Aanwezigheid en aanwezigheid
Definitie van termen
Statutair evenementen zijn de reguliere wekelijkse bijeenkomsten die de club moet houden.
Registratie dient als bevestiging van mogelijke aanwezigheid of afwezigheid op een aankomend evenement. Het heeft niets te maken met de werkelijke opkomst en wordt hier beschreven: Levenscyclus van een gebeurtenis
Aanwezigheid verwijst naar de registratie van de fysieke deelname van een lid aan een evenement.
Aanwezigheidspunten en aanwezigheidspercentage vertegenwoordigen enerzijds de punten die zijn verzameld op de persoonlijke aanwezigheidsrekening van het actieve lid, en anderzijds de berekende verhouding in % van deze aanwezigheden ten opzichte van het totale aantal statutaire vergaderingen die door de club zijn gehouden tijdens de gespecificeerde periode.
Aanwezigheidspunten worden gegeven voor deelname aan een evenement of voor het deelnemen aan vrijwilligersactiviteiten. Het totaal van aanwezigheidspunten is meestal een cijfer achter de komma, maar meestal worden alleen hele getallen gedocumenteerd. Uw aanwezigheid kan op de website worden gecontroleerd door naar de sectie "MIJN AANWEZIGHEDEN" te gaan.
Clubbeheerders kunnen statistische informatie openen of downloaden met betrekking tot het bijwonen van evenementen of deelname van leden gedurende een bepaalde periode. Districtsfunctionarissen mogen de aanwezigheidsgegevens van de club bekijken. Een periodieke rapportage aan het district is niet vereist.
Aanwezigheid en aanwezigheid in een notendop
Wat is het doel van het activeren van evenementregistratie en het vastleggen van aanwezigheid?
Door registraties te activeren, kunnen organisatoren van evenementen de bezoekersaantallen kennen en met het restaurant communiceren. Gerelateerde vragen geven meer informatie, maar alleen als de registratie actief is!
Door de opkomst vast te leggen, kunnen gegevens worden ingevoerd in clubstatistieken en worden de deelnameniveaus beoordeeld. Het is ook vereist als de functie Finance is ingeschakeld, waardoor evenementkosten automatisch worden afgetrokken van de accounts van leden.
Praktische gids
1. Maak clubevenementen op tijd aan in de kalender en markeer wettelijke evenementen correct voor nauwkeurige aanwezigheidsstatistieken.
De deelnemerslijst wordt automatisch of handmatig gegenereerd bij het maken of dupliceren van een gebeurtenis.
U kunt de deelnemerslijst definiëren door standaarddeelnemers in te stellen in Clubparameters > Overige parameters > Standaardinstellingen voor gebeurtenissen > Standaarddeelnemers - of voor speciale evenementen, met behulp van Ontvangersgroepen bij "Utility".
2. Leg de opkomst op het evenement of kort daarna vast. Bevestiging is mogelijk vanaf de dag van het evenement. Gebruik de liggende weergave op smartphones om alle functieknoppen te zien.
Voer bezoekers van andere clubs in de deelnemerslijst in. Er zijn slechts 3 letters van hun naam nodig om de zoekopdracht te starten. Dit kan ook op het evenement met een smartphone. Geef buitenlandse bezoekers een gastenkaart.
Als de registratie is geactiveerd, hoeft u bezoekers niet handmatig te registreren; Elke registratie voegt ze automatisch toe aan de deelnemerslijst.
Door de QR-code van de leden te scannen, kan de aanwezigheid worden gevalideerd zonder registratie.
3. Sluit ten slotte het evenement af om aanwezigheidsstatistieken vast te leggen. Open het evenement opnieuw als er correcties nodig zijn.
BELANGRIJK
Bezoekers moeten ervoor zorgen dat de gastclub hun bezoek in Polaris heeft gedocumenteerd of ze moeten een gastenkaart aanschaffen.
Aanwezigheid met een gastenkaart moet worden geregistreerd door de aanwezigheidsmanager, secretaris of CICO. Zij zijn de enigen die toegang hebben tot lidmaatschapsinformatie. Om aanwezigheid te registreren, is het voldoende om de machtiging "Aanwezigheidsbeheer" of "Aanwezigheidsregistratie (restaurant)" te hebben.
Aanwezigheid
Aanwezigheid kan alleen op de dag van het evenement of daarna worden geregistreerd. Hoe u aanwezigheid kunt vastleggen, wordt beschreven in het artikel Levenscyclus van een gebeurtenis.
De PDF-lijst met deelnemers voor een clubevenement bevat alle huidige leden van die club. Om alle deelnemers te volgen, moeten personen van andere clubs in deze lijst worden opgenomen door hun QR-code te scannen of door op de knop "+ Toevoegen" te klikken. Hierdoor kunnen alle leden van de gemeenschap gemakkelijk worden gevonden en gekozen. Bovendien kan elke andere persoon, inclusief de spreker, ook worden opgenomen.
Voor vergaderingen zoals een bestuursvergadering moet je eerst alle standaardgenodigden verwijderen en vervolgens de ontvangersgroep van het forum uitnodigen voor de gebeurtenis. Dit zal de lijst verkorten en het bijhouden van de aanwezigheid vereenvoudigen.
Voor districtsevenementen is de aanwezigheidslijst leeg. Er wordt vanuit gegaan dat deelnemers zich registreren en dus automatisch aan de lijst worden toegevoegd, of dat ze handmatig door de organisator aan de lijst worden toegevoegd.
NOTITIE
Het bijhouden van een nauwkeurige en grondige lijst van deelnemers is cruciaal voor het correct tellen van aanwezigheidspunten en voor het volgen van financiële transacties.
Vergoeding voor aanwezigheidspunten
Wanneer het evenement door de beheerder wordt afgesloten, worden de aanwezigheidspunten automatisch bijgeschreven op het persoonlijke aanwezigheidspuntensaldo van actieve leden, gasten en bezoekers.
Gasten en aanwezigen van andere clubs verdienen ook hun aanwezigheidspunten aan het einde van het evenement. Het is niet meer nodig om een aanwezigheidskaart in te vullen. Voor bezoekers uit verschillende landen of clubs die geen gebruik maken van Polaris is het toch nodig om een geprinte aanwezigheidskaart te genereren. Dit wordt vervolgens door de secretaris van de thuisclub gedocumenteerd als een vorm van compensatie.
Leden die deelnemen aan evenementen bij verschillende clubs verdienen hun aanwezigheidspunten bij die clubs. Dit geldt ook voor districtsevenementen.
Compensatie
Zien Registratie van een compensatie.
FAQ
Wat zijn statutair evenementen?
Statutair evenementen (wettelijke evenementen) zijn de reguliere wekelijkse bijeenkomsten die de club moet houden.
Wat is het verschil tussen registratie en aanwezigheid?
Registratie dient als een bevestiging van mogelijke aanwezigheid of afwezigheid op een evenement, terwijl aanwezigheid verwijst naar de daadwerkelijke registratie van de fysieke deelname van een lid aan dat evenement.
Hoe kan ik mijn aanwezigheid controleren?
U kunt uw aanwezigheid op de website controleren door naar de sectie 'MIJN AANWEZIGHEID' te gaan.
Hoe worden aanwezigheidspunten toegekend?
Aanwezigheidspunten worden toegekend voor deelname aan een evenement of deelname aan vrijwilligersactiviteiten, en ze worden automatisch bijgeschreven op het persoonlijke aanwezigheidspuntensaldo van actieve leden, gasten en bezoekers aan het einde van het evenement.
Kunnen aanwezigheidspunten worden geregistreerd voor bezoekers van andere clubs?
Ja, gasten en aanwezigen van andere clubs (binnen dezelfde Polaris-instantie) verdienen hun aanwezigheidspunten automatisch aan het einde van het evenement.
Wat moet ik doen als mijn aanwezigheid niet wordt geregistreerd?
Als uw aanwezigheid niet via Polaris wordt geregistreerd, moet u een afgedrukte aanwezigheidskaart tonen en moeten de aanwezigheidspunten handmatig worden ingevoerd als compensatie in uw thuisclub.
Wie heeft toegang tot aanwezigheidsgegevens?
Clubbeheerders kunnen statistische informatie met betrekking tot het bijwonen van evenementen openen of downloaden, en districtsfunctionarissen mogen de aanwezigheidsgegevens van de club bekijken.
Wanneer ik aanwezigheid wil registreren met mijn smartphone, wordt het menu niet weergegeven?
Op de smartphone wordt het menu bovenaan weergegeven door op dit pictogram te tikken:
Dan verschijnt de bekende menustructuur, die kan worden gebruikt om de actuele gebeurtenissen te selecteren. Om het evenement op de smartphone te sluiten, zet u uw smartphone in liggende modus - dan verschijnt de knop "Evenement afsluiten".