Alles rund um Veranstaltungen – perfekt gemanagt mit Polaris
Regelmäßige Treffen, Anlässe – oft wöchentliche Meetings – sind ein wesentliches Element im rotarischen Leben. Polaris unterstützt Clubs umfassend bei der Organisation, Durchführung und Dokumentation dieser Veranstaltungen und trägt damit maßgeblich zu einem zeitgemäßen, digitalen Cluberlebnis bei.
Mitglieder können sich ganz einfach online für Veranstaltungen anmelden, ihre Teilnahme verwalten und überprüfen, wer sonst noch zu- oder abgesagt hat. Während des Anmeldeprozesses können spezifische Fragen gestellt werden – z.B. zu Essenspräferenzen, Sitzplatzkategorien oder besonderen Bedürfnissen. Online-Zahlungsmöglichkeiten für Veranstaltungen mit Teilnahmegebühren sind möglich.
Die gesamte Kommunikation rund um Veranstaltungen wird zentral über Polaris gesteuert: Einladungen können direkt aus dem System versendet werden, inklusive automatischer Erinnerungen – zum Beispiel, wenn der Anmeldeschluss näher rückt. Darüber hinaus kann es nun so konfiguriert werden, dass sich nur diejenigen Mitglieder registrieren können, die explizit in die Teilnehmerliste aufgenommen wurden – perfekt für Veranstaltungen mit eingeschränktem Zugang oder spezielle Einladungen.
Die Anwesenheit (Präsenz) wird manuell oder durch Scannen des QR-Codes erfasst, was die Verwaltung vereinfacht und die Transparenz der Nachverfolgung erhöht. Zusätzlich können Protokolle, Wochenberichte, Fotos und Dateien direkt an die Veranstaltungen angehängt werden – gut organisiert, jederzeit abrufbar und für alle Mitglieder transparent nachvollziehbar.
Polaris unterstützt damit den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung – von der Planung über die Kommunikation bis hin zur Nachbereitung – und schafft damit die Grundlage für ein effektives Veranstaltungsmanagement, klare Abläufe und eine umfassende Dokumentation im täglichen Betrieb von Rotary (bzw. Inner Wheel).