Registratie instellingen

Registratie-instellingen voor evenementen

De optie om u te registreren voor evenementen kan voor elk afzonderlijk evenement worden ingeschakeld. Het registratieproces stroomlijnt de organisatie van evenementen. Naast het verstrekken van waardevolle informatie voor de organisatoren, profiteren leden ook van deze functie. Na registratie ontvangen ze een bevestiging samen met een kalenderbestand dat eenvoudig aan hun agenda kan worden toegevoegd (bijv. Outlook).

Om registratie voor het gewenste evenement mogelijk te maken, gaat u naar het evenement en selecteert u het tabblad "Registratie".

1. Met het selectievakje kunt u het registratieproces activeren of deactiveren .

2. Stel de deadline in voor de registratie van deelnemers.

3. Stel een herinnering in op "geen antwoorden" een paar dagen voor het einde van de registratie. Elke persoon op de deelnemerslijst die niet op het evenement heeft gereageerd, ontvangt een e-mailwaarschuwing.

    NOTITIE

   Als je meerdere herinneringen wilt versturen (bijvoorbeeld voor een belangrijk evenement), moet je momenteel de einddatum van de registratie wijzigen, zodat de informatie opnieuw wordt verzonden. Alleen het wijzigen van het aantal dagen is niet voldoende (dit probleem is bekend en er wordt een oplossing ontwikkeld).

4. Stel de "Max. total number of people" in (deelnemers incl. begeleiders). Wanneer de limiet is bereikt, worden de inschrijvingen op de wachtlijst geplaatst. Als een geregistreerde persoon zijn registratie annuleert, gaat de volgende persoon op de wachtlijst automatisch omhoog. Let op: er zal geen automatische melding zijn voor de persoon die van de wachtlijst naar de deelnemerslijst is verplaatst.

5. Als u "Registratie van companions toestaan" inschakelt, kan het lid companions registreren via hetzelfde registratieformulier door ze op naam toe te voegen.

Verwerking van betalingen

Met de functie Betalingsafhandeling is het mogelijk om prijsdetails en betalingsopties te definiëren. Om de organisatie van een evenement te vergemakkelijken op basis van de specifieke kenmerken en vereisten, zijn er vier keuzes beschikbaar voor het beheren van prijzen en betalingen.

• Optie 1 "Geen prijzen / geen betaling" betekent dat er geen prijsberekening en geen betaling is.

• Optie 2 "Prijzen gedefinieerd in de module Evenementfinanciën/Betaling met Financiën" betekent dat de prijzen worden gedefinieerd in de evenementen en de prijs die wordt betaald door het bijwonen van het evenement te bevestigen.

• Optie 3 "Prijs per antwoord/Betaling afgehandeld buiten Polaris" betekent dat de prijs voor elk antwoord op een vraag wordt bepaald en ter plaatse wordt betaald.

• Optie 4 "Prijs per antwoord/Onmiddellijke online betaling (met creditcard/debetkaart)" betekent dat de prijs voor elk antwoord op een vraag wordt gedefinieerd en onmiddellijk wordt betaald na voltooiing van de registratie.

AANDACHT

De betalingsafhandeling kan niet meer worden gewijzigd als er vragen zijn opgenomen of deelnemers zich hebben geregistreerd!

Optie 2 "Prijzen gedefinieerd in de module Evenementfinanciën/Betaling met Financiën"

Deze optie is de instelling die overeenkomt met een eenvoudig evenement zoals een wekelijkse bijeenkomst + prijzen die zijn gedefinieerd in de financiële parameters van het evenement, met automatische afschrijving van de totale prijs (hoofddeelnemers + begeleiders) van de financiële rekening van het clublid (categorieën: Actieve leden, Prospects en Andere contacten); Voor andere deelnemers wordt hun betaling beheerd door de Club (ophaling ter plaatse of op een andere manier). De financiële parameters van elk evenement kunnen worden gewijzigd, zelfs als de club standaardparameters heeft ingesteld.

NOTITIE

Bij deze optie kan de club de prijzen van deelname-eenheden specificeren in de financiële parameters van elk evenement, of de standaard financiële parameters opslaan in de module Financiën van de club (Club parameters > Andere parameters > Financiën).

Met deze optie verschijnt er een extra tabblad met het label "Event finance" in de administratie van het evenement, dat twee doelen dient:

• Voer de verschillende financiële parameters in die van toepassing zijn op het evenement (prijs per deelnemer, kosten per eenheid, andere uitgaven)

• Geef de volledige verklaring van het evenement weer, zodat u eenvoudig alles kunt controleren voordat u het evenement sluit.

Optie 3 "Prijs per antwoord/Betaling afgehandeld buiten Polaris"

Deze optie heeft betrekking op de sectie "Vragen", waarmee voor elk vraagtype een eenheidsprijs kan worden gespecificeerd (ook voor de verplichte standaardvraag "Doet u mee"?"). Het totale bedrag dat de hoofdparticipant verschuldigd is, wordt ter plaatse betaald of volgens de door de club gestelde voorwaarden (momenteel geen verband met de financiële module). In het exportbestand wordt het verschuldigde bedrag voor elke deelnemer dienovereenkomstig vermeld.

Optie 4 "Prijs per antwoord/onmiddellijke online betaling (met creditcard/debetkaart)"

Deze optie heeft betrekking op de sectie "Vragen", waarmee een eenheidsprijs voor elk vraagtype kan worden opgegeven. Het unieke aspect is dat het onmiddellijke online betaling van het volledige verschuldigde bedrag van de hoofddeelnemer mogelijk maakt.

NOTITIE

Deze functie is optioneel en is pas beschikbaar zodra de organisatie (club, district, stichting, gemeenschap, ...) zich heeft geregistreerd voor online betaling. Lees meer over de Functies voor Online betalen in Polaris.

VOORBEELD

Bekijk een voorbeeld van een evenement met online betaling

Vragen

De sectie vragen biedt verschillende soorten vragen, of ze nu betrekking hebben op de fundamentele "Doe je mee?" of niet. Elk van deze vragen is nu toegankelijk voor de hoofddeelnemer of een andere deelnemer, waardoor verschillende antwoorden mogelijk zijn. De antwoorden op alle vragen zijn zichtbaar in de administratie van het evenement en kunnen ook worden geëxporteerd.

Een vraag toevoegen

1. Kies het type van de vraag. Er zijn vijf verschillende typen beschikbaar om uit te kiezen:

• Meerkeuze: er kunnen meerdere antwoorden worden geselecteerd

• Enkele keuze: er kan slechts één antwoord worden geselecteerd

• Tekst: Het antwoord kan worden ingevoerd als een vrij tekstveld

• Ja - Nee: De vraag kan met ja of nee worden beantwoord

• Ja - Nee - Weet niet: De vraag kan worden beantwoord met ja, nee of weet het niet

2. Schakel de optie "Antwoord(en) zijn/zijn verplicht" in als de deelnemer de vraag moet beantwoorden om zich te kunnen registreren.

3. Schakel de optie "Toon vraag alleen voor hoofddeelnemer" in als u de vraag uitsluitend aan de deelnemer wilt voorleggen en niet aan de begeleider.

4. Schakel de optie "Toon antwoorden aan andere deelnemers" in als je wilt dat de antwoorden van deelnemers zichtbaar zijn voor anderen.

5. Schakel de optie "Stemresultaten weergeven" in als u wilt dat de resultaten van de verzamelde antwoorden als een samenvatting worden weergegeven (het type "Tekst" wordt niet ondersteund).

Onderling samenhangende vragen

Het is mogelijk om meerdere vragen te maken die van elkaar afhankelijk zijn. Afhankelijk van het antwoord op de ene vraag kunnen verschillende andere vragen worden weergegeven. Dit maakt het mogelijk om ingewikkelde vragenlijsten te maken.

AANDACHT

Vragen kunnen nog steeds worden gewijzigd, maar alleen zolang er geen antwoorden ( aan- of uitschrijvingen) zijn op het evenement.

Als het echter nodig is om vragen te wijzigen nadat de reacties op de gebeurtenis zijn verzameld, moet de organisator eerst alle antwoorden opslaan en vervolgens verwijderen. Er is dan een nieuwe invoer van de verwijderde reacties vereist, die de organisator kan uitvoeren op basis van de opgeslagen lijst of door de betrokken personen te vragen opnieuw te reageren.

FAQ