Rotary International Club Factuur FAQ
NOTITIE
Deze rubriek is ENKEL van toepassing op facturen die door Rotary International naar de clubs worden gestuurd.
Wat is de deadline voor het doorgeven van lidmaatschapswijzigingen om ervoor te zorgen dat de factuur van mijn club overeenkomt met onze huidige ledenlijst?
Voor Rotaryclubs wordt uw clubfactuur berekend op basis van het aantal leden in de database van Rotary op 1 juli en 1 januari. U moet nieuwe leden registreren en beëindigde leden verwijderen vóór 30 juni of 31 december.
Voor Rotaract-clubs wordt uw clubfactuur berekend op basis van het aantal leden in de database van Rotary op 1 januari. U moet nieuwe leden registreren en beëindigde leden vóór 31 december verwijderen.
Let op: je moet nieuwe leden registreren en beëindigde leden verwijderen binnen 28 dagen na de ingangsdatum van die wijziging. Houd hier rekening mee als u de hierboven genoemde deadlines nadert.
Hoe kunnen datums in de gegevens van een lid worden gewijzigd na de limiet van 28 dagen?
Rotary International schrijft voor dat alle wijzigingen in het lidmaatschap binnen de laatste 28 dagen moeten plaatsvinden. Deze bepaling geeft aan dat leden in deze periode moeten worden geregistreerd, ontslag genomen, geroyeerd of als overleden geregistreerd. Soms voldoen clubs niet aan deze eis.
Als de datum echt moet worden aangepast, volg dan deze stappen:
De voorzitter of de secretaris van de club schrijft een mooi verzoek (in het Engels), met alle benodigde informatie en stuurt het naar data@rotary.org. Het verzoek moet het volgende bevatten:
het RI-ID en de naam van de club
de RI-ID en naam van het te corrigeren lid
de nieuwe datum nog vast te stellen
De reden voor de wijziging
Stuur dan een kort verzoek met dezelfde gegevens naar team-polaris@rotary.ch. Een van de beheerders van Polaris zal de wijziging vervolgens doorvoeren in Polaris.
Wat als we een clubmanagementsysteem gebruiken om ledenupdates te maken?
Als uw club een geïntegreerd clubmanagementsysteem (SEMDA) gebruikt, is het essentieel om uw leden binnen 28 dagen na eventuele wijzigingen in hun lidmaatschap op de hoogte te houden van dat systeem.
Mijn club is gefactureerd voor een onjuist aantal leden. Kan ik aanpassingen doen op de clubfactuur?
Nee, je kunt geen aanpassingen doen op de clubfactuur. Rotaryclubs worden gefactureerd voor alle actieve leden die respectievelijk op 1 juli en 1 januari zijn geregistreerd, en Rotaract-clubs worden gefactureerd voor alle actieve leden die vanaf 1 januari zijn geregistreerd. Het is essentieel om de ledengegevens van uw club actueel te houden, zodat u een correcte factuur kunt ontvangen, omdat uw club verplicht is het bedrag te betalen dat op de factuur staat.
Ontvang ik een ledenlijst bij mijn clubfactuur?
Nee, de clubfactuur bevat geen lijst van leden. Clubfunctionarissen kunnen de leden- en abonnementsgegevens bekijken door in te loggen op My Rotary en My Rotary te selecteren in het navigatiemenu voordat ze de naam van uw club selecteren. Selecteer daar Finance en kies Club Invoice uit de opties om Huidige factuur weer te geven, Huidige factuurdetails weer te geven, Vorige factuur weer te geven en Vorige factuurdetails weer te geven.
Waarom staan ereleden niet op de factuur?
De factuur bevat enkel financiële informatie over de lidgelden en de toepasselijke abonnementsgelden die uw club verschuldigd is aan Rotary International voor uw actieve leden. De clubfactuur is alleen inclusief ereleden als ze zich abonneren op het officiële Rotary International-tijdschrift, Rotary. Als u weet dat een erelid zich abonneert op het tijdschrift, maar niet op de factuurgegevens staat, stuur dan een e-mail naar de gegevensservices van Rotary op data@rotary.org.
Om een lijst van al uw actieve en ereleden te bekijken, logt u in op My Rotary en selecteert u My Rotary in het navigatiemenu voordat u de naam van uw club selecteert. Selecteer daar Leden.
Wanneer ontvangt mijn club de factuur?
Facturen zullen eind juli en januari worden uitgereikt aan Rotaryclubs en eind januari aan Rotaract-clubs.
Hoe ontvangt mijn club de factuur?
Als u de e-mailadressen van uw clubfunctionarissen en/of het permanente e-mailadres van uw club heeft doorgegeven, ontvangt u een elektronische kopie. Officieren kunnen de factuur online bekijken door in te loggen op My Rotary en My Rotary te selecteren in het navigatiemenu voordat ze de naam van uw club selecteren. Selecteer daar Financiën en kies Clubfactuur uit de opties om Huidige factuur te bekijken.
Hoe kan ik het huidige saldo van mijn club bekijken?
Officieren kunnen het dagelijkse clubsaldorapport vinden door in te loggen op My Rotary en My Rotary te selecteren in het navigatiemenu voordat ze de naam van uw club selecteren. Selecteer daar Finance om het rapport te vinden. De informatie wordt dagelijks bijgewerkt en geeft recente betalingen en achterstallige saldi weer. Districtsgouverneurs en adjunct-gouverneurs kunnen dit rapport ook inzien.
Hoeveel tijd heb ik om onze factuur te controleren en te betalen?
Rotary- en Rotaract-clubs zijn verplicht om het saldo te betalen na ontvangst van de factuur en kunnen 120 dagen na het uitgeven van de factuur worden beëindigd wegens niet-betaling van de contributie.
Wat doet RI als mijn club wordt beëindigd wegens niet-betaling van contributie?
Clubs die hun Rotary-contributie niet binnen vier maanden na de datum op de factuur hebben betaald, worden beëindigd. Clubs hebben dan vijf maanden de tijd om aan de volgende herstelvereisten te voldoen:
Betaal alle openstaande financiële verplichtingen op het moment van beëindiging
Betaal alle lidmaatschapsgelden die daarna blijven oplopen
Rotaryclubs betalen een herstelvergoeding van $ 30 per lid, Rotaract-clubs betalen een herstelvergoeding van $ 3 per lid
Vul een herstelaanvraag in en dien deze in en verstrek een bijgewerkte ledenlijst samen met een lijst van huidige functionarissen en hun contactgegevens
Na 150 dagen na de beëindigingsdatum worden clubs definitief beëindigd en kunnen ze niet meer worden hersteld. De club verliest zijn naam, geschiedenis en charter.