De levenscyclus van een evenement
Gebeurtenis doorloopt verschillende fasen:
Stap 1 – Creatie
De tijdlijn begint in Polaris met de creatie van het evenement in Club life > Kalender / Rapporten. Voor clubevenementen worden de actieve leden, prospects en gasten op het moment van aanmaken als potentiële deelnemers in de deelnemerslijst opgenomen. Voor districtsevenementen is de deelnemerslijst leeg. De deelnemerslijst kan handmatig worden uitgebreid met leden van elke club en met andere mensen.
Een nieuw aangemaakte gebeurtenis is inactief op het web en de zichtbaarheid is standaard ingesteld op Alle actieve leden, kandidaat leden, gasten en andere contacten (eigen eenheid). Houd rekening met de Gegevensbescherming (AVG) gids bij het instellen van de zichtbaarheid. Het Polaris-team raadt ten zeerste aan om te overwegen om evenementen niet-openbaar te maken omwille van de AVG.
Voordat u het evenement zichtbaar maakt op internet, moet u rekening houden met de registratiegegevens, vragen en antwoorden die u van de deelnemers wilt krijgen.
REGISTRATIE
Zodra de deelnemers zich gaan inschrijven, is het niet meer mogelijk om de vragen aan te passen!
Stap 2 – Uitnodiging (optioneel)
De organisator stuurt een uitnodiging , d.w.z. een aankondiging van een toekomstig evenement aan het uitgenodigde publiek. Uitnodiging is optioneel en kan gebeuren per e-mail of gewoon door het evenement op de website te publiceren, in de schuifregelaar of in de carrousel. Evenementen met een regelmatig programma hebben meestal geen uitnodiging. Uitnodigingen per e-mail kunnen rechtstreeks in het tabblad "Deelnemers" van dat evenement worden aangemaakt. De aangemaakte e-mail is zichtbaar in het menu "Club life > E-mails" en kan daar worden gewijzigd voordat deze wordt verzonden. Het uitgenodigde publiek kan worden gedefinieerd door middel van vooraf gedefinieerde ontvangersgroepen en kan worden uitgebreid met leden van de community of met e-mailadressen.
Stap 3 – Registratie (optioneel)
Registratie kan worden ingeschakeld in het tabblad "Registratie" van het evenement. Nadat mensen het evenement zichtbaar hebben gemaakt op internet en registratie hebben ingeschakeld, kunnen ze zich registreren voor dat evenement. Registratie is een bevestiging van een toekomstige deelname of weigering van deelname aan een toekomstig evenement. De registratie wordt vastgelegd in het event en is zichtbaar in het tabblad "Deelnemers" en in het event in frontend.
De zichtbaarheid van het evenement bepaalt indirect wie zich kan registreren. Als het evenement openbaar is, kan iedereen zich registreren. Mensen die momenteel niet als deelnemer worden vermeld, worden automatisch opgenomen zodra ze het registratieformulier hebben ingevuld. Voor elke ingelogde Polaris-gebruiker wordt het registratieformulier automatisch ingevuld met hun persoonlijke gegevens. Duplicaten kunnen optreden wanneer gebruikers zich niet aanmelden voordat ze zich registreren of wanneer mensen zich twee keer registreren met verschillende namen. Een e-mail ter bevestiging met zijn/haar keuzes wordt naar de persoon gestuurd. Dit maakt het noodzakelijk om eerst in te loggen en elimineert het probleem met duplicaten.
Als de registratie actief is, is er een deadline om je aan te melden voor het evenement. De deelnemers kunnen hun inschrijving voor deze deadline wijzigen of annuleren. Zolang de registratieperiode actief is, ontvangen de organisatoren – kan er meerdere zijn, gedefinieerd in het tabblad "Algemeen" – een e-mailmelding voor elke registratie, uitschrijving of registratiewijziging, inclusief alle registratieopties (antwoorden).
Nadat de deadline is verstreken, ontvangen de locatiecontacten – kan er meerdere zijn, gedefinieerd in het tabblad "Algemeen" – een e-mail met een link naar de definitieve deelnemerslijst als Excel-sheet. Deze lijst bevat basisgegevens van deelnemers en hun antwoorden. Ontvangers van dergelijke deelnemerslijsten zijn vaak restaurants.
Voor gedetailleerde informatie zie Registratie instellingen.
Stap 4 – Aanwezigheid vastleggen
Een aanwezigheid is de bevestiging van de fysieke verschijning van de deelnemer aan een evenement. Het doel van de aanwezigheidsregistratie is om de effectieve aanwezigheid van de deelnemers en hun betalingen bij te houden. De aanwezigheid wordt geregistreerd in het evenement op het tabblad "Deelnemers". De opname kan eenvoudig handmatig worden uitgevoerd in de deelnemerslijst of door de QR-code van de deelnemers te scannen (zie hieronder).
Als alternatief kan de aanwezigheidslijst via de knop "Exporteren" worden afgedrukt, ondertekend door de deelnemers en handmatig worden ingevoerd door een beheerder.
Deze actie kan alleen door beheerders worden uitgevoerd. Een speciale rol "Aanwezigheid vastleggen (restaurant)" stelt niet-beheerders, bijvoorbeeld de rotarian die verantwoordelijk is voor de ontvangst, of het restaurantpersoneel in staat om de aanwezigheid te registreren, maar geen andere functies uit te voeren.
NOTITIE
De registratie van de aanwezigheid is alleen mogelijk op de dag van het evenement of daarna.
Lijst met deelnemers aan het evenement
Aanwezigheidsregistratie met QR-code
Het vastleggen van de aanwezigheid kan worden vereenvoudigd door de QR-code van de leden te scannen. De verantwoordelijke opent het evenement op zijn smartphone en klikt op de knop "Deelnemers" op de detailpagina van het evenement. Vervolgens roept hij de camera op door op de knop "Scan QR-code" te klikken en start het scanproces.
De aanwezigen presenteren hun persoonlijke QR-code op een smartphone of afgedrukt op een sticker. De individuele QR-code is beschikbaar op smartphones of tablets door op het blauwe pictogram "Inloggen" () in de rechterbovenhoek te klikken of door het NAVIGATIE-pictogram () > MIJN INSTELLINGEN op te roepen. De geprinte stickers met de QR-codes kunnen door de beheerder beschikbaar worden gesteld of door de leden zelf worden geprint. Voor een lid dat zowel zijn smartphone als zijn sticker mist, kan men een voorgedrukte set van alle leden QR-codes voorbereiden (zie Gedrukte formaten van de QR-codes).
NOTITIE
De QR-code is een gecodeerde weergave van de Polaris-ID en Rotary-ID. Er zijn geen andere gegevens aanwezig in de code.
Succesvolle scan wordt bevestigd door een piep, fouten worden gesignaleerd als kwak-toon. Visueel bericht toont het resultaat van de scan. Dubbele scans worden gedetecteerd.
Het scannen van QR-codes is van toepassing op alle leden van de club, d.w.z. op actieve leden, gasten, prospects en andere contacten, maar ook op elke actieve leden van hetzelfde Multi-District.
Gedrukte formaten van de QR-codes
De QR-codes kunnen in twee verschillende formaten op papier worden aangeleverd.
1. Stickers
Stickers zijn handige kleine labels die het lid op een creditcard of een ander middel in zijn portemonnee plakt. De stickers kunnen worden geprint op elke laser- of inkjetprinter. Een PDF-bestand is beschikbaar in beheer onder Utility > Ledenlijst > Exporteren > QR-stickers.
A4-pagina's van 13 kolommen bij 5 stickers worden gedrukt op Avery-stickerpagina's waarvan de volgordereferenties zijn:
Universele stickers voor beide printers: Avery 3666
Oudere stickers voor laserprinters: Avery L7615-15
Oudere stickers voor inkjetprinters: Avery J8651-12
Er bestaan verschillende on-line aanbieders:
Amazon.fr, zoek naar: AVERY - 3666
AANDACHT
Een goede afdruk wordt verkregen door de schaal op 100% in te stellen, anders passen de QR-codes niet in de stickerlay-out!
2. Map met afgedrukte QR-codes
Voor het scannen van de QR-code van een lid dat zowel zijn smartphone als zijn sticker mist, kan men zijn QR-code scannen in een voorgedrukte set van alle leden QR-codes die beschikbaar zijn om te worden afgedrukt, in administratie onder
Utility > Ledenlijst > Exporteren > QR-overzicht
De afdruk bevat alle actieve leden van de eigen club, maar geen gasten en andere contacten.
Stap 5 – Rapporteren
De beste manier om de geschiedenis van de club vast te leggen, is door de notulen van evenementen rechtstreeks aan het evenement toe te voegen. Evenementrapporten worden gemaakt door het hoofdtekstblok dat het evenement aankondigde te wijzigen of te vervangen en door foto's van het evenement toe te voegen.
NOTITIE
Moderne communicatie van rapporten gebeurt door een aantrekkelijke nieuwsbrief met links naar deze rapporten, samen met de aankondiging van toekomstige evenementen en nieuws. Zie ook stap 7.
Voorbeeld:
Voeg inhoudsblok 1 in als "Tekst/HTML" en verplaats het naar de bovenste positie.
Voer een titel in, bijvoorbeeld “Notulen” (opmaakstijl: Titel 3) en sla deze op als tekst.
Optioneel: Plaats de scheider (xl) en verplaats deze naar de 2e positie
Gebruik de Primaire afbeelding en tekst voor de documentatie van het programma (zonder de kop "Programma" ziet het er erg aantrekkelijk uit in de aankondigingstekst van de nieuwsbrief).
Optioneel: Tussenschot (xl) plaatsen
Optioneel: voeg bestanden toe, integreer een fotogalerij rechtstreeks of maak deze afzonderlijk en verwijs ernaar in het rapport.
Voor meer informatie over het ontwerpen van een artikel, zie de Inhoud blokken.
Stap 6 – Sluiting van het evenement
Het doel van de afsluiting is om alle transacties met betrekking tot deze gebeurtenis af te ronden. De aanwezigheidspunten worden toegewezen aan de aanwezigen en de kosten worden afgeschreven van de financiële rekeningen van de leden (indien geactiveerd).
Een gesloten evenement kan opnieuw worden geopend om de opkomst te corrigeren. Financiële transacties kunnen niet ongedaan worden gemaakt om redenen van controle. In een dergelijk geval worden compenserende transacties met wederinkoop uitgegeven.
Stap 7 – Verstuur event report (nieuwsbrief)
Hedendaagse rapportcommunicatie wordt uitgevoerd via een boeiende nieuwsbrief met links naar deze rapporten, samen met aankondigingen van aankomende evenementen en algemene updates van de club (bijv. nieuws).
Idealiter wordt er in de club een nieuwsbriefsjabloon gemaakt met de titel "CLUB-NIEUWS - Weekrapport". Voor elk weekrapport kunt u het dupliceren en de leden informeren over de laatste vergadering en aanvullende informatie toevoegen (nieuws, volgende evenementen, ...).
Zodra u het gewenste evenement als artikel in de nieuwsbrief heeft toegevoegd, kunt u een voorbeeld ervan bekijken.
Door op de knop "Meer informatie" in de e-mail te klikken, wordt het rapport voor dit evenement direct in de webbrowser geopend.
FAQ
Wat zijn de fasen van een evenement in RS Polaris?
De fasen van een evenement zijn: Aanmaak, Uitnodiging (optioneel), Registratie (optioneel), Aanwezigheid vastleggen, Rapporteren, Afsluiting van evenement en Rapport verzenden (nieuwsbrief).
Is het mogelijk om registratievragen te wijzigen nadat deelnemers zich hebben ingeschreven?
Nee, zodra deelnemers zich gaan inschrijven, is het niet meer mogelijk om de vragen aan te passen.
Kan iedereen zich inschrijven voor een openbaar evenement?
Ja, als het evenement openbaar is, kan iedereen zich registreren.
Wat is het doel van aanwezigheidsregistratie?
Het doel van aanwezigheidsregistratie is om de fysieke aanwezigheid van deelnemers op een evenement te bevestigen en hun betalingen bij te houden.
Hoe kan de opkomst bij een evenement worden vastgelegd?
Aanwezigheid kan handmatig worden vastgelegd in de deelnemerslijst of door de QR-code van de deelnemers te scannen.
Wat moet er in het event report staan?
Het evenementrapport moet de notulen van het evenement, foto's, bijlagen en eventuele relevante updates bevatten.
Kan een gesloten evenement worden heropend?
Ja, een gesloten evenement kan worden heropend om de aanwezigheid te corrigeren, maar financiële transacties kunnen niet ongedaan worden gemaakt.
Wat is de aanbevolen manier om evenementrapporten te communiceren?
De aanbevolen manier om evenementrapporten te communiceren, is via een boeiende nieuwsbrief met links naar de rapporten en aankondigingen van aankomende evenementen, nieuws enz.