1. Inleiding / Voorwoord
De Polaris-gemeenschap bestaat uit alle districten die de Polaris-software gebruiken, evenals Het Polaris-team dat verantwoordelijk is voor de ontwikkeling ervan.
De samenwerking is gebaseerd op de Rotary-kernwaarden:
Eerlijkheid
Respect
Alle districten worden gelijk behandeld – ongeacht:
geografische locatie
taal
aantal clubs of gebruikers
De vereniging Rotary Communication Services Zwitserland-Liechtenstein (RCS) is de wettelijke eigenaar van de Polaris-software. De Polaris Product Manager is vertegenwoordigd in het bestuur van de RCS en rapporteert aan hen.
2. Polaris-vertegenwoordigers (Bestuursstructuur)
2.1 Samenstelling
Elk district wijst een Polaris District Representative (PDR) aan
Rotaract-clubs wijzen een Polaris Rotaract Representative (PRR) aan
Alle vertegenwoordigers vormen samen de Polaris Assembly
Districten kunnen hun vertegenwoordiging delegeren.
2.2 Taken van de vertegenwoordigers
De vertegenwoordigers:
vertegenwoordigen hun district of gemeenschap (Rotary, Rotaract, Inner Wheel)
ondersteunen clubs met gedegen Polaris-kennis
fungeren als interface naar het Polaris-team
verzamelen feedback, ideeën en vereisten
melden kwesties via RedMine
nemen actief deel aan vergaderingen
3. Polaris-team
3.1 Rol
Het Polaris-team wordt geleid door de Polaris Product Manager en is verantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling van de software.
3.2 Hoofdtaken
Het team:
stuurt de gehele softwareontwikkeling (incl. middelen & budget)
communiceert met Polaris-vertegenwoordigers
verzamelt en consolideert ideeën
organiseert vergaderingen en stemmingen
definieert uitvoeringsplannen
3.3 Beslissingsbevoegdheid
Het Polaris-team kan:
ideeën afwijzen
prioriteiten wijzigen
Beslissingen zijn ook gebaseerd op economische factoren (kosten-baten).
4. Bijdrage- en Beslissingsproces
Het proces bestaat uit drie fasen:
4.1 Fase 1: Definiëren van onderwerpen
Polaris-vertegenwoordigers creëren ideeën in Redmine
Onderwerpen hebben een strategisch karakter (geen technisch detailniveau)
Het Polaris-team:
verzamelt en beoordeelt voorstellen
maakt een voorselectie
publiceert onderwerpen vooraf
Doel: Relevante onderwerpen identificeren die van breed belang zijn voor de clubs.
4.2 Fase 2: Discussie
Vindt plaats in een videoconferentie
Deelname van alle vertegenwoordigers is voorzien
Alleen vooraf gedefinieerde onderwerpen worden behandeld
Bijzonderheden:
Nieuwe oplossingen kunnen worden ingebracht
Nieuwe onderwerpen moeten het proces opnieuw doorlopen
Moderatie door de productmanager
Taal: Engels
Sessie wordt opgenomen
4.3 Fase 3: Besluit (Stemming)
De beslissing wordt genomen door elektronische stemming. De resultaten worden anoniem weergegeven.
Regels:
Elke vertegenwoordiger ontvangt hetzelfde aantal punten voor de stemming
Per district of gemeenschap wordt één stemgerechtigde vertegenwoordiger aangewezen
Alle vertegenwoordigers mogen stemmen – voor het officiële stemresultaat tellen alleen de stemgerechtigde stemmen
De puntentoewijzing wordt per stemming vastgesteld door het Polaris-team
Totaal aantal te verdelen punten = aantal onderwerpen × punten per onderwerp (vermenigvuldiger)
Per onderwerp:
Minimumpunten
Maximumpunten
Granulariteit
Niet uitgebrachte stemmen worden niet meegenomen
De stemming is anoniem
Polaris-teamleden mogen stemmen; hun stemmen zijn echter niet stemgerechtigd en tellen daarom niet mee voor het officiële stemresultaat
Prioritering: Meer punten = hogere prioriteit in de uitvoering
Resultaat:
Publicatie op de stemmenpagina of per e-mail
Start van de volgende ideefase
5. Kernprincipes van de Samenwerking
Transparantie in het proces
Betrokkenheid van alle districten en gemeenschappen
Gestructureerde besluitvorming
Combinatie van democratische stemming en economische evaluatie