Nuovo anno del club: Aiuto... Ora sono nel consiglio di amministrazione!
I ruoli dei vari funzionari sono diversi, ma sono assegnati e organizzati in modo diverso all'interno dei club. Tuttavia, durante la preparazione per queste posizioni, sorgono spesso numerose domande.
Con questa panoramica, vogliamo fornirvi una panoramica generale dei principali temi amministrativi in relazione all'IT (Polaris).
Come posso ottenere l'accesso come amministratore a Polaris?
I futuri soci del comitato possono ricevere i necessari diritti amministrativi dal CICO o spesso dall'attuale segretario.
NOTA
Poiché ci sono solo 4 amministratori con pieni permessi disponibili, è consigliabile selezionare il ruolo di "Amministratore dei contenuti" durante il periodo di transizione (giugno). Ciò consente modifiche e aggiunte a tutti i contenuti, ad eccezione della gestione dei dati dei soci.
Come posso accedere a rotary.org?
Ogni Rotariano deve avere accesso all'area soci di rotary.org per visualizzare le sezioni protette. Per fare ciò, crea un account utilizzando il tuo indirizzo e-mail rotante in Il mio Rotary > Accedi o Registra account.
In qualità di socio del consiglio direttivo, puoi accedere al my.rotary.org/it > Login (o accedere a Il mio Rotary) per accedere all'area interna: Sotto Amministrazione, troverai la sezione Gestione del club, che include la fatturazione del club, le informazioni sui soci, i dettagli del club e altro ancora.
Come gestisco rotary.org?
Le informazioni sui soci, gli officer di club e i dettagli del club non devono essere inseriti separatamente in rotary.org. L'interfaccia SEMDA trasferisce automaticamente tutti i dati richiesti da Polaris a rotary.org.
Nota per i nuovi club
I nuovi club possono essere istituiti presso my.rotary.org > Amministrazione > Gestione del club > Informazioni sul club e sui soci
Nei sistemi di gestione del club, seleziona prima "Accesso completo", quindi scegli la rispettiva interfaccia del paese SEMDA dal menu a discesa del provider. Confermando "Accetto" (in fondo), il trasferimento dei dati verrà attivato.
ATTENZIONE
È obbligatorio selezionare l'opzione “Visualizza e modifica”; l'opzione “Visualizza solo” non è applicabile a Polaris e impedisce la sincronizzazione SEMDA!
Per le RI, solo rotary.org è rilevante, quindi le informazioni dovrebbero essere verificate su rotary.org nonostante SEMDA.
Membri del comitato entranti
IMPORTANTE: Inserisci tutti i nuovi membri del comitato in Polaris entro il 31.12. per il prossimo anno del club!
In rotary.org, sono inclusi solo i ruoli di Presidente, Vicepresidente, Segretario, Tesoriere, Responsabile del Servizio alla Comunità, Fondazione, Appartenenza e Pubbliche Relazioni, nonché eventualmente il Segretario Esecutivo. (Se uno di questi ruoli non è socio del consiglio di amministrazione del club, deve essere registrato separatamente in rotary.org per il RI!)
Riunioni: Riunione del Consiglio di Amministrazione
Il consiglio è composto dal presidente, dal presidente eletto (o dal presidente designato se non è stato ancora determinato un successore per l'anno successivo), dal segretario, dal tesoriere, dall'immediato past presidente ed eventualmente da altri soci, come indicato nel regolamento del club. Anche il prefetto, lo chef del programma o il CICO possono far parte del consiglio.
Le riunioni del Consiglio sono presiedute dal Presidente. Ogni anno si tengono circa sei riunioni del consiglio direttivo. La segretaria in genere gestisce le seguenti responsabilità:
Definizione dell'ordine del giorno in consultazione con il presidente
Crea un evento (raccomandazione: visibilità "Il mio club > soci di comitato")
Partecipanti: "Elimina tutti i partecipanti" > "+ Aggiungi gruppi di destinatari" > scegli "Comitato attuale"
Informare i soci del consiglio sull'evento (e-mail, newsletter)
Invito dell'Assistant Governor (se del caso)
Fornitura di materiali aggiuntivi (se necessario)
Il giorno dell'evento: Registrare la presenza
Se necessario: Preparazione di un rapporto per il club
Il presidente eletto può convocare una riunione del nuovo consiglio per prepararsi al prossimo anno.
Incontri: Evento statutario (settimanale, ogni due settimane)
La ripartizione delle responsabilità può variare da club a club in merito a questi argomenti. È consigliabile stabilire una divisione di "Chi fa cosa". Il segretario, il prefetto e lo chef del programma assistono il presidente nella preparazione e nello sviluppo di un ordine del giorno per ogni riunione del club.
L'anno del Pro Club comprende circa 45 riunioni regolari (statutarie). I compiti dei responsabili comprendono, tra l'altro:
Pianificazione dei programmi
Prenotazione dei relatori ospiti (preparazione della visita dei relatori ospiti (viaggio, spese, lettere di ringraziamento)
Crea un evento (raccomandazione: visibilità "Comunità > tutti i soci")
Informare i soci (newsletter) sugli eventi (in corso)
Il giorno dell'evento: Registrare le presenze
Come posso promuovere la vita del club? Qualche consiglio...
Alcuni suggerimenti da azioni comprovate per migliorare un'atmosfera positiva e le prestazioni nel club:
I compleanni sono fatti per essere festeggiati: Polaris offre una fantastica opzione di ordinamento ("simbolo AZ") per i prossimi compleanni sul sito web del club per i suoi soci.
Titoli e immagini significativi catturano l'interesse: la presentazione e il formato di un evento ne aumentano l'appeal e di conseguenza aumentano la partecipazione.
La trasparenza e l'engagement favoriscono l'identificazione: attiva l'opzione di iscrizione agli eventi e mostra i soci che si sono già iscritti. Questo aumenta la partecipazione e aiuta il carpooling, oltre ad assistere gli organizzatori di eventi per una migliore pianificazione (ristorante, ...).
L'informazione richiede comunicazione: quando la segreteria (o il responsabile del programma) ricorda brevemente ai partecipanti la presentazione o l'evento poco prima di una riunione, può migliorare significativamente la partecipazione. Esistono numerosi metodi per raggiungere questo obiettivo: newsletter, e-mail, telefonate, messaggi WhatsApp, post sui social media, ...
Alle persone piace guardare i ritratti attuali: i soci sono incoraggiati a mantenere aggiornate le loro foto di ritratto. Questo non solo migliora l'aspetto del club, ma aiuta anche i nuovi soci a conoscere i loro amici.
Programma per l'orientamento: quando si dovrebbe fare?
QUANDO | Che cosa |
|---|---|
Continuo |
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Giugno, luglio – cambio anno del club |
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Novembre, dicembre o dopo l'Assemblea generale (al più tardi entro la metà di gennaio) |
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Gennaio |
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Maggio, Giugno |
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Cosa devo fare se un socio lascia o si trasferisce in un altro club?
Terminazione
Se un socio lascia il club e non si trasferisce a un altro club (all'interno dell'istanza Polaris), lo stato del socio attivo deve essere aggiornato a "Dimissionario" nei dati del socio alla voce "Azione di interesse pubblico" entro 28 giorni.
Trasferimento del club
I dettagli sulle diverse opzioni per cambiare club sono descritti qui.
NOTA
Se non è impostato un trasferimento SEMDA, le modifiche devono essere applicate manualmente anche su rotary.org.
Cosa devo fare se un socio muore?
In caso di decesso di un socio, lo stato deve essere aggiornato a "Deceduti" nei dati del socio alla voce "Azione di interesse pubblico" per il socio attivo entro 28 giorni.
È possibile creare un necrologio (Vita del club) per il socio deceduto.
NOTA
Se non è impostato un trasferimento SEMDA, le modifiche devono essere applicate manualmente anche su rotary.org.
Cosa devo fare se una vedova/a del Rotary vuole continuare a partecipare alla vita del club?
Se le vedove del Rotary desiderano continuare a partecipare alle attività del club, possono ottenere l'accesso al sistema Polaris come "Altri contatti". Ciò consentirà loro di accedere ai contenuti del sito Web del club in modo simile ai soci. Tuttavia, la ricerca di un socio all'interno del distretto o del multidistretto non è disponibile per altri contatti.
Per questi contatti è possibile creare anche un gruppo destinatari separato, che consente di aggiungere facilmente agli inviti agli eventi o alle iscrizioni alla newsletter.
Cosa devo fare se i dati del club cambiano?
Se i dettagli del club (ad esempio, luogo dell'incontro, programma, informazioni di contatto, ecc.) cambiano, è importante aggiornarli tempestivamente nella sezione "Informazioni sul club" in modo che i soci o gli ospiti possano accedere alle informazioni più recenti.
NOTA
Se non è impostato un trasferimento SEMDA, le modifiche devono essere applicate manualmente anche su rotary.org.
Cosa devo fare se voglio che l'indirizzo e-mail del nostro club mi venga inoltrato?
Spesso, l'indirizzo e-mail ufficiale del club viene inoltrato al presidente e/o al segretario. La gestione e l'amministrazione tecnica degli indirizzi email variano da paese a paese.
Cosa devo fare se devo richiedere un Paul Harris Fellow per un socio del club?
Il Paul Harris Fellow viene assegnato da numerosi club come riconoscimento per gli amici e i soci del Rotary. La domanda viene presentata tramite un modulo che viene inviato al Rotary International di Zurigo.
Ulteriori dettagli sono riportati qui.