Online betaling
Proces
Het lid schrijft zich in voor een evenement en selecteert diensten of goederen voor één of meer personen. Registratie kan meerdere items voor elke persoon bevatten.
Zodra de registratie is voltooid en gevalideerd:
De creditcard of betaalpas van het lid wordt belast en het bijbehorende bedrag wordt overgemaakt naar de bankrekening van de club. Dit bedrag verschijnt niet op het Polaris-account van het lid.
Er wordt echter wel een orderbevestiging naar de klant gestuurd. Dit dient als bewijs van aankoop en als ticket voor het evenement.
De inschrijving is definitief afgerond.
Latere wijzigingen in de registratie zijn alleen mogelijk door persoonlijk contact met de penningmeester. De penningmeester noteert handmatig aantekeningen over dergelijke bijzondere gevallen in Polaris. De penningmeester kan bij Polaris nagaan wie er ingeschreven is en wie wat betaald heeft.
De bevestiging van aanwezigheid en de sluiting van het evenement stellen de penningmeester in staat om de kosten te controleren, maar leiden niet tot een financiële transactie.
De penningmeester vereffent de rekeningen met de evenementenaanbieder (bijv. het restaurant) en betaalt de kosten voor alle deelnemers.
Kenmerken
Tijdelijke vooruitbetaling voor een duidelijk omschreven doel, product of dienst.
Onmiddellijke incasso geactiveerd door bevestiging van registratie. Bindende reservering of aankoop vooraf, zonder mogelijkheid tot annulering of wijziging. Bijzondere gevallen kunnen alleen in overleg met de penningmeester worden overeengekomen.
Globale verrekening, door de penningmeester, van de geleverde dienst/consumptie van alle deelnemers.
Voordelen
Bindende vooruitbetaling, dus een betere planning voor de organisator.
Deelname aan een evenement zonder directe betaling ter plaatse. Daarom zeer snelle verwerking bij de ingang van het evenement.
Werkt ook voor bezoekers en niet-leden.
Is niet gekoppeld aan de financiële module. Een club kan de financiële module gebruiken voor wekelijkse lunches en online betaling voor speciale evenementen.
Later uit te breiden voor andere doeleinden zoals donaties en de aankoop van producten of tickets.
Beperkingen
Werkt alleen voor evenementen met registratie.
Registratie/aankoop kan niet eenvoudig worden gewijzigd of geannuleerd.
Er is geen mogelijkheid om de registratie voor iemand anders te doen.
De penningmeester vereffent rekeningen met de leverancier (bijv. restaurant) voor alle diensten die door de deelnemers worden gebruikt. Hij moet de aanwezigheid van de deelnemers kennen en verifiëren.
Online betaling in Polaris werkt momenteel niet voor andere soorten betalingen, zoals jaarlijkse kosten, donaties of vooruitbetalingen op de Polaris-rekening.
Module Financiën
Proces
Leden storten een vast of gratis bedrag vooruit op de bankrekening van de club.
De penningmeester van de club beheert de bankrekening en crediteert de persoonlijke rekeningen van de leden in Polaris op basis van hun respectievelijke betalingen.
Elk lid heeft zijn/haar eigen account en boekhoudkundige opvolging in Polaris. Hij/zij kan zijn/haar credit- en debetbedragen raadplegen in Polaris, evenals zijn/haar rekeningsaldo.
Wanneer de aanwezigheid van een lid bij een evenement wordt vastgelegd, kunnen de bijbehorende kosten worden afgeschreven van de Polaris-rekening van het lid. Deze transactie wordt pas uitgevoerd wanneer het evenement in Polaris is afgesloten.
De penningmeester vereffent de rekeningen met de aanbieder (bijv. het restaurant) en betaalt de kosten voor alle deelnemers.
De penningmeester kan ook handmatige boekingen maken, zoals het in rekening brengen van clubkosten of donaties op de rekeningen van leden.
Kenmerken
Vooruitbetaling zonder specifiek doel, product of dienst.
Latere afschrijving geactiveerd door bevestiging van het verbruik of handmatige boeking.
Geen bindende reservering of aankoop vooraf.
Globale afrekening door de penningmeester van de geleverde dienst/consumptie van alle deelnemers.
Voordelen
Vooruitbetaling is te allen tijde mogelijk.
Deelname aan een evenement zonder directe betaling ter plaatse is mogelijk. Dit betekent een zeer snelle verwerking bij aankomst op het evenement.
Saldo van de persoonlijke account van elk lid, op elk moment toegankelijk.
Ook geschikt voor evenementen zonder registratie.
De reservering kan worden gewijzigd of geannuleerd totdat de aanwezigheid is bevestigd.
Het is mogelijk om een inschrijving voor iemand anders te doen.
Het Polaris-account kan voor een breed scala aan doeleinden worden gebruikt. Bijv. voor jaarlijkse contributie, donaties, enz.
Beperkingen
Niet geschikt voor bezoekers en niet-leden.
De penningmeester vereffent rekeningen met de aanbieder (bijv. restaurant) voor alle diensten die aan de deelnemers worden geleverd. Hij moet de aanwezigheid van de deelnemers kennen en controleren.