1. Definities
De platformexploitant is Rotary Communication Services Switzerland-Liechtenstein, een vereniging die onder Zwitserse wetgeving is opgericht (hierna ook aangeduid als "RCS"), c/o Juris Treuhand AG, Industriestrasse 47, 6300 Zug (Zwitserland), +41 (0)43 299 66 25, info@rotary.ch.
Community betekent alle organisaties die verbonden zijn aan POLARIS en hun gebruikersgroepen, in het bijzonder Rotary, Rotaract, Interact en Inner Wheel, inclusief hun respectievelijke organisatie-eenheden.
Organisatorische eenheden betekenen alle organisatorische structuren van de gemeenschap, in het bijzonder clubs, districten, multi-districten, diensten, fellowships, stichtingen, commissies of commissies en vergelijkbare eenheden.
POLARIS (of "platform") verwijst naar het internet gebaseerde clubbeheersysteem dat door de platformoperator is ontwikkeld en geëxploiteerd voor organisatorische eenheden.
Rotary International (RI) verwijst naar de wereldwijde koepelorganisatie van de Rotary-gemeenschap, met het hoofdkantoor in Evanston, Illinois (USA). RI verzorgt, coördineert en ondersteunt de wereldwijde administratieve, dienstverlenende en communicatiestructuren voor de aangesloten Rotary-, Rotaract- en Interact-clubs.
Gebruiker verwijst naar alle leden van een organisatorische eenheid die aan POLARIS is verbonden, inclusief potentiële leden, uitgenodigde niet-leden en personen met speciale beheerdersrechten op club- of districtsniveau of binnen een andere organisatie.
2. Inleiding
Het platform wordt beschikbaar gesteld aan organisatorische eenheden voor eigen gebruik, zodat zij hun administratieve taken kunnen uitvoeren – in het bijzonder club- en districtsadministratie en de organisatie van evenementen in digitale vorm. Daarnaast maakt POLARIS gegevensuitwisseling mogelijk tussen aangesloten organisatie-eenheden en, waar nodig, met RI (behalve Interact en Inner Wheel).
De gemeenschap verwerkt de persoonlijke gegevens van gebruikers in verband met het gebruik van POLARIS. Persoonsgegevens zijn alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. De verwerking vindt plaats op basis van de relevante wettelijke bepalingen, in het bijzonder, waar van toepassing, Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, "AVG") en de Zwitserse Federale Wet op Gegevensbescherming ("FADP").
Door voor het eerst in te loggen op het platform of zich te registreren voor een openbaar evenement, bevestigt de gebruiker dat hij dit privacy beleid heeft gelezen en de inhoud zonder voorbehoud accepteert. Daarom stemt de gebruiker er uitdrukkelijk mee in dat zijn persoonsgegevens verzameld en verwerkt mogen worden in overeenstemming met dit privacy beleid.
RCS behoudt zich het recht voor om dit privacy beleid op elk moment te wijzigen. Gebruikers worden op passende wijze op de hoogte gebracht van belangrijke wijzigingen.
3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
De verschillende organisatie-eenheden verwerken de persoonlijke gegevens van gebruikers via het platform, met name wanneer deze worden verzameld, gewijzigd, aangevuld of verwijderd.
Persoonsgegevens worden op een hoger niveau verwerkt, exclusief voor leden van de Rotary-gemeenschap (Rotary, Rotaract) door dergelijke gegevens over te dragen aan Rotary International (RI). De overdracht kan worden geautomatiseerd via technische interfaces of handmatig. Het privacy beleid van RI is beschikbaar op https://my.rotary.org/en/privacy-policy.
Voor kandidaten, andere contacten en leden van Interact en Inner Wheel worden persoonlijke gegevens uitsluitend verwerkt op het niveau van de betreffende club of het (multi-) district. Er worden geen gegevens overgedragen naar hogere niveaus (namelijk naar RI) voor deze groepen mensen.
3.1 Categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt
Bij gebruik van POLARIS kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens in het bijzonder worden verwerkt:
a) Mastergegevens
Familienaam, voornaam, tweede naam, titel, titel na naam, geslacht, geboortedatum, taal.
b) Contactgegevens
Privé- en zakelijke adressen, telefoonnummers, privé- en zakelijke e-mailadressen.
c) Leden gerelateerde gegevens
Clublidmaatschap, lidmaatschapsstatus, functies, datum van toetreding en vertrek, classificatie, prijzen, sponsors, informatie over deelname aan evenementen (aanwezigheid) of afwezigheid, en andere door gebruikers ingevoerde informatie.
d) Profiel en aanvullende informatie
Profielfoto, professionele gegevens, bedrijf, links naar sociale netwerken en andere informatie die vrijwillig door de gebruiker is verstrekt.
e) Technische gegevens
Bij het openen van POLARIS wordt technische informatie automatisch verzameld, in het bijzonder:
Serverloggegevens (browsertype, toegangstijden, IP-adres, hostnaam),
Apparaat informatie (apparaat, besturingssysteem),
Cookies (om registratie en gebruik van het platform te vergemakkelijken).
Technische gegevens worden uitsluitend door de platformoperator verwerkt om de werking en IT-veiligheid te waarborgen. Deze technische gegevens worden niet doorgegeven aan Rotary International of andere organisatorische eenheden van de vereniging.
3.2 Overdracht van persoonsgegevens
a) Leden van de Rotary-gemeenschap (Rotary, Rotaract)
Voor deze gebruikersgroepen kunnen de bovengenoemde gegevens – met uitzondering van technische gegevens – binnen de gemeenschap worden verwerkt en, voor zover nodig voor het beheer van het internationale lidmaatschap, worden doorgegeven aan Rotary International. Persoonlijke gegevens die naar RI worden verzonden, zijn als zodanig gemarkeerd in Polaris (RI).
In sommige landen dragen de respectieve nationale organisatie-eenheden bepaalde persoonsgegevens van leden (met name naam en postadres) over aan een door hen aangewezen uitgever om de verzending van het betreffende Rotary-magazine of vergelijkbare publicaties mogelijk te maken. De overdracht bevat alleen de gegevens die hiervoor nodig zijn en vindt alleen plaats in landen waar deze verzendprocessen centraal zijn georganiseerd. In landen waar clubs of districten zelf de bezorging organiseren, worden er geen gegevens overgedragen aan een uitgever.
b) Kandidaten, andere contacten en leden van Interact en Inner Wheel
Dezelfde categorieën gegevens worden verwerkt voor deze groepen mensen, maar alleen op het niveau van de betreffende club of het (multi-) district. Er worden geen persoonlijke gegevens doorgegeven aan Rotary International of andere hogere organisaties.
c) Vrijwillig verstrekte gegevens
Vrijwillig verstrekte informatie (bijv. aanvullende profielinformatie) wordt alleen verwerkt voor het betreffende doel en alleen binnen de gemeenschap. Deze gegevens worden exclusief aan RI overgedragen voor leden van de Rotary-gemeenschap en alleen voor zover dat nodig is om hun lidmaatschap te implementeren.
4. Wie verwerkt persoonsgegevens?
De betreffende organisatorische eenheid is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen haar eigen POLARIS-toegangsgebied. Het beslist alleen of samen met andere instanties welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welke doeleinden en op welke wijze ze worden verwerkt.
De technische verwerking van persoonsgegevens op het platform wordt uitgevoerd door de platformexploitant. RCS zorgt voor de werking en functionaliteit van POLARIS en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen de reikwijdte van de technische levering, het onderhoud en de verdere ontwikkeling van het platform.
5. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens?
De persoonlijke gegevens die de gebruiker in POLARIS invoert, zijn doorgaans zichtbaar voor andere gebruikers binnen dezelfde POLARIS-instantie, voor zover dit noodzakelijk is voor het betreffende doel of de functie en mits de gebruiker geen verdere beperkingen in zijn profielinstellingen heeft ingesteld. Daarnaast mogen persoonlijke gegevens verschijnen in gemeenschapspublicaties en dus beschikbaar worden gesteld aan een breder publiek, mits dit in overeenstemming is met het betreffende doel en wettelijk toegestaan is.
Clubleden hebben toegang tot de persoonlijke gegevens van andere leden van dezelfde club. Daarnaast zijn de gegevens van clubleden ook zichtbaar voor alle andere gebruikers van dezelfde POLARIS-instantie, voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de respectieve club- en (multi-) districtfuncties en het lid geen beperkingen in zijn profielinstellingen heeft opgesteld.
RCS, als exploitant van POLARIS, en dienstverleners die door RCS zijn gecontracteerd, hebben toegang tot de persoonlijke gegevens van gebruikers voor zover nodig om hun diensten te leveren en hebben zich verbonden vertrouwelijkheid te bewaren ten opzichte van RCS. Deze dienstverzekeraars kunnen onder meer IT-diensten omvatten (waaronder hosting en cloud services), telecommunicatie- en drukdiensten, financiële dienstverleners, logistieke bedrijven en incassodiensten in Zwitserland of daarbuiten. In al deze gevallen zorgt RCS ervoor dat persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingsnormen.
6. Doel van gegevensverwerking
De gemeenschap verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk gedefinieerde doeleinden en alleen voor zover dat nodig is om die doelen te vervullen. De verwerking vindt plaats in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten, zoals de AVG en/of de FADP. Persoonsgegevens worden voornamelijk verwerkt voor de volgende doeleinden:
a) Ledenadministratie
De gemeenschap verwerkt persoonlijke gegevens met het doel het clublidmaatschap te beheren voor de mate die nodig is voor de implementatie van de ledenrelatie. Dit omvat in het bijzonder:
het aanbieden van diensten die met lidmaatschap verband houden (bijvoorbeeld het versturen van tijdschriften, nieuwsbrieven en andere informatie),
facturering,
antwoorden op bevragingen,
ondersteuning bieden bij technische zaken,
POLARIS verder ontwikkelen, verbeteren en herontwerpen. Dit kan ook de uitwisseling van gegevens tussen clubs en districten en het overdragen van gegevens naar RI (behalve Interact en Inner Wheel) omvatten, voor zover dat nodig is.
b) Statistische evaluaties
Bij een bezoek aan POLARIS kunnen bepaalde gegevens worden verzameld voor statistische doeleinden. Deze analyses dienen om het gebruik van het platform beter te begrijpen en de efficiëntie en functionaliteit ervan te verbeteren.
c) Naleving van wettelijke verplichtingen
De gemeenschap verwerkt persoonsgegevens voor zover nodig om aan wettelijke vereisten te voldoen.
d) Juridische bescherming en handhaving van claims
Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt of overgedragen aan derden in Zwitserland of in het buitenland om juridische claims af te dwingen of te verdedigen. Dit omvat bijvoorbeeld het inschakelen van incassobureaus, voor zover dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
e) IT-beveiliging en het waarborgen van de werking van POLARIS
Om IT-beveiliging en de juiste werking van POLARIS te waarborgen, verwerkt de platformoperator persoonlijke gegevens, ook in test- en trainingsomgevingen waar de gegevens vooraf worden geanonimiseerd, indien dit technisch mogelijk is.
f) Bescherming van legitieme belangen
De gemeenschap en RCS kunnen persoonsgegevens verwerken als dit nodig is om legitieme belangen te beschermen. Dit omvat in het bijzonder:
de publicatie van persoonsgegevens van overleden leden in publicaties,
gegevensverwerking voor de handhaving of verdediging van claims,
Archiveringsdoeleinden,
naleving van wettelijke verjaringstermijnen,
maatregelen om IT-beveiliging te waarborgen.
7. Hoe lang worden persoonlijke gegevens opgeslagen?
Persoonlijke gegevens worden alleen opgeslagen zolang het nodig is om de respectievelijke doeleinden te vervullen. Het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld of verwerkt, is in dit opzicht doorslaggevend.
Daarnaast kunnen persoonlijke gegevens opgeslagen blijven als er een legitiem belang bij is, met name als er een legitiem belang bij is.
om claims af te dwingen of te verdedigen,
om IT-beveiliging te waarborgen,
om te voldoen aan wettelijke verjaringstermijnen of retentieverplichtingen.
Zodra persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel en er geen wettelijke bewaarverplichtingen zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd in POLARIS.
Gebruikers kunnen ook verzoeken om verwijdering van hun persoonlijke gegevens, mits er geen wettelijke retentieverplichtingen of overschrijdende legitieme belangen zijn die dit verhinderen. Een dergelijk verzoek tot verwijdering moet worden gericht aan de verantwoordelijke beheerder van de betreffende club.
8. Welke rechten bestaan er onder de gegevensbeschermingswetgeving?
Gebruikers of betrokkenen hebben verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens onder de toepasselijke gegevensbeschermingswetten (in het bijzonder de AVG en de FADP). Deze omvatten in het bijzonder:
a) Recht op informatie
Gegevenspersonen kunnen informatie opvragen over of persoonsgegevens over hen worden verwerkt. Indien dit het geval is, hebben zij recht op informatie over het type, de reikwijdte, het doel en de categorieën van de verwerkte gegevens en, indien van toepassing, over de ontvangers en opslagperiode. Verzoeken kunnen worden gestuurd naar dataprotection@rotary.ch .
b) Recht op correctie
Onjuiste of onvolledige persoonsgegevens kunnen op elk moment worden gecorrigeerd. Gebruikers kunnen wijzigingen direct in hun gebruikersaccount aanbrengen of de verantwoordelijke beheerder van hun club vragen om de correctie aan te brengen.
c) Recht op uitwissing
Gegevenspersonen kunnen verzoeken om het wissen van hun persoonsgegevens te verkrijgen, mits er geen wettelijke retentieverplichtingen of overschrijdende legitieme belangen zijn die dit verhinderen. Uitwissing kan doorgaans leiden tot beëindiging van het lidmaatschap.
d) Recht op beperking van verwerking
In bepaalde gevallen – bijvoorbeeld bij betwiste gegevens of tijdens het onderzoek van een bezwaar – kan de beperking van de verwerking worden aangevraagd.
e) Recht om bezwaar te maken
Gebruikers kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens op grond van hun specifieke situatie, voor zover dit gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang. In dit geval worden de gegevens niet langer verwerkt tenzij er dwingende legitieme gronden zijn voor de verwerking. Zo'n intrekking leidt doorgaans ook tot het beëindigen van de lidmaatschapsrelatie met de betreffende club.
f) Recht op dataportabiliteit
Waar wettelijk voorzien, is er het recht om de persoonsgegevens te verwerken in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat. Op verzoek kunnen de gegevens ook rechtstreeks worden overgedragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, mits dit technisch mogelijk is.
g) Recht om toestemming in te trekken
Toestemming die is gegeven kan op elk moment worden ingetrokken met ingang in de toekomst. De intrekking heeft geen invloed op de wettigheid van de verwerking die vóór de intrekking is uitgevoerd.
h) Recht om een klacht in te dienen
Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende instantie voor gegevensbescherming als zij van mening zijn dat hun persoonsgegevens onwettig zijn verwerkt.
Uitoefenrechten
Betrokkenen kunnen hun rechten schriftelijk of elektronisch uitoefenen door contact op te nemen met de verantwoordelijke beheerder van hun club. De club zal uiterlijk binnen één maand na ontvangst op dergelijke verzoeken reageren.
9. Gegevensbeveiliging
RCS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van persoonsgegevens die via POLARIS worden verzameld en verwerkt te waarborgen en om deze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, misbruik, verlies, vervalsing of vernietiging. Deze omvatten in het bijzonder toegangsbeperkingen, data-back-ups, instructies aan beheerders, vertrouwelijkheidsovereenkomsten en passende monitoring- en controlemechanismen. Toegang tot persoonsgegevens is alleen toegestaan aan personen die deze nodig hebben om hun taken uit te voeren.
Zoals bij alle internet gebaseerde systemen kunnen beveiligingsrisico's niet volledig worden uitgesloten ondanks passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen. Er is een residueel risico, vooral bij het overdragen van data via het internet of communicatie via e-mail, instant messaging of vergelijkbare diensten. Gebruikers wordt daarom geadviseerd vertrouwelijke informatie via bijzonder beveiligde kanalen (bijvoorbeeld per post) te verzenden, waar mogelijk.
RCS doet redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat het platform voldoet aan de eisen voor vertrouwelijkheid, beschikbaarheid, integriteit en veerkracht, rekening houdend met de huidige stand van de technologie en de bijbehorende kosten. RCS aanvaardt echter geen verantwoordelijkheid voor de gevolgen van ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens als dit te wijten is aan het niet voldoen aan de POLARIS-beveiligingseisen of de algemene gebruiksvoorwaarden.
10. Cookies
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op het apparaat van de gebruiker worden opgeslagen wanneer hij een website bezoekt. Ze dienen om de gebruiker bij volgende bezoeken te herkennen, bepaalde instellingen toe te passen en het gebruik van het platform te vergemakkelijken. Cookies kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om de inlogsessie op te slaan, zodat gebruikersnaam en wachtwoord niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd telkens wanneer de gebruiker de site bezoekt. Cookies kunnen ook informatie bevatten over gebruiksinstellingen, zoals taal- of weergaveopties.
POLARIS heeft een geïntegreerd webanalyseprogramma dat gegevens uitsluitend in geaggregeerde vorm evalueert. Het is niet mogelijk om conclusies te trekken over individuele natuurlijke personen. De webanalyse verzamelt en evalueert informatie over het gedrag van gebruikers op het platform. Het doel is om de efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en prestaties van het platform te verbeteren.
Het analyseprogramma dat op het platform wordt gebruikt, registreert de gebruiksstroom van gebruikers. De controller gebruikt de op deze manier verzamelde gegevens met name om het gebruik van het platform te evalueren en het gebruikersgedrag beter te begrijpen bij het bezoeken van het platform.
Door POLARIS te bezoeken, stemmen gebruikers uitdrukkelijk in met het gebruik van cookies. Gebruikers kunnen de opslag van cookies op elk moment beperken of voorkomen door de juiste instellingen in hun browser aan te passen (bijvoorbeeld in het menu "Opties" of "Instellingen"). Cookies die al zijn opgeslagen, kunnen daar ook op elk moment worden verwijderd.
Polaris Privacy beleid / Versie 1.0, maart 2026