Polaris dicteert niet hoe clubs het gebruiken. Het biedt tal van mogelijkheden om het werk van de club te organiseren.
Het belangrijkste is om schriftelijk vast te leggen hoe de club Polaris gebruikt of wil gebruiken. Zo weet iedereen wat hij moet doen en hoe, en wordt de jaarlijkse overdracht van functies aan een opvolger veel gemakkelijker. De CICO is het best geplaatst om een dergelijk gebruiksconcept op te stellen en te laten valideren door het Bestuur. Indien nodig zal de DICO hierbij assisteren.
Het gebruiksconcept moet rekening houden met de configuratie van uw club. Clubs met 20 tot 30 leden zijn anders georganiseerd dan clubs met meer dan 80 leden. Ook de leeftijdsverdeling van de leden en de specifieke tradities van de club spelen een belangrijke rol.
Hier zijn slechts enkele van de manieren waarop Polaris maximaal kan worden gebruikt.
Basisvereisten
De belangrijkste voorwaarde is de bereidheid om digitaal samen te werken. Als de club van plan is om het werk te beheren met verspreide tools zoals e-mail, Excel, Word, PDF en WhatsApp, heeft het geen Polaris nodig.
De tweede essentiële voorwaarde is dat de meerderheid van de leden hun login heeft geactiveerd. De meeste informatie kan om redenen van gegevensbescherming niet openbaar worden gemaakt, aangezien deze persoonlijke informatie bevat. Toegang is dus alleen mogelijk met een login. Polaris kan alleen effectief worden gebruikt als meer dan 95% van de leden een e-mailadres heeft en gebruikt.
Polaris moet in fasen worden geïmplementeerd. De club beslist zelf over de omvang van deze stappen en de snelheid van de invoering. Het gebruik van alle Polaris-functies in één keer is een te grote last voor elke club en elke gebruiker.
Het moet op clubniveau duidelijk zijn wie ondersteuning biedt en wie de volgende instantie is. Hulp moet in eerste instantie intern en snel worden geboden. Een overstuur gebruiker kan er niets aan doen, hij heeft ondersteuning nodig. Zie Contact & Ondersteuning.
Kalender
De eerste en belangrijkste stap naar een betere communicatie binnen de club is het gebruik van de kalender voor alle clubevenementen.
De programmamanager voert alle evenementen in de agenda in. De essentie van de levenscyclus van een evenement wordt uitgelegd hier.
Let op zichtbaarheid en respecteer de publicatieregels.
Zorg ervoor dat u een onderscheid maakt tussen wettelijke en andere evenementen (anders werkt de berekening van de aanwezigheid niet goed).
E-mail uitnodigingen worden alleen gebruikt voor de belangrijkste clubevenementen.
Het wordt aanbevolen om de registratie systematisch te activeren om de taak van de organisatoren te vergemakkelijken (beschikbaarheid, restaurant, tickets, enz.).
Als er documenten nodig zijn voor het evenement (agenda, notulen, aanvullende informatie, enz.), kunnen deze direct aan het evenement worden toegevoegd of kan een hele map met documenten worden bijgevoegd.
Het vastleggen van aanwezigheid en aanwezigheid heeft betrekking op het specifieke geselecteerde evenement en werkt alleen als het is geregistreerd in Polaris.
Andere functies met betrekking tot Agenda
Gebruik aanvullende vragen om informatie te verzamelen tijdens het registratieproces.
Integratie van restaurants (optioneel).
Registreer uw aanwezigheid door simpelweg de QR-code te scannen.
Om de prijs van de maaltijd automatisch in rekening te brengen op de rekeningen van de aanwezige leden, activeert u de module Financiën; de kosten worden aan het einde van het evenement in rekening gebracht.
Wekelijks rapport, bulletin, notulen
Het maken, verspreiden en archiveren van wekelijkse rapporten (bulletins) is een traditie in de meeste clubs. Een wekelijks rapport geeft informatie over de evenementen van de club in de afgelopen week en is daarom een belangrijk onderdeel van actieve clubcommunicatie (ook voor leden die het evenement niet konden bijwonen).
NOTITIE
Het continu bewaren van evenementverslagen gedurende vele jaren is cruciaal voor clubs. Het stelt hen in staat om hun geschiedenis vast te leggen.
Voor meer rapportagedetails zie de levenscyclus van een evenement.