Wie können Restaurant-Mitarbeiter in die Verwaltung der Veranstaltungen eingebunden werden?
Je nachdem, wie der Club mit dem Restaurant in Beziehung steht, gibt es verschiedene Möglichkeiten, es zu integrieren.
1. Lose Integration
Eine lose Integration bedeutet, dass das Restaurant keinen Zugriff auf Polaris hat und nur Benachrichtigungen über die Registrierungen erhält. Es gibt drei mögliche Methoden, um das Restaurant zu benachrichtigen:
1.1 Das Restaurant erhält für jede An-/Abmeldung eine E-Mail
Erstellen Sie das Restaurant als anderen Kontakt in Ihrem Club mit der entsprechenden E-Mail-Adresse. Aktivieren Sie dieses Konto jedoch nicht, damit sich das Restaurant nicht anmelden kann.
Legen Sie in der Veranstaltung das Restaurant in der Liste der Organisatoren fest und aktivieren Sie die Registrierung. Jedes Mal, wenn sich ein Teilnehmer an- oder abmeldet, erhält das Restaurant eine E-Mail mit dem Namen der betroffenen Person und ihren Antworten.
Das Restaurant muss die Informationen sammeln und konsolidieren, um zu wissen, wie viele Personen kommen werden und wie hoch die Menüwahl ist. Heutzutage sind Restaurants an viele Reservierungssysteme angeschlossen, so dass sie in der Lage sind, dies zu tun.
HINWEIS
Für jede An-/Abmeldung eine E-Mail zu erhalten, kann für das Restaurant durchaus umständlich sein! Diese Option wird daher nicht empfohlen.
1.2 Das Restaurant erhält die Teilnehmerliste nach Anmeldeschluss per E-Mail
Erstellen Sie das Restaurant als anderer Kontakt in Ihrem Club mit der entsprechenden E-Mail-Adresse. Aktivieren Sie dieses Konto jedoch nicht, damit sich das Restaurant nicht anmelden kann.
Legen Sie in der Veranstaltung das Restaurant in der Liste der Standortkontakte fest und aktivieren Sie die Registrierung. Es können mehrere Empfänger eingestellt werden. (Übrigens: Die für einen Standort festgelegte Standort-E-Mail-Adresse ist für diese Funktion nicht aussagekräftig).
Wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist, erhält das Restaurant eine Excel-Datei mit den Namen und Antworten der Teilnehmer per E-Mail. Mögliche Nebenwirkungen sind:
Bei einer Fristverlängerung vor deren Ablauf wird die E-Mail entsprechend versendet.
Wenn der Standortkontakt nach Ablauf der Frist festgelegt wurde oder wenn die Registrierung zu diesem Zeitpunkt nicht aktiviert war, wird KEINE E-Mail gesendet. Die Frist wurde verpasst.
Wenn der Standortkontakt rechtzeitig festgelegt wurde und die Frist verschoben wird, nachdem bereits eine E-Mail gesendet wurde, wird eine neue E-Mail zum neuen Stichtag gesendet.
Wenn die Anmeldungen im Namen der Mitglieder nach Ablauf der Frist erfolgen, wird das Restaurant nicht über diese neuen Teilnehmer informiert.
1.3 Der Veranstalter sendet die Teilnehmerliste an das Restaurant
Der Veranstalter hat die Rolle "Administrator/in der Inhalte" und entscheidet, wann es sinnvoll ist, die vereinfachte Teilnehmerliste herunterzuladen.
Der Download ist auf der Website mit den Veranstaltungsdetails links neben dem Button TEILNEHMER verfügbar.
Die vereinfachte Liste enthält die Namen der Teilnehmer und deren Auswahlmöglichkeiten. Da in diesem Fall die E-Mail-Adresse des Restaurants Polaris nicht bekannt ist, muss der Veranstalter die Liste von seinem eigenen E-Mail-Konto senden. Die vereinfachte Liste kann auf der Website mit den Veranstaltungsdetails heruntergeladen werden, indem Sie auf das Symbol links neben der Schaltfläche TEILNEHMER klicken.
2. Enge Integration
VORSICHT
DIE BEIDEN FOLGENDEN OPTIONEN KÖNNEN MIT DEN IN IHRER INSTANZ GELTENDEN DATENSCHUTZRICHTLINIEN (DSGVO) IM KONFLIKT STEHEN!
Enge Integration bedeutet, dass Sie dem Restaurant vertrauen und es als anderen Kontakt in Ihrem Club anlegen und den Zugang zu Polaris gewähren. Das Restaurant kann sich einloggen und einige der Daten Ihres Clubs einsehen, insbesondere die der Mitglieder und den Bereich DOKUMENTE, aber es kann nicht als Mitglied auftreten.
WICHTIGER HINWEIS
Wie jeder andere Polaris-Nutzer stimmt auch das Restaurant der Datenschutzerklärung zu. Wir empfehlen, dass der Club das Restaurant ausführlich darüber aufklärt.
Es gibt für das Restaurant zwei Methoden, um Informationen über die Teilnehmer zu erhalten:
2.1 Das Restaurant kann die Anmeldungen in Polaris einsehen
Erstellen einer neuen Rolle "Restaurant" (Club-Parameter > Rollen > “+ Erstellen”), die nur Lesezugriff auf den Kalender und Anmeldungen/Fragen, aber keine anderen Zugriffsrechte hat. Legen Sie dann das Restaurant als Anderen Kontakt in Ihrem Club mit der entsprechenden E-Mail-Adresse an, und aktivieren Sie diesen Account, indem Sie ihm die neue Rolle "Restaurant" zuweisen.
Da sich das Restaurant anmelden und die Veranstaltung sehen kann, kann es auch die Anmeldungen auf der Website und die Zusammenfassung für jede Auswahl sehen. Das Restaurant weiß, wie viele Personen kommen werden und welche Menüwahl sie haben.
Das Restaurant kann auch jederzeit die vereinfachte Teilnehmerliste mit ihren Namen und Antworten herunterladen. Der Download ist auf der Website mit den Veranstaltungsdetails verfügbar, indem Sie auf das Symbol links neben der Schaltfläche TEILNEHMER klicken.
2.2 Das Restaurant kann die Anmeldungen in Polaris einsehen und die Anwesenheit erfassen
Legen Sie das Restaurant als anderen Kontakt in Ihrem Club mit der entsprechenden E-Mail-Adresse an und aktivieren Sie diesen Account, indem Sie ihm die vordefinierte Rolle "Anwesenheit erfassen (Restaurant)" zuweisen.
Da sich das Restaurant anmelden und die Veranstaltung sehen kann, kann es auch die Anmeldungen auf der Website und die Zusammenfassung für jede Auswahl sehen. Das Restaurant weiß, wie viele Personen kommen werden und welche Menüwahl sie haben. Das Restaurant kann auch jederzeit die vereinfachte Teilnehmerliste mit ihren Namen und Antworten herunterladen (siehe Punkt 2.1).
Zusätzlich wird das Restaurant auf der Veranstaltungsseite den Button TEILNEHMER sehen und kann die Anwesenheit der Teilnehmer manuell oder mit QR-Code erfassen, Gäste und Besucher anlegen und die Veranstaltung schließen. Auf diese Weise kann die Clubfunktion der Anwesenheitskontrolle an das Restaurant "ausgelagert" werden.
WICHTIG
Der Club muss ein echtes Vertrauensverhältnis zum Restaurant haben! Wir empfehlen, diese Option nur zu wählen, wenn der Restaurantbesitzer Rotarier ist.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich ein Restaurant über die Anmeldung von Teilnehmern informieren?
Restaurants können sich bei jeder Anmeldung per E-Mail benachrichtigen lassen, nach Anmeldeschluss eine Teilnehmerliste erhalten oder sich die Liste direkt vom Veranstalter zusenden lassen.
Welche Rolle spielt ein Restaurant bei der engen Integration mit Polaris?
In enger Integration kann sich das Restaurant bei Polaris anmelden und bestimmte Clubdaten einsehen, einschließlich Mitgliederinformationen und Dokumente, aber nicht als Mitglied auftreten.
Wie greift ein Restaurant in einem losen Integrations-Setup auf Teilnehmerinformationen zu?
Mit einer losen Integration erhält das Restaurant Benachrichtigungen über Registrierungen, hat aber keinen direkten Zugriff auf die Teilnehmerinformationen in Polaris.
Was sollten Clubs beachten, bevor sie eine enge Integration mit einem Restaurant zulassen?
Clubs sollten sicherstellen, dass sie ein starkes Vertrauensverhältnis zum Restaurantbesitzer haben und die Auswirkungen der Einhaltung der DSGVO berücksichtigen.
Kann ein Restaurant Teilnehmerlisten sowohl in losen als auch in engen Integrationsszenarien herunterladen?
Ja, in beiden Szenarien können Restaurants Teilnehmerlisten erhalten, aber die Zugriffsmethode unterscheidet sich.