Tutto ciò che riguarda gli eventi, gestito alla perfezione con Polaris
Le riunioni regolari, spesso settimanali, sono un elemento cruciale della vita del Rotary club. Polaris fornisce un ampio supporto ai club nell'organizzazione, nell'esecuzione e nella documentazione di questi eventi, contribuendo in modo significativo a un'esperienza di club digitale e contemporanea.
I soci possono facilmente registrarsi agli eventi online, gestire la loro partecipazione e controllare chi altro ha confermato o rifiutato. Durante il processo di registrazione, possono essere poste domande specifiche, ad esempio in merito alle preferenze dei pasti, alle categorie di posti a sedere o alle esigenze speciali. Sono possibili anche Funzioni di pagamento online per eventi con quote di partecipazione.
L'intera comunicazione relativa agli eventi è gestita centralmente tramite Polaris: gli inviti possono essere inviati direttamente dal sistema, compresi i promemoria automatici, ad esempio con l'avvicinarsi della scadenza delle iscrizioni. Inoltre, ora può essere configurato in modo che solo i soci che sono stati specificamente aggiunti all'elenco dei partecipanti possano registrarsi, perfetto per eventi con accesso limitato o inviti speciali.
La rilevazione delle presenze (presenza) avviene manualmente o tramite scansione del QR codice, il che semplifica la gestione e migliora la trasparenza del tracciamento. Inoltre, i verbali, i rapporti settimanali, le foto e i file possono essere allegati direttamente agli eventi: ben organizzati, accessibili in qualsiasi momento e visualizzabili da tutti i soci.
Polaris supporta quindi l'intero ciclo di vita di un evento, dalla pianificazione e comunicazione al follow-up, stabilendo così le basi per una gestione efficace degli eventi, processi chiari e una documentazione completa la gestione quotidiana del Rotary (risp. Inner Wheel).