Groupes de destinataires

Il existe deux types distincts de groupes de destinataires qui peuvent être utilisés à des fins de communication :

• Groupes de destinataires prédéfinis

• Groupes de destinataires personnalisés

Groupes de destinataires prédéfinis

Les groupes de destinataires de type « Prédéfini » sont calculés dynamiquement pendant l’exécution. Les groupes de destinataires prédéfinis fréquemment utilisés sont, par exemple, « Tous les membres actifs (propre unité) » ou « Tous les membres actifs (propre unité et rattachées) ». La distinction entre « propre unité » et « propre unité et rattachées » est que « propre unité » se réfère uniquement aux individus à l’intérieur de cette unité, tandis que « propre unité et rattachées » indique que les individus de toutes les unités subordonnées sont également inclus.

Exemple : Unité = District

• « Tous les membres (propre unité) » = aucun membre (un district n’a pas de membres actifs, seulement des membres invités)

• « Tous les membres (propre unité et rattachées) » = tous les membres de tous les clubs et clubs satellites de ce district

NOTE

Les groupes de destinataires prédéfinis sont dynamiques – les destinataires effectifs sont déterminés lors de chaque utilisation du groupe.

Dans la présentation en liste des groupes de destinataires prédéfinis, trois fonctions sont disponibles pour chaque entrée :

• Recalculer les nombres : la valeur calculée affiche, dans une colonne distincte, le nombre actuellement calculé de membres dans ce groupe de destinataires.

• Afficher les membres du groupe de destinataires : ouvre une vue séparée contenant la liste de tous les membres de ce groupe de destinataires

• Dupliquer : duplique le groupe de destinataires souhaité (attention : la copie résultant de ce groupe de destinataires est un groupe de destinataires personnalisé statique)

Groupes de destinataires personnalisés

Des groupes de destinataires de type « Personnalisé » peuvent être créés (Utilitaires > Groupes de destinataires > « + Créer ») soit en ajoutant manuellement des non-membres ou des membres , soit en important des listes de destinataires. Ils sont souvent créés pour différents envois à des destinataires spécifiques. La compilation concrète des adresses se fait souvent à l’avance dans Excel. C’est pourquoi Polaris propose un moyen simple d’importer une liste Excel.

NOTE

Les groupes de destinataires personnalisés sont statiques : le nombre de membres est fixe et ne change pas automatiquement (des membres peuvent être supprimés ou ajoutés manuellement).

Dans la présentation en liste des groupes de destinataires personnalisés, cinq fonctions sont disponibles pour chaque entrée :

• Recalculer les nombres : la valeur calculée affiche le nombre de membres actuellement déterminé dans ce groupe de destinataires dans une colonne distincte

• Modifier : permet de modifier le groupe de destinataires (ajout, importation ou suppression de membres)

• Afficher les membres du groupe de destinataires : ouvre une vue séparée contenant la liste de tous les membres de ce groupe de destinataires

• Dupliquer : duplique le groupe de destinataires souhaité (cette copie de ce groupe de destinataires est également statique)

• Supprimer : le groupe de destinataires spécifié peut être supprimé définitivement (une invite de confirmation s’affiche et doit être acceptée)

Importation d’adresses e-mail dans des groupes de destinataires personnalisés

Lorsque vous créez un groupe de destinataires personnalisé, vous pouvez importer les adresses e-mail à partir d’un fichier. Sur l’onglet « Destinataires » En cliquant sur le bouton « + Importer la liste des destinataires », vous pouvez télécharger un exemple du format de fichier accepté par l’importateur (voir modèles ci-dessous). Le fichier doit être une feuille Excel au format XLSX.

L’outil d’import téléchargera et vérifiera le fichier une fois que vous l’aurez glissé dans la zone de téléchargement désignée ou que vous aurez sélectionné le fichier en cliquant dans cette zone.

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Sauvegarder », les données que vous avez téléchargées sont traitées et stockées.

Les règles suivantes s’appliquent pour les lignes de fichier

• La première ligne du fichier (ligne d’en-tête) est toujours ignorée lors de l’importation

• Si l’adresse mail figure déjà dans la liste, l’enregistrement est ignoré et n’est pas traité. Cela permet d’éviter les doublons.

• Si le RI-ID est renseigné dans la première colonne, le membre correspondant doit exister dans Polaris. Ses données Polaris seront prises en compte et les données fournies dans le fichier seront ignorées.

• Si le RI-ID existe déjà dans la liste, l’enregistrement est ignoré et n’est pas traité. Cela permet d’éviter les doublons.

• Si le code langue n’est pas renseigné, la langue par défaut du club est utilisée.

Conseils pratiques

Si vous souhaitez importer des non-Rotariens ou des personnes qui ne sont pas dans Polaris, utilisez un fichier avec les colonnes : prénom, nom, civilité, langue et e-mail et laissez le champ RI-ID vide. Voir le fichier modèle :

Si vous souhaitez importer des Rotariens existants dans Polaris, saisissez uniquement la colonne RI-ID et laissez toutes les autres colonnes vides. Les données du membre seront automatiquement extraites de Polaris. Voir le fichier modèle :

REMARQUE IMPORTANTE

N'importez pas plus de 400 lignes d'adresses en une seule opération. Si vous souhaitez importer plus d'enregistrements de données, fractionnez les fichiers Excel en conséquence. De nouveaux enregistrements de données peuvent être importés à tout moment et ajoutés au groupe de destinataires personnalisé existant. Aucun doublon n'est créé et les enregistrements existants ne sont pas écrasés.