Transferts de membres entre clubs
Il existe 3 cas différents de transfert de membres actifs :
Transfert entre clubs en utilisant la même instance Polaris, par exemple transfert entre clubs en Suède. Cela inclut également les transferts d’un club Interact vers un club Rotaract ou vers un club Rotary (même principe pour la communauté Inner Wheel).
Transfert d’un club utilisant Polaris vers un club à l’étranger ou vers un club n’utilisant pas Polaris, par exemple du RC Bienne (CH) vers le RC Londres (Royaume-Uni) ou du RC Lyon (Polaris FR) vers le RC Paris (non-Polaris FR).
Transfert de l’étranger vers un club en utilisant Polaris,. par exemple du RC Constance (D) au RC Anvers (BeLux).
Cas 1
Ce cas est traité directement par les secrétaires des clubs respectifs ; Les étapes du processus sont décrites ci-dessous.
Cas 2
Dans le cas 2, le transfert est effectué par le secrétaire du club sortant, en coordination directe avec le secrétaire du club entrant. Les deux premières étapes sont identiques au cas 1, mais attention à saisir manuellement le nom du club de destination dans le champ « Nouveau club d’accueil HORS DE CETTE INSTANCE POLARIS » (par exemple « RC CLUBNAME »).
Cas 3
Dans le cas 3 et dans tout autre cas particulier, veuillez contacter le support spécifique de votre instance.
Lancement du processus de transfert pour les cas 1 et 2
Le transfert est initié par le secrétaire du club sortant. Cette fonctionnalité nécessite le rôle « Administrateur des membres » ou « Administrateur (tous droits) ».
Le transfert est initié par le bouton Initier le transfert du membre dans l’onglet Communauté du membre actif.
Paramètres Communauté : Initier le transfert du membre
Dans la fenêtre de dialogue suivante, la date de départ et le nouveau club sont saisis.
Membre transféré : Détails
La date de départ de l’unité propre peut être celle du jour de saisie ou jusqu’à 28 jours dans le passé. Elle ne peut pas se situer dans le futur !
Le nouveau club d’accueil peut être sélectionné en ouvrant la boîte de sélection et en recherchant le club souhaité dans la même instance Polaris.
Le champ « Nouveau club d’accueil HORS DE CETTE INSTANCE POLARIS » n’est renseigné que s’il s’agit d’un cas de transfert de type 2 (voir plus haut, les cas possibles).
NOTE
Si le club de destination n’a pas de secrétaire défini pour l’année rotarienne en cours, le transfert ne peut pas être initié !
Email envoyé au secrétaire du club de destination
Lorsque le transfert a été correctement initié, Polaris envoie un e-mail au secrétaire du club de destination. L’e-mail contient un lien vers la page d’aperçu du transfert dans le club de destination, pour le finaliser.
ATTENTION
Tant que le transfert du membre n’est pas en statut « Accepté », son compte utilisateur est désactivé et il ne peut pas se connecter. Habituellement, le processus de transfert est terminé le lendemain et le compte utilisateur du membre est activé dans son nouveau club. N’oubliez pas que la date « Quitte sa propre unité le » précède d’un jour la « Date d’entrée dans le nouveau club ».
Il est recommandé de clarifier le transfert entre les deux secrétaires des clubs et d’initier le transfert dans le passé.
Les transferts à l’avenir ne sont PAS possibles en raison des règles RI. Cela permet de terminer le transfert dans les 24 heures.
Finalisation du transfert vers le club de destination
Le secrétaire du club de destination accepte ou refuse le transfert dans l’onglet Membres > Transferts de membres.
Lorsque le transfert a été accepté, le secrétaire du club de départ est informé par e-mail, le processus de transfert est terminé et le membre devient un membre actif du club de destination. Le transfert s’affiche dans les deux clubs comme étant finalisé.
La date d’entrée dans le nouveau club ne peut pas être renseignée. Elle est calculée automatiquement à partir de la date de départ du club de provenance.
Lorsque le transfert a été refusé, le secrétaire du club de depart est informé par e-mail, le processus de transfert est annulé et le membre est de retour dans son club d’origine. Le transfert s’affiche comme refusé dans les deux clubs.
Notification finale
Le processus de transfert se termine par un e-mail de notification au secrétaire du club de départ (par exemple, « Transfert de membre accepté »).
ATTENTION
Un transfert de membre ne peut pas être annulé ! La seule façon de corriger une erreur est d’initier un nouveau transfert. Cependant, l’historique des transferts du membre est toujours conservé.
FAQ
Quels sont les différents cas de transfert de membres entre clubs ?
Il y a trois cas :
1) Transfert entre clubs utilisant la même instance Polaris,
2) Transfert d’un club utilisant Polaris vers un club à l’étranger ou n’utilisant pas Polaris,
3) Transfert de l’étranger vers un club utilisant Polaris.
Que se passe-t-il une fois qu’un transfert est initié ?
Une fois qu’un transfert est initié, un e-mail contenant un lien pour finaliser le transfert est envoyé au secrétaire du club de destination.
Est-il nécessaire pour le club de destination d’avoir un secrétaire nommé pour que le transfert soit initié ?
Oui, si le club de destination n’a pas de secrétaire nommé pour l’année rotarienne en cours, le transfert ne peut pas être initié.
Le transfert d’un membre peut-il être annulé une fois qu’il est finalisé ?
Non, un transfert de membre ne peut pas être annulé. La seule façon de corriger une erreur est d’initier un nouveau transfert.
Quelle notification est envoyée au secrétaire du club de départ après la fin du processus de transfert ?
Le secrétaire du club de départ reçoit par e-mail une notification indiquant si le transfert du membre a été accepté ou refusé.