Algemene Voorwaarden voor het gebruik van POLARIS (AV)

1. Introductie

POLARIS (hierna ook aangeduid als het "Platform") is een internetgebaseerd clubbeheersysteem ontwikkeld en beheerd door Rotary Communication Services Switzerland-Liechtenstein, een vereniging onder Zwitserse wetgeving gevestigd in Zug (hierna aangeduid als "RCS"). Waar in deze AV's wordt verwezen naar de term "Gemeenschap", omvat deze term alle organisaties die verbonden zijn aan POLARIS, met name Rotary, Rotaract, Interact en Inner Wheel, evenals hun clubs en districten. POLARIS wordt beschikbaar gesteld aan de clubs en districten van de betreffende gemeenschap voor eigen gebruik, zodat zij hun activiteiten digitaal kunnen organiseren (met name de organisatie van evenementen, het beheren van ledengegevens en andere club- en districtadministratie) binnen hun respectievelijke verantwoordelijkheidsgebieden. Daarnaast maakt POLARIS het mogelijk om gegevens uit te wisselen tussen de aangesloten clubs en districten en Rotary International (met uitzondering van Inner Wheel).

Het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens op POLARIS is gebaseerd op een apart privacybeleid, dat op elk moment te bekijken is op de websites van clubs of districten.

Deze GTC gelden voor alle clubs, districten en gebruikers die verbonden zijn aan POLARIS. Gebruikers in de zin van deze GTC zijn allemaal leden van een organisatie die verbonden is aan POLARIS, inclusief potentiële leden of andere uitgenodigde niet-leden van een club of district dat op POLARIS is geregistreerd, evenals personen met speciale beheerdersrechten gedefinieerd op club- of districtsniveau. Door POLARIS voor het eerst te gebruiken (inloggen), accepteer je deze GTC.

RCS behoudt zich het recht voor om de GTC op elk moment te wijzigen. Gebruikers worden op passende wijze op de hoogte gebracht van belangrijke wijzigingen.

2. Toegang en gebruiksrecht voor POLARIS

POLARIS bevat een algemeen gebied dat toegankelijk is voor alle internetgebruikers en een apart gebied dat alleen toegankelijk is voor geautoriseerde of geregistreerde gebruikers via een aparte login, waarmee met name toegang tot gegevens van de gemeenschapsleden mogelijk is.  

Aanmelden en registreren op POLARIS vereist het eenmalig aanmaken van een persoonlijk gebruikersprofiel. Dit profiel bevat in feite alle noodzakelijke informatie over de gebruiker (in het bijzonder hun persoonlijke gegevens). Elke gebruiker erkent en accepteert dat andere gebruikers van het platform hun gebruikersprofiel en aanvullende informatie kunnen bekijken. De gebruiker is verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en volledigheid van de gegevens die op het platform zijn geregistreerd en voor het aanbrengen van eventuele aanvullingen, wijzigingen of correcties in hun gegevens. De gebruiker kan ook gedeeltelijk de toegang tot zijn gegevens beperken via POLARIS (onder "instellingen"). Als een gebruiker uitdrukkelijk andere gebruikers toegang geeft tot alle inhoud op zijn profiel, is RCS niet aansprakelijk voor de handelingen van deze derdengebruikers.

Toegang tot POLARIS wordt verleend na de eerste registratie door het geregistreerde e-mailadres en het door de gebruiker gedefinieerde wachtwoord in te voeren. Elke geregistreerde gebruiker heeft een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om het platform te gebruiken in overeenstemming met deze Algemene Voorwaarden.

Het recht om toegang te krijgen tot het beveiligde inloggebied eindigt automatisch wanneer het lidmaatschap van een club in de betreffende Community eindigt. Het gebruiksrecht kan ook tijdelijk of permanent worden ingetrokken, ongeacht het lidmaatschap van een club, als een gebruiker de toepasselijke GTC schendt of anderszins onwettig handelt. Dergelijke toegangsbeperkingen kunnen worden opgelegd door de beheerders van de clubs of districten, evenals door RCS om belangrijke redenen, zelfs zonder voorafgaande waarschuwing. Bovendien kan RCS de toegang tot het platform tijdelijk geheel of gedeeltelijk onderbreken indien nodig om de juiste werking en beveiliging van POLARIS te waarborgen, namelijk om onderhouds- of revisiewerk uit te voeren of een nieuwe release te lanceren. Dergelijke tijdelijke onderbrekingen geven de gebruiker geen recht op een vergoeding.

Elk gebruikersprofiel en de identificatiemiddelen die zijn gedefinieerd voor toegang tot POLARIS zijn persoonlijk en moeten dienovereenkomstig worden beschermd en als vertrouwelijk worden behandeld. Het is niet toegestaan om het gebruikersprofiel van een andere gebruiker te gebruiken of te delen. Elke gebruiker is verplicht alle voorzorgsmaatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat zijn toegangsgegevens niet aan derden kunnen worden verstrekt. Elke gebruiker moet onmiddellijk de verantwoordelijke beheerder van zijn club of district informeren als hij een schending van de vertrouwelijkheid van zijn profiel of zijn toegangsgegevens tot POLARIS ontdekt, zodat de nodige maatregelen kunnen worden genomen.

3. Verantwoordelijkheid van clubs/districten en gebruikers

Alle clubs en districten, evenals elke individuele gebruiker, verbinden zich ertoe POLARIS te goeder trouw te gebruiken en alleen binnen de reikwijdte van de doelstellingen en doeleinden van de betreffende Gemeenschap in het algemeen en de doelstellingen en doeleinden van het Platform zelf, zoals onder andere uiteengezet in deze GTC's. In het bijzonder moeten zij zich onthouden van handelingen die de algemene toegang tot het Platform kunnen belemmeren of de betrouwbaarheid en veiligheid van het platform in gevaar kunnen brengen. Verder dient de gebruiker het platform en de contactgegevens van andere leden niet te gebruiken voor persoonlijke en/of economische doeleinden die onverenigbaar zijn met de principes van de Gemeenschap.

De gebruiker neemt ook alle noodzakelijke beveiligingsmaatregelen om de eindapparaten en werkstations die het platform toegang geven te gebruiken, in het bijzonder het elektronische dataverwerkingssysteem (EDP-systeem en alle daarop opgeslagen gegevens), te beschermen tegen manipulatie, misbruik en onderschepping (bijvoorbeeld door het regelmatig bijwerken van firewall- en antivirusprogramma's).

De clubs en districten zijn uitsluitend verantwoordelijk voor de inhoud die op hun respectievelijke club- en districtswebsites wordt gepubliceerd.  Evenzo is elke gebruiker uitsluitend en persoonlijk verantwoordelijk voor alle inhoud die hij uploadt naar POLARIS. Daarom moeten clubs, districten en individuele gebruikers ervoor zorgen dat dergelijke inhoud geen schendt van de openbare orde, moraliteit, toepasselijke wetgeving of de rechten van derden en andere gebruikers. Gebruikers moeten ook de rechten van andere gebruikers respecteren. Geen enkele gebruiker mag systematisch of uitgebreid inhoud of informatie verzamelen van andere gebruikers of deze gebruiken voor andere doeleinden dan die van de Community.

RCS behoudt zich het recht voor, naar eigen goeddunken, om het gebruik van het Platform te beperken of te blokkeren op elk moment en zonder verdere formele vereisten. Daarnaast behoudt RCS zich alle rechten voor om schadevergoeding te eisen voor schending van verplichtingen door clubs, districten en gebruikers die aan POLARIS zijn verbonden.

4. Verantwoordelijkheid van RCS

RCS verbindt zich ertoe alle noodzakelijke juridische en technische maatregelen te nemen om de gereguleerde werking en veiligheid van het Platform te waarborgen. POLARIS wordt "zoals het is" geleverd in de huidige staat, met al zijn gebreken of kenmerken, zonder aanvullende garanties of garanties. Daarom kan RCS niet garanderen dat het platform te allen tijde en zonder onderbreking toegankelijk zal zijn en dat er geen operationele verstoringen zullen optreden. Mocht er verstoringen optreden, dan zal RCS proberen het probleem zo snel mogelijk op te lossen. RCS aanvaardt echter geen verantwoordelijkheid voor directe of indirecte schade als gevolg van onderbrekingen of verstoringen van POLARIS. Voor zover het platform links naar websites van derden bevat, erkennen alle gebruikers van POLARIS dat dergelijke websites volledig onafhankelijk van POLARIS worden beheerd en onderhouden. Daarom aanvaardt RCS geen verantwoordelijkheid voor dergelijke inhoud of enige schade die voortvloeit uit het gebruik van externe websites.

De inhoud van de websites die door clubs en districten op POLARIS worden onderhouden, moet voldoen aan hun respectievelijke richtlijnen en praktijken en mag geen illegale of potentieel aanstootgevende inhoud bevatten. Daarnaast moeten alle inhoud en/of afbeeldingen die op de websites van de clubs of districten worden gepubliceerd, voldoen aan de bepalingen van de toepasselijke intellectuele eigendomswetten. RCS aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de inhoud die door clubs en districten op hun POLARIS-websites wordt gepubliceerd. De clubs en districten die verantwoordelijk zijn voor hun websites verbinden zich ertoe RCS te vrijwaren tegen claims van derden met betrekking tot de inhoud die op de club- of districtwebsites wordt gepubliceerd.  

RCS behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor, naar eigen goeddunken, om websites of delen daarvan op POLARIS te blokkeren als de inhoud, boodschappen of houding van dergelijke websites als in strijd met de waarden van de Community of als aanstootgevend voor het publiek worden beschouwd.

5. Gebruikskosten

RCS rekent clubs en/of districten een gebruiksvergoeding voor het gebruik van het platform, die afzonderlijk wordt afgesproken en gefactureerd.

6. Intellectuele eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten op het POLARIS-platform en de software die nodig is voor de werking en verdere ontwikkeling ervan, zijn exclusief en zonder beperking verlegd in RCS. Het gebruik van POLARIS vormt op geen enkele manier een overdracht van intellectuele eigendomsrechten op het platform aan de betreffende gebruiker.

Gebruikers die content uploaden naar POLARIS of deze beschikbaar maken op club- of districtspagina's, verklaren uitdrukkelijk dat zij de nodige rechten hebben om dit te doen. Zij machtigen RCS om deze inhoud wereldwijd te gebruiken onder een niet-exclusieve, overdraagbare en royaltyvrije licentie. Indien derden claims indienen tegen RCS als gevolg van het gebruik van dergelijke inhoud, is de betreffende gebruiker die verantwoordelijk is voor het beschikbaar stellen van deze inhoud op POLARIS verplicht om RCS volledig te vrijwaren van dergelijke claims. Dienovereenkomstig zal de verantwoordelijke gebruiker RCS volledig vergoeden voor eventuele kosten en schade die door gerechtelijk vonnis of substituut (namelijk schikking) zijn opgelegd.

7. Toepasselijke wetgeving en plaats van jurisdictie

Deze algemene voorwaarden zijn onderworpen aan het Zwitserse materiële recht, met uitzondering van bepalingen uit het internationaal privaatrecht die kunnen leiden tot de toepassing van een ander materieel recht. De exclusieve rechtsmacht voor alle geschillen die voortvloeien uit of in verband houden met deze algemene voorwaarden is Zürich (Zwitserland), onder voorbehoud van eventuele verplichte bepalingen van het Zwitserse recht die dit anders bevolen.

Polaris GTC / Versie 1.0, maart 2026