Online-Zahlung
Prozess
Das Mitglied meldet sich für eine Veranstaltung an und wählt Dienstleistungen oder Waren für eine oder mehrere Personen aus. Die Registrierung kann mehrere Elemente für jede Person enthalten.
Sobald die Registrierung abgeschlossen und validiert wurde:
Die Kredit- oder Debitkarte des Mitglieds wird belastet und der entsprechende Betrag auf das Bankkonto des Clubs überwiesen. Dieser Betrag wird nicht auf dem Polaris-Konto des Mitglieds angezeigt.
Es wird jedoch eine Auftragsbestätigung an den Kunden gesendet. Dieser dient als Kaufbeleg und als Eintrittskarte für die Veranstaltung.
Die Anmeldung ist definitiv abgeschlossen.
Nachträgliche Änderungen der Anmeldung sind nur durch persönlichen Kontakt mit dem Schatzmeister möglich. Der Schatzmeister hält Notizen zu solchen Sonderfällen manuell in Polaris fest. Der Schatzmeister kann sich an Polaris wenden, um zu überprüfen, wer registriert ist und wer was bezahlt hat.
Die Teilnahmebestätigung und der Abschluss der Veranstaltung ermöglichen es dem Schatzmeister, die Kosten zu überprüfen, lösen aber keine finanzielle Transaktion aus.
Der Schatzmeister rechnet mit dem Veranstalter (z.B. dem Restaurant) ab und übernimmt die Kosten für alle Teilnehmer.
Charaktereigenschaften
Zeitlich begrenzte Vorauszahlung für einen klar definierten Zweck, ein Produkt oder eine Dienstleistung.
Sofortige Abbuchung durch Bestätigung der Anmeldung. Verbindliche Reservierung oder Kauf im Voraus, ohne Möglichkeit der Stornierung oder Änderung. Sonderfälle können nur in Absprache mit dem Schatzmeister vereinbart werden.
Globale Abrechnung der erbrachten Leistung/des Verbrauchs aller Teilnehmer durch den Schatzmeister.
Vorteile
Verbindliche Vorauszahlung, dadurch bessere Planbarkeit für den Veranstalter.
Teilnahme an einer Veranstaltung ohne direkte Bezahlung vor Ort. Daher sehr schnelle Abwicklung am Eingang zur Veranstaltung.
Funktioniert auch für Besucher und Nicht-Mitglieder.
Ist nicht mit dem Finanzmodul verknüpft. Ein Club kann das Finanzmodul für wöchentliche Mittagessen und Online-Zahlungen für besondere Veranstaltungen nutzen.
Kann später für andere Zwecke wie Spenden und den Kauf von Produkten oder Tickets erweitert werden.
Einschränkungen
Funktioniert nur für Veranstaltungen mit Anmeldung.
Die Registrierung/der Kauf kann nicht einfach geändert oder storniert werden.
Es gibt keine Möglichkeit, die Registrierung für eine andere Person vorzunehmen.
Der Schatzmeister rechnet mit dem Lieferanten (z.B. Restaurant) über alle von den Teilnehmern in Anspruch genommenen Leistungen ab. Er muss die Anwesenheit der Teilnehmer kennen und überprüfen.
Die Online-Zahlung in Polaris funktioniert derzeit nicht für andere Zahlungsarten wie Jahresgebühren, Spenden oder Vorauszahlungen auf das Polaris-Konto.
Modul Finanzen
Prozess
Die Mitglieder zahlen einen festen oder kostenlosen Betrag auf das Bankkonto des Clubs ein.
Der Schatzmeister des Clubs verwaltet das Bankkonto und schreibt den persönlichen Konten der Mitglieder in Polaris entsprechend ihrer jeweiligen Zahlungen gut.
Jedes Mitglied hat sein eigenes Konto und seine eigene Buchhaltungsverfolgung in Polaris. Er kann seine Kredite und Lastschriften sowie seinen Kontostand in Polaris einsehen.
Wenn die Teilnahme eines Mitglieds an einer Veranstaltung erfasst wird, können die entsprechenden Kosten vom Polaris-Konto des Mitglieds abgebucht werden. Diese Transaktion wird nur ausgeführt, wenn das Ereignis in Polaris geschlossen ist.
Der Schatzmeister rechnet mit dem Anbieter (z.B. dem Restaurant) ab und übernimmt die Spesen für alle Teilnehmer.
Der Schatzmeister kann auch manuelle Bucheinträge vornehmen, z. B. Clubgebühren oder Spenden auf die Konten der Mitglieder einzahlen.
Charaktereigenschaften
Vorauszahlung ohne bestimmten Zweck, Produkt oder Dienstleistung.
Nachträgliche Abbuchung, ausgelöst durch Verbrauchsbestätigung oder manuelle Buchung.
Keine verbindliche Reservierung oder Kauf im Voraus.
Globale Abrechnung der erbrachten Leistung/des Verbrauchs aller Teilnehmer durch den Schatzmeister.
Vorteile
Eine Zahlung per Vorkasse ist jederzeit möglich.
Die Teilnahme an einer Veranstaltung ohne direkte Bezahlung vor Ort ist möglich. Dies bedeutet eine sehr schnelle Abwicklung bei der Ankunft auf der Veranstaltung.
Guthaben des persönlichen Kontos jedes Mitglieds, das jederzeit zugänglich ist.
Auch für Veranstaltungen ohne Anmeldung geeignet.
Die Reservierung kann geändert oder storniert werden, bis die Teilnahme bestätigt ist.
Es ist möglich, eine Registrierung für eine andere Person vorzunehmen.
Das Polaris-Konto kann für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden. Z.B. für Jahresbeiträge, Spenden, etc.
Begrenzungen
Nicht geeignet für Besucher und Nicht-Mitglieder.
Der Schatzmeister rechnet mit dem Anbieter (z.B. Restaurant) über alle erbrachten Leistungen für die Teilnehmer ab. Er muss die Anwesenheit der Teilnehmer kennen und kontrollieren.