1. Introduzione / Prefazione
La comunità Polaris è composta da tutti i distretti che utilizzano il software Polaris, nonché dal team Polaris responsabile del suo sviluppo.
La collaborazione si basa sui valori rotariani di base:
Correttezza
Rispetto
Tutti i distretti sono trattati allo stesso modo, indipendentemente da:
posizione geografica
lingua
numero di club o utenti
L'associazione Rotary Communication Services Svizzera-Liechtenstein (RCS) è il proprietario legale del software Polaris. Il product manager di Polaris fa parte del consiglio direttivo di RCS e ne riferisce.
2. Rappresentanti Polaris (Struttura di governance)
2.1 Composizione
Ogni distretto nomina un Polaris District Representative (PDR)
I club Rotaract nominano un Polaris Rotaract Representative (PRR)
Tutti i rappresentanti insieme formano la Polaris Assembly
I distretti possono delegare la loro rappresentanza.
2.2 Compiti dei rappresentanti
I rappresentanti:
rappresentano il loro distretto o la loro comunità (Rotary, Rotaract, Inner Wheel)
supportano i club con una solida conoscenza di Polaris
fungono da interfaccia con il team Polaris
raccolgono feedback, idee e requisiti
segnalano problemi tramite RedMine
partecipano attivamente alle riunioni
3. Team Polaris
3.1 Ruolo
Il team Polaris è guidato dal product manager Polaris ed è responsabile dell'ulteriore sviluppo del software.
3.2 Compiti principali
Il team:
controlla l'intero sviluppo del software (incluse risorse e budget)
comunica con i rappresentanti Polaris
raccoglie e consolida le idee
organizza riunioni e votazioni
definisce i piani di implementazione
3.3 Potere decisionale
Il team Polaris può:
Rifiutare idee
Cambiare le priorità
Le decisioni si basano anche su fattori economici (costi-benefici).
4. Processo di contributo e decisione
Il processo si compone di tre fasi:
4.1 Fase 1: Definizione degli argomenti
I rappresentanti Polaris creano idee in Redmine
Gli argomenti hanno carattere strategico (non a livello di dettaglio tecnico)
Il team Polaris:
raccoglie e valuta le proposte
crea una preselezione
pubblica gli argomenti in anticipo
Obiettivo: Identificare argomenti rilevanti che abbiano un'ampia importanza per i club.
4.2 Fase 2: Discussione
Si svolge in una videoconferenza
È prevista la partecipazione di tutti i rappresentanti
Vengono trattati solo argomenti predefiniti
Particolarità:
Possono essere introdotte nuove soluzioni
I nuovi argomenti devono ripercorrere il processo da capo
Moderazione da parte del product manager
Lingua: inglese
La sessione viene registrata
4.3 Fase 3: Decisione (Voto)
La decisione avviene tramite votazione elettronica. I risultati sono presentati in forma anonima.
Regole:
Ogni rappresentante riceve lo stesso numero di punti per il voto
Per distretto o comunità viene designato un rappresentante con diritto di voto
Tutti i rappresentanti possono votare – per il risultato ufficiale del voto contano solo i voti con diritto di voto
L'assegnazione dei punti è stabilita dal team Polaris per ogni votazione
Punti totali da assegnare = Numero di argomenti × Punti per argomento (Moltiplicatore)
Per argomento:
Punti minimi
Punti massimi
Granularità
I voti non espressi non vengono considerati
La votazione è anonima
I membri del team Polaris possono votare, ma i loro voti non hanno diritto di voto e quindi non contano per il risultato ufficiale della votazione
Prioritizzazione: Più punti = maggiore priorità nell'implementazione
Risultato:
Pubblicazione sulla pagina di votazione o tramite e-mail
Inizio della prossima fase di idee
5. Principi fondamentali della collaborazione
Trasparenza nel processo
Coinvolgimento di tutti i distretti e le comunità
Processo decisionale strutturato
Combinazione di voto democratico e valutazione economica