Mappen maken en beheren

Documentopslag in Polaris – gecentraliseerd, efficiënt en naadloos geïntegreerd

Polaris biedt een gestructureerd en gecentraliseerd documentopslagsysteem, dat zorgt voor gemakkelijke toegang tot essentiële bestanden en bronnen. Alle documenten worden opgeslagen in één enkele, niet-redundante opslagplaats, waardoor dubbele versies worden geëlimineerd en consistentie wordt gegarandeerd. Met naadloze integratie kan inhoud uit het documentenarchief rechtstreeks worden geraadpleegd in andere artikelen, zodat gebruikers snel toegang hebben tot relevante informatie zonder tussen meerdere bronnen te hoeven schakelen. Deze aanpak verbetert de organisatie, verbetert de efficiëntie en zorgt ervoor dat alle materialen up-to-date en gemakkelijk toegankelijk blijven.

Dat is cruciaal bij het omgaan met documenten, mappen en het archief:

• Documenten worden opgeslagen in hiërarchisch gestructureerde mappen.

• De zichtbaarheid op de webpagina (frontend) kan alleen op mapniveau worden ingesteld.

• De zichtbaarheid van de mappen in de hiërarchie kan slechts gelijk of lager zijn. Dat betekent dat een map niet beter zichtbaar kan zijn dan een map op een hoger niveau.

• De zichtbaarheid op de webpagina (frontend) wordt over het algemeen geregeld door de vlag "Inhoud is gepubliceerd" (mapinstellingen > tabblad "Zichtbaarheid").

• Gearchiveerde mappen verschijnen niet op de website (frontend) en worden in de administratie (backend) blauw gemarkeerd.

Mappen ordenen

• Klik op de knop "+ Map aanmaken" om een nieuwe map aan te maken op het huidige hiërarchieniveau waar de geselecteerde map zich in de linker mappenstructuur bevindt.

• Om bestanden in de gekozen map op te nemen, drukt u op de knop "+ Voeg document toe" of sleept u de bestanden of klikt u op het gemarkeerde gebied eronder.

• Met een klik op de knop "Map bijwerken" kunt u de instellingen van de gekozen map wijzigen.

• Met de knop "Sorteer op" kunt u de bestanden in de geselecteerde map in de gewenste volgorde rangschikken.

• Mappen kunnen met de muis op hetzelfde hiërarchische niveau worden verplaatst. Een groen vinkje of rood kruisje geeft aan of deze handeling is toegestaan of niet. Hiermee kunt u de volgorde van de mappen wijzigen.

• De map kan naar een ander hiërarchisch niveau worden verplaatst door deze te bewerken en een andere bovenliggende map toe te wijzen.

• De bovenste map kan niet worden verplaatst. Mappen kunnen niet worden verwijderd zolang ze niet leeg zijn (knop "Map verwijderen" verschijnt niet).

• Het maximale hiërarchieniveau is niet beperkt, maar >5 heeft geen zin en is omslachtig. Standaard worden slechts 4 van de eerste niveaus weergegeven.

• Als een map is gemarkeerd als 'gearchiveerd', worden alle mappen in deze hiërarchie automatisch gemarkeerd als 'gearchiveerd'. Het omgekeerde is echter niet waar!

Documenten ordenen

• Een document kan een bestand of een link zijn!

• Verschillende formaten van de bestanden worden ondersteund. Het gebruik van PDF-documenten wordt aanbevolen.

• Documenten kunnen niet rechtstreeks in Polaris worden gewijzigd. Ze moeten worden gedownload, lokaal op de computer worden gewijzigd en vervolgens opnieuw worden geüpload naar Polaris.

• Het is mogelijk om documenten tijdens het uploaden te vervangen.

• Nieuwe documenten worden bovenaan de lijst toegevoegd.

• De volgorde van de bestanden kan met de muis worden gewijzigd ( ). Gebruik het juiste pictogram om te slepen en neer te zetten ().

• De maximale bestandsgrootte van een document is beperkt tot 20 MB.

• Het is mogelijk om meerdere bestanden tegelijk te uploaden. U kunt een aantal bestanden naar het uploadgebied slepen of op het gebied klikken om meerdere bestanden te kiezen.

• Het laatst geüploade bestand komt als eerste in Polaris.

• Het document kan naar een andere map of een ander hiërarchieniveau worden verplaatst door het te bewerken en een andere bovenliggende map toe te wijzen.

NOTITIE

Voor het uploaden moeten de gekozen bestanden tijdelijk worden opgeslagen. Deze opslagcapaciteit is beperkt tot ongeveer 100 MB. Bijgevolg mag de totale grootte van alle bestanden die in één keer worden gekozen, niet groter zijn dan 100 MB. Dit legt ook een limiet op aan het aantal bestanden dat kan worden geselecteerd.

VAN TOEPASSING OP AFBEELDINGEN

Afbeeldingen die de breedte van 2000 pixels overschrijden, worden automatisch en proportioneel verkleind tot deze grootte wanneer ze worden geüpload. Dit resulteert in een maximale grootte van ca. 4 MB per afbeelding.

Dit geldt voor alle afbeeldingen in Polaris.

PRAKTISCH ADVIES

• Sleep niet meerdere bestanden met de muis naar het venster als u de volgorde van de bestanden wilt behouden.

• Werk in stappen van maximaal 10-20 bestanden tegelijk. Op deze manier is het gemakkelijker om het op te lossen als er zich een probleem voordoet. In Polaris moet elk bestand één voor één worden verwijderd.

• Probeer het eerst in een testmap.

Archief ordenen

De archieffunctie wordt gebruikt om documenten in de loop van de tijd te structureren.

• Gearchiveerde bestanden worden opgeslagen in mappen die zijn gelabeld als 'gearchiveerd'.

• Het label "Gearchiveerd" kan worden toegepast en vervolgens worden verwijderd in de mapinstellingen (klik op de knop "Map bijwerken").
  

• Het archiveringsproces is handmatig. Dit betekent dat oude documenten niet automatisch naar het archief worden verplaatst.

• Als een map is gemarkeerd als 'gearchiveerd', worden alle mappen in de hiërarchie automatisch gemarkeerd als 'gearchiveerd'. Het omgekeerde is echter niet waar!

• Gearchiveerde mappen verschijnen niet op de website (frontend) en worden in de administratie (backend) blauw gemarkeerd.

• Gearchiveerde mappen worden niet meegeteld bij het zoeken naar documenten, tenzij u de zoekopdracht expliciet in het archief opgeeft. Op deze manier kunnen gearchiveerde documenten worden gevonden en gebruikt door de gebruikers.