Polaris schreibt den Clubs nicht vor, wie sie es nutzen sollen. Es bietet viele Möglichkeiten, die Arbeit des Clubs zu organisieren.
Das Wichtigste ist, schriftlich zu definieren, wie der Club Polaris nutzt oder nutzen möchte. So weiß jeder, was er wie zu tun hat, und es erleichtert die jährliche Übergabe von Funktionen an einen Nachfolger erheblich. Der CICO ist am besten in der Lage, ein solches Nutzungskonzept zu erstellen und es vom Ausschuss bestätigen zu lassen. Falls erforderlich, wird der DICO bei dieser Aufgabe unterstützen.
Das Nutzungskonzept sollte auf die Zusammensetzung Ihres Clubs abgestimmt sein. Clubs mit 20 bis 30 Mitgliedern sind anders organisiert als Clubs mit mehr als 80 Mitgliedern. Auch die Altersverteilung der Mitglieder und die spezifischen Traditionen des Clubs spielen eine wichtige Rolle.
Hier sind nur einige der Möglichkeiten, wie Polaris optimal genutzt werden kann.
Grundlegende Voraussetzungen
Die wichtigste Voraussetzung ist die Bereitschaft zur digitalen Zusammenarbeit. Wenn der Club die Arbeit mit verstreuten Tools wie E-Mail, Excel, Word, PDF und WhatsApp verwalten möchte, braucht er Polaris nicht.
Die zweite wesentliche Bedingung ist, dass die Mehrheit der Mitglieder einen Zugang zu Polaris haben. Die meisten Informationen können aus Datenschutzgründen nicht veröffentlicht werden, da es sich um personenbezogene Daten handelt. Der Zugang ist daher nur mit einem Login möglich. Polaris kann nur dann effektiv genutzt werden, wenn mehr als 95% der Mitglieder eine E-Mail-Adresse haben und diese verwenden.
Polaris sollte schrittweise implementiert werden. Über den Umfang dieser Schritte und die Geschwindigkeit ihrer Einführung entscheidet der Club selbst. Alle Polaris-Funktionen auf einmal zu nutzen, ist für jeden Club und jeden Nutzer eine zu große Belastung.
Auf Clubebene muss klar sein, wer unterstützt und wer die nächste Instanz ist. Hilfe muss in erster Linie intern und schnell geleistet werden. Ein verärgerter Nutzer kann sich nicht helfen, er braucht Unterstützung. Siehe dazu Kontakt & Support.
Kalender, Veranstaltungen
Der erste und wichtigste Schritt zu einer besseren Kommunikation innerhalb des Clubs ist die Nutzung des Kalenders für alle Veranstaltungen.
Der Programmmanager erfasst alle Veranstaltungen in Polaris. Das Wesentliche zum Lebenszyklus einer Veranstaltung wird hier erläutert.
Achten Sie auf die Sichtbarkeit und respektieren Sie die allgemeinen Regeln.
Achten Sie darauf, zwischen statutarischen und anderen Veranstaltungen zu unterscheiden (sonst funktioniert die Berechnung der Präsenzen nicht richtig).
E-Mail-Einladungen werden nur für die wichtigsten Clubveranstaltungen verwendet.
Es wird empfohlen, die Registrierung systematisch zu aktivieren, um die Aufgabe der Organisatoren zu erleichtern (Verfügbarkeit, Restaurant, Tickets usw.).
Werden für die Veranstaltung Unterlagen benötigt (Tagesordnung, Protokolle, zusätzliche Informationen, etc.), können diese entweder direkt zur Veranstaltung hinzugefügt oder ein ganzer Dokumenten-Ordner eingebunden werden.
Die Erfassung der Anwesenheit und Präsenz betrifft jeweils die ausgewählte Veranstaltung und funktioniert nur, wenn diese in Polaris angelegt ist.
Weitere Funktionen im Zusammenhang mit den Veranstaltungen
Verwenden Sie zusätzliche Fragen, um Details im Zuge der Registrierung abzufragen.
Einbindung des Restaurants (optional)
Erfassen Sie die Anwesenheit durch einfaches Scannen des QR-Codes.
Aktivieren Sie das Finanzmodul, um beim Schließen der Veranstaltung die individuellen Finanzkonten der anwesenden Mitglieder automatisch mit dem Preis für die Mahlzeit zu belasten.
Wochenbericht, Bulletin, Protokoll
Das Erstellen, Verteilen und Ablegen von Wochenberichten (Bulletins) ist in den meisten Clubs Tradition. Ein wöchentlicher Bericht informiert über die Veranstaltungen des Clubs in der vergangenen Woche und ist damit ein wichtiger Bestandteil der aktiven Clubkommunikation (auch für Mitglieder, die an der Veranstaltung nicht teilnehmen konnten).
HINWEIS
Die lückenlose Aufbewahrung von Veranstaltungsberichten über viele Jahre hinweg ist für die Clubs sehr wichtig. Es ermöglicht ihnen, ihre Historie zu dokumentieren.
Weitere Informationen zur Berichterstellung und Protokollierung von Veranstaltungen finden Sie unter Lebenszyklus einer Veranstaltung.