Intégration des restaurants

• Créez le restaurant en tant qu’autre contact dans votre club, avec son adresse mail correspondante. N’activez cependant pas ce compte, afin que le restaurant ne puisse pas se connecter.

• Dans l’événement, définissez le restaurant dans la liste des organisateurs et activez l’inscription. Chaque fois qu’un participant s’inscrit ou se désinscrit, le restaurant recevra un e-mail avec le nom de la personne concernée et ses réponses.

• Il appartient au restaurant de collecter les informations et les regrouper afin de savoir combien de personnes viendront et, éventuellement, leur choix de menu. De nos jours, les restaurants sont connectés à de nombreux systèmes de réservation, ils sont donc en mesure de le faire.

NOTE
Recevoir un e-mail pour chaque inscription/désinscription peut être lourd pour le restaurant ! Nous ne recommandons pas cette option.

• Créez le restaurant en tant qu’autre contact dans votre club avec l’adresse mail correspondante. N’activez cependant pas ce compte, afin que le restaurant ne puisse pas se connecter.

• Dans l’évènement, sélectionnez le restaurant dans la liste des contacts sur le lieu de l’évènement et activez l’inscription. Plusieurs destinataires peuvent être définis. (Note : l’adresse mail de l’établissement n’est pas pertinente pour cette fonctionnalité, il faut indiquer celle de la personne de contact).

• Lorsque la date limite d’inscription est atteinte, le restaurant reçoit, par e-mail, un fichier Excel contenant les noms et les réponses des participants. Les effets secondaires possibles sont :

  • Lorsque le délai est prolongé avant son échéance, l’e-mail sera envoyé en conséquence.

  • Lorsque le contact sur le lieu de l’évènement a été défini après l’expiration du délai ou si l’inscription n’était pas activée à ce moment-là, AUCUN e-mail n’est envoyé. La date limite n’a pas été respectée.

  • Lorsque le contact sur le lieu de l’évènement a été défini à temps et que l’échéance est repoussée après l’envoi d’un e-mail, un nouvel e-mail sera envoyé à la nouvelle date limite.

  • Lorsque les inscriptions se font au nom de membres après la date limite, le restaurant ne sera pas informé de ces nouveaux participants.

• L’organisateur de l’événement a le rôle Administrateur de la Vie de l'unité et décide quand il est judicieux de télécharger la liste simplifiée des participants.

• Le téléchargement est disponible sur la page Web de l’événement, en cliquant sur l’icône à gauche du bouton PARTICIPANTS.

• La liste simplifiée contient les noms des participants et leurs choix. Etant donné que, dans ce cas, l’adresse mail du restaurant n’est pas connue de Polaris, l’organisateur de l’événement doit envoyer la liste à partir de son propre compte de messagerie. Le téléchargement de la liste simplifiée est disponible sur la page web de l’événement, en cliquant sur l’icône à gauche du bouton PARTICIPANTS .

• Créer un nouveau rôle « Restaurant » (Paramètres de club > Rôles > “+ Créer”), qui a uniquement un accès en lecture au calendrier et aux inscriptions/questions, mais aucun autre droit d’accès. Créez ensuite le restaurant en tant qu’Autre contact dans votre club, avec l’adresse e-mail correspondante, et activez ce compte en lui attribuant le nouveau rôle « Restaurant ».

  

• Parce que le restaurant peut se connecter au site Web du club et voir l’événement, il peut également voir les inscriptions et le résumé de chaque choix. Le restaurant sait combien de personnes viendront et leur potentiel choix de menu.

• Le restaurant peut également télécharger, à tout moment, la liste simplifiée des participants contenant leurs noms et réponses. Le téléchargement est disponible sur la page Web de l’événement, en cliquant sur l’icône à gauche du bouton PARTICIPANTS.

  

• Créez le restaurant en tant qu’autre contact dans votre club, avec son adresse e-mail appropriée, et activez ce compte en lui attribuant le rôle prédéfini « Saisir les présences (restaurant) ».

• • Parce que le restaurant peut se connecter au site Web du club et voir l’événement, il peut également voir les inscriptions et le résumé de chaque choix. Le restaurant sait combien de personnes viendront et leur potentiel choix de menu. Le restaurant peut également télécharger, à tout moment, la liste simplifiée des participants contenant leurs noms et réponses (voir point 2.1).

• De plus, le restaurant verra le bouton PARTICIPANTS sur la page de l’événement et pourra saisir la participation des participants, manuellement ou par QR code, créer des invités et des visiteurs, mais pas clôturer l’événement. La fonction de contrôle de la fréquentation du club peut ainsi être « externalisée » au restaurant.

IMPORTANT

Le club doit avoir une vraie relation de confiance avec le restaurateur ! Nous vous recommandons de ne choisir cette option que si le propriétaire du restaurant est Rotarien.

Les restaurants peuvent être informés par e-mail pour chaque inscription, recevoir une liste de participants après la date limite d’inscription ou demander à l’organisateur de l’événement d’envoyer directement la liste.

Dans le cadre d’une intégration complète, le restaurant peut se connecter à Polaris et consulter certaines données du club, y compris les informations et les documents des membres, mais ne peut pas agir en tant que membre.

Dans une configuration d’intégration partielle, le restaurant reçoit des notifications concernant les inscriptions, mais n’a pas d’accès direct aux informations sur les participants dans Polaris.

Les clubs doivent s’assurer d’avoir une relation de confiance solide avec le propriétaire du restaurant et prendre en compte les implications de la conformité au RGPD.

Oui, dans les deux scénarios, les restaurants peuvent recevoir des listes de participants, mais la méthode d’accès diffère.