Transferts de membres

Transferts de membres entre clubs

Il existe trois scénarios distincts pour le transfert des membres actifs :

Scénario 1 – Transferts entre deux clubs dans la même instance Polaris

S'applique au Rotary, au Rotaract, à Interact et à l'Inner Wheel

Transfert entre clubs utilisant la même Instance Polaris, par exemple, transfert entre clubs en Suisse. Cela s’applique aussi au transfert d’un club Interact  vers un club Rotaract ou un club Rotary (cela vaut également pour la communauté Inner Wheel). Cette situation est gérée directement par les secrétaires des clubs respectifs.

Initiation du transfert

Le transfert est initié par le club “destinataire”. Pour ce rôle, le poste d'« Administrateur des membres » ou « Administrateur d’unité (tous droits) » est nécessaire.

Accédez à la section Gestion des Membres > Membres. Le transfert est initié en cliquant sur le bouton Ajouter/créer un membre dans l’onglet « Général ».

À l’étape suivante, recherchez le membre souhaité, en utilisant soit le prénom et le nom de famille, l’adresse e-mail (de préférence : moins de risque d’erreurs), ou le RI ID pour la communauté Rotary. Pour affilier la personne à votre club, cliquez sur l’icône dans la colonne Actions, à droite en regard de son nom figurant dans la liste des résultats de recherche.

Cliquez ensuite sur l’option « Demander un transfert depuis un autre club ».

Veuillez préciser la date de transfert souhaitée (cette date doit être entre aujourd’hui et jusqu’à 30 jours dans le passé – une date dans le futur n’est pas autorisée) ainsi qu’une brève note au secrétaire de l’autre club.

Finalisation du transfert

Après la sauvegarde de la demande de transfert, le secrétaire du club sortant reçoit un message e-mail lui demandant d’accepter le transfert. Le transfert peut être accepté ou refusé dans la section Gestion des membres > Transferts de membres. Une fois le transfert accepté, le membre apparaîtra dans la catégorie « Membres » dans le nouveau club, et le secrétaire du club d’accueil sera informé par email. Dans le club sortant, le membre sera listé dans la catégorie « Anciens ».

 NOTES IMPORTANTES

Si le club sortant n’a pas nommé de secrétaire pour l’année en cours, le transfert ne peut pas être initié ! Si le transfert est refusé, le membre en demande de transfert restera un membre actif du club sortant et le secrétaire du club d’accueil sera informé par email. Le transfert sera enregistré dans les deux clubs comme refusé.

Un transfert de membre ne peut pas être annulé ! La seule façon de corriger une erreur est de commencer un nouveau transfert. Cependant, l’historique des transferts du membre sera toujours conservé.

Scénario 2 – Transfert d’un club de Polaris vers un club hors de votre propre instance Polaris

S’applique au Rotary, au Rotaract, à Interact et à l'Inner Wheel

Transfert depuis un club utilisant Polaris vers un club hors de sa propre instance Polaris, que ce club utilise ou non Polaris, par exemple, du RC Biel (CH) au RC London (Royaume-Uni) ou du RC Lyon (Polaris FR) au RC Paris (non-Polaris FR).

Initiation du transfert

Dans ce cas, le transfert est effectué par le secrétaire du club sortant, en étroite collaboration avec le secrétaire du nouveau club. L’affiliation du membre sera résiliée dans Polaris. Le nouveau club admettra le membre au moins un jour plus tard dans son organisation.

Pour mettre fin à l’affiliation du membre sur Polaris, allez dans la section Gestion des membres > Membres et cliquez sur l’action « Changer le statut » pour le membre sélectionné.

Sélectionnez l’option « Mettre fin à l’affiliation en tant que membre » à l’étape suivante.

Saisissez la date de départ du club (la date doit se situer entre aujourd’hui et jusqu’à 30 jours dans le passé – une date dans le futur n’est pas autorisée) ainsi que le motif du départ, puis cliquez sur « Sauvegarder ». Ensuite, vous trouverez le membre listé dans la catégorie « Anciens ». Veuillez informer le membre ou le club de destination que la sortie a été enregistrée (y compris la date de sortie). Le club d’accueil peut admettre le membre à compter du lendemain de cette date.

Scénario 3a – Rotary, Rotaract : Transfert depuis un club extérieur à sa propre instance Polaris vers un club utilisant Polaris

S’applique uniquement au Rotary & Rotaract

Transfert depuis un club extérieur à sa propre instance Polaris, que ce club utilise ou non Polaris, vers un club qui utilise Polaris, par exemple, du RC Bergen-Vest (N, pas Polaris) au RC Antwerpen (BeLux, Polaris).

Initiation du transfert

Dans ce cas, le transfert est effectué par le secrétaire du club de destination, en étroite coordination avec le secrétaire de l’ancien club. L’affiliation du membre doit d’abord être résiliée dans le club sortant (et non dans Polaris). Ensuite, le membre peut être ajouté comme nouveau membre dans l’effectif du club de destination (Polaris) via la fonction de recherche et les données récupérées auprès du Rotary International.

À l’étape suivante, recherchez le membre souhaité, en utilisant soit le prénom et le nom de famille, l’adresse e-mail (de préférence : moins de risque d’erreurs), ou le RI ID pour la communauté Rotary. Pour affilier la personne à votre club, cliquez sur l’icône dans la colonne Actions, à droite en regard de son nom figurant dans la liste des résultats de recherche. Assurez-vous que l’affiliation au club précédent soit « terminée ».

Ensuite, cliquez sur l’option « Ajouter en tant que membre ». À l’étape suivante, saisissez les informations nécessaires pour le nouveau membre (l’ID RI et le nom seront automatiquement remplis). Une fois que vous cliquez sur « Sauvegarder », le membre apparaîtra dans la catégorie « Membres » dans le nouveau club.

Scénario 3b – Inner Wheel, Interact : Transférer d’un club en dehors de sa propre instance Polaris vers un club utilisant Polaris

S’applique uniquement à Interact & Inner Wheel

Transfert d’un club extérieur à sa propre instance Polaris, que ce club utilise ou non Polaris, vers un club qui utilise Polaris, par exemple, du IW Club Bodensee (D, pas Polaris) vers l’IW Club Solothurn (CH, Polaris).

Initiation du transfert

Dans ce cas, le transfert est effectué par le secrétaire du club récepteur, en étroite coordination avec le secrétaire de l’ancien club. L’affiliation du membre doit d’abord être résiliée dans le club sortant (et non dans Polaris). Ensuite, le membre peut être ajouté comme nouveau membre dans l’effectif du club d’accueil (Polaris) via la fonction de recherche.

Utilisez le prénom et le nom de famille ou l’adresse e-mail (de préférence : moins de risques d’erreurs) pour vérifier si le membre existe déjà. Cela aide à éviter les doublons. Si le nouveau membre que vous souhaitez affilier n’apparaît pas dans les résultats, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur « + Créer une nouvelle personne ».

Ensuite, cliquez sur l’option « Ajouter en tant que membre ». À l’étape suivante, saisissez les informations nécessaires pour le nouveau membre (le nom sera automatiquement indiqué). Une fois que vous cliquez sur « Sauvegarder », le membre apparaîtra dans la catégorie « Membres » dans le nouveau club.