Ontvangerslijsten

Er zijn twee verschillende soorten ontvangersgroepen die kunnen worden gebruikt voor communicatiedoeleinden:

• Vooraf gedefinieerde ontvangersgroepen

• Aangepaste groepen ontvangers

Vooraf gedefinieerde ontvangersgroepen

Geadresseerdengroepen van het type "Voorgedefinieerd" worden dynamisch berekend tijdens runtime. Veelgebruikte vooraf gedefinieerde ontvangersgroepen zijn bijvoorbeeld "Alle actieve leden (eigen eenheid)" of "Alle actieve leden (eigen eenheid en lager)". Het onderscheid tussen "eigen eenheid" en "eigen eenheid en lager" is dat "eigen eenheid" uitsluitend verwijst naar de individuen binnen die eenheid, terwijl "eigen eenheid en lager" aangeeft dat individuen uit alle ondergeschikte eenheden ook zijn inbegrepen.

Voorbeeld: Eenheid = District

• "Alle leden (eigen eenheid)" = niemand (een district heeft geen actieve leden, alleen gastleden)

• "Alle leden (eigen unit en lager)" = alle leden van alle clubs en satellietclubs in dit district

NOTITIE

Vooraf gedefinieerde ontvangersgroepen zijn dynamisch – de concrete ontvangers worden bepaald wanneer de groep wordt gebruikt.

In de lijstweergave van de vooraf gedefinieerde geadresseerdengroepen zijn er drie functies beschikbaar voor elke invoer:

• Getallen herberekenen: de berekende waarde geeft het momenteel bepaalde aantal leden in deze ontvangersgroep weer in een aparte kolom

• Leden van de ontvangersgroep weergeven: hiermee opent u een aparte weergave met een lijst van alle leden van deze ontvangersgroep

• Dupliceren: dupliceert de gewenste ontvangersgroep (let op: de resulterende kopie van deze ontvangersgroep is een statische aangepaste ontvangersgroep)

Aangepaste groepen ontvangers

Ontvangersgroepen van het type "Aangepast" kunnen worden gemaakt (Hulpprogramma > Ontvangersgroepen > "+ Maken") door handmatig niet-leden of leden toe te voegen of door ontvangerslijsten te importeren. Ze zijn vaak gemaakt voor verschillende mailings naar specifiek vereiste ontvangers. Het concreet samenstellen van adressen gebeurt vaak vooraf in Excel. Om deze reden biedt Polaris een eenvoudige manier om een Excel-lijst te importeren.

NOTITIE

Aangepaste ontvangersgroepen zijn statisch : het aantal leden staat vast en verandert niet automatisch (leden kunnen handmatig worden verwijderd of toegevoegd).

In de lijstweergave van de aangepaste geadresseerdengroepen zijn er vijf functies beschikbaar voor elke vermelding:

• Getallen herberekenen: de berekende waarde geeft het momenteel bepaalde aantal leden in deze ontvangersgroep weer in een aparte kolom

• Bewerken: Hiermee kunt u de ontvangersgroep bewerken - leden toevoegen, importeren of verwijderen

• Leden van de ontvangersgroep weergeven: hiermee opent u een aparte weergave met een lijst van alle leden van deze ontvangersgroep

• Dupliceren: dupliceert de gewenste ontvangersgroep (let op: deze kopie van deze ontvangersgroep is statisch)

• Verwijderen: de opgegeven ontvangersgroep kan permanent worden verwijderd (er verschijnt een bevestigingsprompt die moet worden geaccepteerd)

E-mailadressen importeren in aangepaste geadresseerdengroepen

Wanneer u een aangepaste geadresseerdengroep maakt, kunt u de e-mailadressen uit een bestand importeren. Op het tabblad "Ontvangers" Door op de knop "+ Import recipient-list" te klikken, kunt u een voorbeeld downloaden van het bestandsformaat dat door de importeur wordt geaccepteerd (zie onderstaande sjablonen). Het bestand moet een Excel-blad in XLSX-formaat zijn.

De importeur zal het bestand uploaden en verifiëren zodra u het naar het aangewezen uploadgebied sleept of het bestand selecteert door in dat gebied te klikken.

Wanneer u op de knop "Opslaan" klikt, worden de door u geüploade gegevens verwerkt en opgeslagen.

De volgende regels zijn van toepassing op de bestandsrijen

• De eerste regel van het bestand (kopregel) wordt altijd overgeslagen tijdens het importeren

• Als het e-mailadres al in de lijst staat, wordt de record overgeslagen en niet verwerkt. Dit voorkomt duplicaten.

• Als de RI-ID in de eerste kolom is ingesteld, moet het corresponderende lid in Polaris bestaan. Zijn Polaris-gegevens worden opgenomen en de gegevens in het bestand worden genegeerd.

• Als de RI-ID al in de lijst staat, wordt het record overgeslagen en niet verwerkt.  Dit voorkomt duplicaten.

• Als de taalcode niet is ingesteld, wordt de standaardclubtaal gebruikt.

Praktische tips

Als u niet-Rotarians of mensen die niet in Polaris staan wilt importeren, gebruik dan het bestand met de kolommen: voornaam, achternaam, aanhef, taal en mail en laat de RI-ID leegmaken. Zie het sjabloonbestand:

Als u Rotarians wilt importeren die al in Polaris staan, stelt u alleen de kolom RI-ID in en laat u alle andere kolommen leeg. De ledengegevens worden automatisch uit Polaris gehaald. Zie het sjabloonbestand:

BELANGRIJKE OPMERKING

Importeer niet meer dan 400 adresregels in één handeling. Als u meer gegevensrecords wilt importeren, splitst u de Excel-sheets dienovereenkomstig. Nieuwe gegevensrecords kunnen op elk moment worden geïmporteerd en toegevoegd aan de bestaande aangepaste geadresseerdengroep. Er worden geen dubbele records gemaakt en bestaande records worden niet overschreven.