CICO – Club Internet Communication Officer
CICO/Webmaster is een officiële clubfunctie van Rotary International. De CICO is voorzitter van een commissie of lid van het bestuur. Dit is afhankelijk van het charter van de club.
Het is belangrijk om deze functie in elke club te vervullen, anders wordt de club niet op de hoogte gehouden van belangrijke trainingen en nieuws van Polaris. Als een club geen CICO heeft, moet de secretaris die rol overnemen. Als er niemand in de club is die deze rol heeft, zal de club eronder lijden om efficiënt te communiceren en het clubleven te organiseren.
De CICO-functie wordt steeds belangrijker in moderne clubs die gebruik maken van IT-tools zoals Polaris. Het hebben van een deskundige en actieve CICO is de enige manier om gebruikerstevredenheid en goede communicatie in de club te bereiken.
De CICO hoeft geen IT'er te zijn, maar moet wel een goed begrip van IT hebben of er in ieder geval affiniteit mee hebben.
CICO taken en plichten
De CICO ...
is lid van het uitgebreide bestuur en neemt deel aan alle bestuursvergaderingen met commissies.
heeft volledige bestuursrechten voor zijn club in Polaris.
moet een goede kennis hebben van alle Polaris-functies om een dergelijk voorstel te kunnen doen
doet een voorstel hoe en welke Polaris-functies door de club moeten worden gebruikt en gedeeld onder de verschillende leden die verantwoordelijk zijn voor ledengegevens, clubprogramma, rapporten en nieuwsbrieven, communicatie, archivering, enz... Hij legt dit concept voor aan het bestuur van de club. Dit concept moet laten zien wie en hoe de web-content gaat maken en onderhouden.
beslist, samen met het clubbestuur, over de uitvoering van het voorstel en configureert de Polaris volgens de noden van de club.
wijst toegangsrechten toe aan Polaris binnen de clubleden.
introduceert de leden van het bestuur en de commissies in het gebruik van Polaris met als doel hen te leren de webinhoud correct en onafhankelijk te creëren en te beheren. Dit moet gebeuren met betrekking tot de algemene data protection rules (GDPR) en de regels voor webtoegang voor het publiek, district, club en bestuur.
moet de gevolgen van de overtreding van dergelijke regels kennen.
Controleert periodiek de regels voor webtoegang voor de webinhoud en het auteursrecht van de geüploade afbeeldingen die van kracht zijn in zijn/haar land.
Maakt de documentmappenstructuur voor de club en voert regelmatig opschoning uit.
ondersteunt alle clubleden met betrekking tot het gebruik van Polaris. Dit omvat de ondersteuning van de leden (gewaardeerd door oudere leden) maar ook voor het bestuur en de commissieleden die clubbestuurstaken uitvoeren.
is het eerste aanspreekpunt voor de clubleden voor alle problemen met Polaris. Indien de CICO niet in staat is om het probleem op te lossen, escaleert hij/zij het naar de DICO.
wordt door de DICOgeïnformeerd over workshops en trainingen voor Polaris. Tijdens de periodieke CICO's kan hij/zij ervaringen uitwisselen met andere clubs en veranderingen voorstellen die in de toekomst moeten worden doorgevoerd.
neemt actief deel aan de Polaris-trainingsevenementen.
NOTITIE
De nieuwste wijzigingen en functies (updates) van Polaris zijn voor zowel de CICO als alle Polaris-gebruikers beschikbaar in de Release Notes.
FAQ
Wat is de rol van de Club Internet Communication Officer (CICO)?
De CICO is een officiële clubfunctie van Rotary International, verantwoordelijk voor het beheer van de communicatie en IT-tools binnen de club.
Is de CICO in elke club verplicht?
Ja, het is belangrijk om in elke club een CICO te hebben om evenementen van de club efficiënt te organiseren en informatie te verspreiden naar de leden.
Kan de clubsecretaris de rol van CICO op zich nemen?
Ja, als een club geen CICO heeft, moet de secretaris die rol overnemen.
Moet je een IT-professional zijn om een CICO te zijn?
Nee, de CICO hoeft geen IT'er te zijn, maar moet wel een goed begrip van of affiniteit hebben met IT.
Wat zijn enkele van de belangrijkste taken van een CICO?
Belangrijke taken zijn onder meer deelnemen aan bestuursvergaderingen, het beheren van Polaris-functies, het trainen van leden in webcontentbeheer en het ondersteunen van clubleden met webgerelateerde problemen.
Hoe ondersteunt het CICO de clubleden?
De CICO ondersteunt alle clubleden met betrekking tot Polaris en helpt hen met administratieve taken en webgerelateerde problemen. Bijv. de leden uitleggen hoe ze Polaris op smartphones kunnen gebruiken.
Wat moet de CICO doen als ze een probleem niet kunnen oplossen?
Als de CICO een probleem niet kan oplossen, moeten ze het escaleren naar de DICO.
Is de CICO betrokken bij trainingsevenementen?
Ja, de CICO neemt actief deel aan Polaris-trainingsevenementen en workshops die worden georganiseerd door het District of door het Polaris-team.