1. Einleitung / Vorwort
Die Polaris-Gemeinschaft besteht aus allen Distrikten, die die Polaris-Software nutzen, sowie dem Polaris-Team, das für deren Entwicklung verantwortlich ist.
Die Zusammenarbeit basiert auf den rotarischen Grundwerten:
Fairness
Respekt
Alle Distrikte werden gleich behandelt – unabhängig von:
geografischer Lage
Sprache
Anzahl der Clubs oder Nutzer
Der Verein Rotary Communication Services Schweiz-Liechtenstein (RCS) ist der rechtliche Eigentümer der Polaris-Software. Der Polaris-Produktmanager ist im Vorstand des RCS vertreten und berichtet an diesen.
2. Polaris-Vertreter (Governance-Struktur)
2.1 Zusammensetzung
Jeder Distrikt ernennt einen Polaris District Representative (PDR)
Rotaract-Clubs ernennen einen Polaris Rotaract Representative (PRR)
Alle Vertreter bilden gemeinsam die Polaris Assembly
Distrikte können ihre Vertretung delegieren.
2.2 Aufgaben der Vertreter
Die Vertreter:
repräsentieren ihren Distrikt bzw. Community (Rotary, Rotaract, Inner Wheel)
unterstützen Clubs durch fundierte Polaris-Kenntnisse
fungieren als Schnittstelle zum Polaris-Team
sammeln Feedback, Ideen und Anforderungen
melden Themen über RedMine
nehmen aktiv an Versammlungen teil
3. Polaris-Team
3.1 Rolle
Das Polaris-Team wird vom Polaris-Produktmanager geleitet und ist verantwortlich für die Weiterentwicklung der Software.
3.2 Hauptaufgaben
Das Team:
steuert die gesamte Softwareentwicklung (inkl. Ressourcen & Budget)
kommuniziert mit Polaris-Vertretern
sammelt und konsolidiert Ideen
organisiert Versammlungen und Abstimmungen
definiert Umsetzungspläne
3.3 Entscheidungsbefugnis
Das Polaris-Team kann:
Ideen ablehnen
Prioritäten ändern
Entscheidungen basieren auch auf wirtschaftlichen Faktoren (Kosten-Nutzen).
4. Beitrags- und Entscheidungsprozess
Der Prozess besteht aus drei Phasen:
4.1 Phase 1: Definition von Themen
Polaris-Vertreter erstellen Ideen in Redmine
Themen haben strategischen Charakter (kein technisches Detaillevel)
Das Polaris-Team:
sammelt und bewertet Vorschläge
erstellt eine Vorauswahl
veröffentlicht Themen vorab
Ziel: Relevante Themen identifizieren, die breite Bedeutung für die Clubs haben.
4.2 Phase 2: Diskussion
Findet in einer Videokonferenz statt
Teilnahme aller Vertreter vorgesehen
Nur vorab definierte Themen werden behandelt
Besonderheiten:
Neue Lösungsansätze können eingebracht werden
Neue Themen müssen den Prozess neu durchlaufen
Moderation durch den Produktmanager
Sprache: Englisch
Sitzung wird aufgezeichnet
4.3 Phase 3: Entscheidung (Voting)
Die Entscheidung erfolgt durch elektronische Abstimmung. Die Ergebnisse werden in anonymer Form dargestellt.
Regeln:
Jeder Vertreter erhält gleich viele Punkte für die Stimmvergabe
Pro Distrikt bzw. Community wird ein stimmberechtigter Vertreter bestimmt
Alle Vertreter dürfen abstimmen – für das offizielle Abstimmungsergebnis zählen nur die stimmberechtigten Stimmen
Die Punktvergabe wird vom Polaris-Team pro Abstimmung festgelegt
Zu vergebende Gesamtpunkte = Anzahl Themen × Punkte pro Thema (Multiplikator)
Pro Thema:
Minimum-Punkte
Maximum-Punkte
Granularität
Nicht abgegebene Stimmen werden nicht berücksichtigt
Abstimmung ist anonym
Polaris-Teammitglieder dürfen abstimmen, ihre Stimmen sind allerdings nicht stimmberechtigt und zählen somit nicht zum offiziellen Abstimmungsergebnis
Priorisierung: Mehr Punkte = höhere Priorität in der Umsetzung
Ergebnis:
Veröffentlichung auf der Abstimmungsseite bzw. per E-Mail
Start der nächsten Ideenphase
5. Grundprinzipien der Zusammenarbeit
Transparenz im Prozess
Einbindung aller Distrikte und Communitys
Strukturierte Entscheidungsfindung
Kombination aus demokratischer Abstimmung und wirtschaftlicher Bewertung