de verschillende mogelijkheden om van club te wisselen worden beschreven hier.
NOTITIE
Als er geen SEMDA-overdracht is ingesteld, moeten de wijzigingen ook handmatig op rotary.org worden toegepast.
Wat moet ik doen als een lid overlijdt?
Als een lid overlijdt, moet de status binnen 28 dagen worden bijgewerkt naar "Overleden" in de ledengegevens onder "Community" voor het actieve lid.
Voor het overleden lid kan een verenigingsleven > overlijdensbericht worden aangemaakt.
NOTITIE
Als er geen SEMDA-overdracht is ingesteld, moeten de wijzigingen ook handmatig op rotary.org worden toegepast.
Wat moet ik doen als een Rotary weduwe/weduwnaar wil blijven deelnemen aan het verenigingsleven?
Als rotweduwen willen blijven deelnemen aan clubactiviteiten, kunnen ze toegang krijgen tot het Polaris-systeem als "Andere contacten". Hierdoor hebben ze op dezelfde manier toegang tot de inhoud van de clubwebsite als leden. Een zoekopdracht naar leden binnen het district of meerdere districten is echter niet beschikbaar voor andere contacten.
Voor deze contacten kan ook een aparte ontvangerslijsten worden aangemaakt, waardoor u eenvoudig kunt toevoegen aan uitnodigingen voor evenementen of abonnementen op nieuwsbrieven.
Wat moet ik doen als de clubgegevens veranderen?
Als clubgegevens (bijv. vergaderlocatie, schema, contactgegevens, enz.) veranderen, is het belangrijk om dit onmiddellijk bij te werken onder "Clubgegevens", zodat leden of gasten toegang hebben tot de meest recente informatie.
NOTITIE
Als een SEMDA-overdracht niet is ingesteld, moeten de wijzigingen ook handmatig worden toegepast op rotary.org.
Wat moet ik doen als ik wil dat het e-mailadres van onze club naar mij wordt doorgestuurd?
Vaak wordt het officiële e-mailadres van de club doorgestuurd naar de voorzitter en/of secretaris. Het beheer en de technische administratie van e-mailadressen verschillen van land tot land.
Wat moet ik doen als ik een Paul Harris Fellow moet aanvragen voor een clublid?
De Paul Harris Fellow wordt door tal van clubs uitgereikt als erkenning voor vrienden en leden van Rotary. De aanvraag wordt ingediend via een formulier dat naar Rotary International in Zürich wordt gestuurd.
Aanvullende details worden uiteengezet hier.