Rollen
Rollen worden toegewezen aan leden in het "Gebruikers account" van de ledenadministratie. Rollen kunnen ook worden toegekend aan gasten, prospects en andere contacten. Een rol is altijd van toepassing op de club waarin de gebruiker zich op dat moment bevindt. Als een gebruiker een gast is in het district of een speciale club, kan zijn rol veranderen bij het openen van de districts- of speciale clubpagina's.
Ledenbeheer: Gebruikers account
De mogelijke toewijzing van rollen in een club is als volgt:
Rol "Beheerder eenheid (alle rechten)" > Maakt volledig beheer van alle gebieden in Polaris mogelijk. het is voorbehouden aan de CICO en de secretaris. Er zijn twee extra beheerdersrollen die de rechten overerven van de hiërarchisch lagere organisaties/clubs. Deze zijn handig voor de DICO en de districtssecretaris en voor clubs met een satellietclub.
Rol "Beheerder van de leven van de eenheid" > Maakt het mogelijk om alle gebieden van het clubleven en documenten te onderhouden. Het kan worden toegewezen aan elk lid van de Raad van Bestuur of een Commissie.
Rol "Leden beheerder" > Maakt het beheer van ledengegevens mogelijk. Het wordt aanbevolen voor de adjunct-secretaris. Het aantal personen met de rol "Unit Admin (alle rechten)" samen met personen die de rol "Member Administrator" hebben, is beperkt tot 4. Dit betekent dat er maximaal 4 personen de ledengegevens in de club kunnen beheren.
Rol "Financiën" > Maakt het mogelijk om de rekeningen van de leden en van de evenementen te beheren en om de boekingen uit te voeren. Het is bedoeld voor de penningmeester.
Rol "Website gebruiker" > is de standaard niet-administratieve rol, die aan alle andere leden moet worden toegewezen.
Rol "Aanwezigheidsadministratie" > Hiermee kan een clublid aanwezigheden vastleggen en de aanwezigheid beheren.
Rol 'Aanwezigheid vastleggen (restaurant)' > Hiermee kunt u de aanwezigheid van een clublid of van een derde partij vastleggen. Het personeel van het restaurant kan bijvoorbeeld de QR-code scannen en zo de aanwezigheden registreren.
Clubs kunnen hun eigen rol bepalen. Het Polaris-team raadt dit echter af vanwege de complexiteit van de relaties.
Rechten
De rechten bepalen welke functies van Polaris in beheer toegankelijk zijn en hoe. Een toegang heeft drie verschillende niveaus:
Geen toegang
Alleen lezen
Beheren (lezen & schrijven & verwijderen)
De volgende matrix laat zien welke rechten elke rol heeft.
Clubparameters: Rollen
Het is mogelijk om nieuwe clubrollen te definiëren. Vanwege de complexiteit en afhankelijkheden van de gebieden is het echter niet eenvoudig. Gebieden zoals agenda en nieuwsbrief zijn bijvoorbeeld afhankelijk van e-mails.
Sommige gebieden, bijvoorbeeld het beheer van ledengegevens, kunnen niet worden toegewezen omdat anders de AVG zou kunnen worden ondermijnd.
Het Polaris-team raadt af om je eigen clubrollen te definiëren. Als u nog uw eigen rollen moet definiëren, neem dan contact op met het DICO of het Polaris-team.
FAQ
Wat zijn de rollen in de ledenadministratie?
Rollen worden toegewezen aan leden in de ledenadministratie 'Gebruikersaccount' en kunnen ook worden toegewezen aan gasten, prospects en andere contacten.
Wie kan de rol 'Unit Admin (alle rechten)' hebben?
De rol 'Unit Admin (alle rechten)' is voorbehouden aan de CICO en de Secretaris, en maakt het volledige beheer van alle gebieden in Polaris mogelijk.
Kunnen clubs hun eigen rol bepalen?
Ja, clubs kunnen hun eigen rol bepalen, maar het Polaris-team raadt dit af vanwege de complexiteit van de relaties.
Welke rechten zijn verbonden aan de verschillende rollen?
Rechten bepalen welke functies van Polaris toegankelijk zijn in beheer en omvatten drie niveaus: Geen toegang, Alleen lezen en Beheren (lezen en schrijven en verwijderen).
Is het mogelijk om meerdere 'Member Administrators' aan te wijzen?
Ja, maar het totale aantal personen met de rol 'Unit Admin (alle rechten)' en 'Member Administrator' is beperkt tot 4.
Wat is de standaardrol die aan alle andere leden wordt toegekend?
De standaard niet-administratieve rol die aan alle andere leden wordt toegewezen, is de rol 'Websitegebruiker'.
Kan een clublid de opkomst vastleggen?
Ja, een clublid kan toeschouwers vastleggen als hij of zij de rol 'Aanwezigheidsbeheer' heeft.
Zijn er beperkingen voor het definiëren van nieuwe clubrollen?
Ja, vanwege de complexiteit en afhankelijkheden van de gebieden is het niet eenvoudig om nieuwe clubrollen te definiëren, en sommige gebieden kunnen niet worden toegewezen om te voorkomen dat de AVG wordt ondermijnd.