Informations générales
Fonction au sein du club
Une fonction au sein du club peut être une fonction au comité, dans une commission ou la charge assumée par une personne du club ou du district.
Exemple : président, secrétaire, gestionnaire de programme, membre d’une commission, etc.
Rôle
Le rôle est lié une tâche administrative dans un club ou un district.
Exemple : Administrateur de la Vie du club, Finances, Administrateur des membres, Administrateur d’unité (tous droits), Utilisateur du site Web, etc.
Droits
Un droit est une fonction administrative pour les activités dans Polaris.
Exemple : Newsletters et e-mails, Calendrier, Documents, Actions, Finances, Administration de comités et commissions, etc.
Fonction au sein du club et rôle ne sont pas liés. En cas de changement de personnes au sein du comité ou d’une commission, les personnes qui partent ou qui rejoignent le comité ou une commission ne perdent pas automatiquement leur rôle. Le CICO et/ou le secrétaire du club doivent s’assurer que l’attribution des rôles aux personnes correspond à leurs fonctions respectives au sein du club. Ce n’est que grâce à ce découplage que les nouveaux titulaires pourront exercer leur rôle avant le début de leur mandat et assurer ainsi une passation de pouvoir sans heurts.
La relation entre les rôles et les droits est compliquée, car les secteurs Polaris ont des interdépendances, telles que le calendrier et les e-mails.
Fonctions au sein du club
Les fonctions au niveau du club s’exercent au sein du comité ou des commissions. Les fonctions spécifiques au club doivent être préalablement définies dans le menu Paramètres du club > Fonctions au comité. La colonne Position nr. définit l’ordre d’affichage dans le site Web.
Comité
Il est possible de sélectionner, via la fonction Filtre, le comité du club d’une année précise. Le bouton « + Ajouter » permet d'accéder aux fonctions du comité et de renseigner la répartition des tâches. La colonne “Actions” permet de modifier ou de supprimer les paramètres. Si la composition du comité n’a pas encore été définie pour l’année suivante, l'option permettant de copier le comité de l'année précédente s'affiche.
NOTE
Une fonction de club au sein du comité ne peut être attribuée qu’aux membres actifs.
Commissions
Même mode d’attribution que pour le comité. L’année concernée peut être sélectionnée en utilisant le filtre. Le bouton « + Créer » permet de créer des commissions propres au club et d’y ajouter des membres. Cependant, nous vous recommandons vivement d’utiliser, dans la mesure du possible, les commissions officielles proposées par le Rotary International. Dans la colonne”Actions”, la composition ou l’ordre d’affichage peuvent être modifiés. Si la composition des commissions n’a pas encore été définie pour une nouvelle année, la possibilité de copier toutes les commissions de l’année précédente et leurs membres s’affiche sous la forme d’un bouton (similaire à cette fonction pour le comité).
NOTE
Tout membre d’un club (membre actif, invité, autre contact) peut être assigné à une commission.
FAQ
Qu’est-ce qu’une fonction de club ?
Une fonction au sein du club est un rôle au comité, dans une commission ou la charge assumée par une personne du club ou du district, telle que président, secrétaire ou responsable du programme.
Comment un rôle est-il défini dans le contexte d’un club ?
Un rôle correspond à une tâche administrative au sein d’un club ou d’un district, telle que trésorier, administrateur des membres ou utilisateur du site Web.
Les fonctions et les rôles du club sont-ils liés ?
Non, les fonctions et les rôles du club ne sont pas liés ; Les changements de membres du comité ou des commissions n’affectent pas automatiquement les rôles qui leur sont attribués.
Un membre peut-il être affecté à une commission ?
Oui, tout membre d’un club, y compris les membres actifs, les invités et autres contacts, peut être affecté à une commission.
Comment puis-je créer des fonctions de comité ?
Vous pouvez créer des fonctions de comité à l’aide du bouton “+ Ajouter” dans le menu « Organisation du club > Comité », et vous pouvez également copier le comité de l’année précédente, s’il n’a pas encore été défini pour l’année en cours.
A quoi sert la colonne “Position nr.” dans l’onglet Fonctions au comité ?
La position nr. définit l'ordre d'affichage des fonctions du comité dans le site web.
Est-il nécessaire d’utiliser les types de commissions officiels recommandés par le Rotary International ?
Oui, il est fortement recommandé d’utiliser les types de commissions officiels recommandés par le Rotary International lors de la création de commissions de club.
Que se passe-t-il si la composition des commissions n’a pas été définie pour une nouvelle année de club ?
Si la composition n’a pas été définie, vous aurez la possibilité de copier toutes les commissions de l’année précédente et les membres qui les composent.