Erstellen und Verwalten von Ordnern

Dokumentenablage in Polaris – zentralisiert, effizient und nahtlos integriert

Polaris bietet ein strukturiertes und zentralisiertes Dokumentenspeichersystem, das einen einfachen Zugriff auf wichtige Dateien und Ressourcen gewährleistet. Alle Dokumente werden in einem einzigen, nicht redundanten Repository gespeichert, wodurch doppelte Versionen vermieden und Konsistenz gewährleistet wird. Durch die nahtlose Integration können Inhalte aus dem Dokumentenarchiv direkt in anderen Artikeln referenziert werden, so dass Benutzer schnell auf relevante Informationen zugreifen können, ohne zwischen mehreren Quellen wechseln zu müssen. Dieser Ansatz verbessert die Organisation, verbessert die Effizienz und stellt sicher, dass alle Materialien auf dem neuesten Stand und leicht zugänglich bleiben.

Das ist entscheidend beim Umgang mit Dokumenten, Ordnern und dem Archiv:

• Die Dokumente werden in hierarchisch strukturierten Ordnern abgelegt.

• Die Sichtbarkeit auf der Webseite (Frontend) kann nur auf Ordnerebene eingestellt werden.

• Die Sichtbarkeit der Ordner in der Hierarchie kann nur gleich oder niedriger sein. Das bedeutet, dass ein Ordner keine größere Sichtbarkeit haben kann als ein Ordner auf höherer Ebene.

• Die Sichtbarkeit auf der Webseite (Frontend) wird in der Regel über das Flag "Inhalt wird veröffentlicht" gesteuert (Ordnereinstellungen > Reiter "Sichtbarkeit").

• Archivierte Ordner erscheinen nicht auf der Website (Frontend) und werden in der Administration (Backend) blau hervorgehoben.

Organisieren von Ordnern

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Ordner erstellen", um einen neuen Ordner auf der aktuellen Hierarchieebene anzulegen, in der sich der ausgewählte Ordner in der linken Ordnerstruktur befindet.

• Um Dateien in den ausgewählten Ordner aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Dokument hinzufügen" oder ziehen Sie die Dateien oder klicken Sie auf den hervorgehobenen Bereich darunter.

• Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Ordner bearbeiten" können Sie die Einstellungen des gewählten Ordners ändern.

• Mit dem Button "Sortieren nach" können Sie die Dateien im ausgewählten Ordner in der von Ihnen bevorzugten Reihenfolge anordnen.

• Ordner können mit der Maus auf der gleichen Hierarchieebene verschoben werden. Ein grünes Häkchen oder rotes Kreuz zeigt an, ob dieser Vorgang zulässig ist oder nicht. Auf diese Weise können Sie die Reihenfolge der Ordner ändern.

• Der Ordner kann auf eine andere Hierarchieebene verschoben werden, indem Sie ihn bearbeiten und einen anderen übergeordneten Ordner zuordnen.

• Der oberste Ordner kann nicht verschoben werden. Ordner können nicht gelöscht werden, solange sie nicht leer sind (Schaltfläche "Ordner löschen" erscheint nicht).

• Die maximale Hierarchieebene ist nicht begrenzt, aber >5 macht keinen Sinn und ist umständlich. Standardmäßig werden nur die ersten vier Ebenen angezeigt.

• Wenn ein Ordner als "archiviert" markiert ist, werden alle Unterordner in dieser Hierarchie automatisch als "archiviert" markiert. Das Gegenteil ist jedoch nicht der Fall!

Organisieren von Dokumenten

• Ein Dokument kann eine Datei oder ein Link sein!

• Es werden verschiedene Formate der Dateien unterstützt. Die Verwendung von PDF-Dokumenten wird empfohlen.

• Dokumente können nicht direkt in Polaris geändert werden. Sie müssen heruntergeladen, lokal auf dem Computer geändert und anschließend erneut auf Polaris hochgeladen werden.

• Das Ersetzen von Dokumenten während des Uploads ist möglich.

• Neue Dokumente werden am Anfang der Liste hinzugefügt.

• Die Reihenfolge der Dateien kann mit der Maus ( ) geändert werden. Verwenden Sie das entsprechende Symbol zum Ziehen und Ablegen ().

• Die maximale Dateigröße eines Dokuments ist auf 20 MB begrenzt.

• Es ist möglich, mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen. Sie können entweder mehrere Dateien in den Upload-Bereich ziehen oder auf den Bereich klicken, um mehrere Dateien auszuwählen.

• Die zuletzt hochgeladene Datei wird in Polaris zuerst angezeigt.

• Das Dokument kann in einen anderen Ordner oder eine andere Hierarchieebene verschoben werden, indem es bearbeitet und ein anderer übergeordneter Ordner zugewiesen wird.

HINWEIS

Für den Upload müssen die ausgewählten Dateien zwischengespeichert werden. Diese Speicherkapazität ist auf ca. 100 MB begrenzt. Folglich darf die Gesamtgröße aller gleichzeitig ausgewählten Dateien 100 MB nicht überschreiten. Dadurch wird auch die Anzahl der Dateien begrenzt, die ausgewählt werden können.

FÜR BILDER GILT

Bilder, die die Breite von 2000px überschreiten, werden beim Hochladen automatisch und proportional auf diese Größe verkleinert. Daraus ergibt sich eine maximale Größe von ca. 4MB pro Bild.

Dies gilt für alle Bilder in Polaris.

PRAKTISCHE RATSCHLÄGE

• Ziehen Sie nicht mehrere Dateien mit der Maus in das Fenster, wenn Sie die Reihenfolge der Dateien beibehalten möchten.

• Arbeiten Sie in Schritten von maximal 10-20 Dateien gleichzeitig. Auf diese Weise ist es einfacher, ein Problem zu beheben, wenn es auftritt. In Polaris muss jede Datei einzeln entfernt werden.

• Probieren Sie es zunächst in einem Testordner aus.

Archiv organisieren

Die Archivfunktion dient dazu, Dokumente im Zeitverlauf zu strukturieren.

• Archivierte Dateien werden in Verzeichnissen gespeichert, die als "archiviert" gekennzeichnet sind.

• Das Label "Archiviert" kann in den Ordnereinstellungen angewendet und anschließend entfernt werden (klicken Sie auf die Schaltfläche "Ordner aktualisieren").
  

• Der Archivierungsprozess erfolgt manuell. Das bedeutet, dass alte Dokumente nicht automatisch in das Archiv verschoben werden.

• Wenn ein Ordner als "archiviert" markiert ist, werden alle Ordner in seiner Hierarchie automatisch als "archiviert" markiert. Das Gegenteil ist jedoch nicht der Fall!

• Archivierte Ordner erscheinen nicht auf der Website (Frontend) und werden in der Administration (Backend) blau hervorgehoben.

• Archivierte Ordner werden bei der Suche nach Dokumenten nicht berücksichtigt, es sei denn, Sie geben die Suche explizit im Archiv an. Auf diese Weise können archivierte Dokumente von den Benutzern gefunden und genutzt werden.