Hoe kunnen restaurantmanagers betrokken worden bij de administratie van Polaris?
Afhankelijk van de relatie van de club met het restaurant, zijn er verschillende manieren waarop het kan worden geïntegreerd.
1. Losse integratie
Losse integratie betekent dat het restaurant geen toegang heeft tot Polaris en alleen meldingen ontvangt over de registraties. Er zijn drie mogelijke methoden om het restaurant op de hoogte te stellen:
1.1 Het restaurant ontvangt een e-mail voor elke aan- of afmelding
Maak het restaurant aan als andere contactpersoon in uw club, met het juiste e-mailadres. Schakel dit account echter niet in , zodat het restaurant niet kan inloggen.
Zet in het evenement het restaurant in de lijst met organisatoren en schakel de registratie in. Elke keer dat een deelnemer zich in- of uitschrijft, ontvangt het restaurant een e-mail met de naam van de betrokken persoon en zijn/haar antwoorden.
Het restaurant moet de informatie verzamelen en consolideren om te weten hoeveel mensen er zullen komen en, mogelijk, hun menukeuze. Tegenwoordig zijn restaurants verbonden met veel reserveringssystemen, dus ze kunnen het.
NOTITIE
Het ontvangen van een e-mail voor elke in- of uitschrijving kan omslachtig zijn voor het restaurant! We raden deze optie niet aan.
1.2 Het restaurant ontvangt de deelnemerslijst per e-mail, na de uiterste inschrijvingsdatum
Maak het restaurant aan als andere contactpersoon in uw club met het juiste e-mailadres. Schakel dit account echter niet in , zodat het restaurant niet kan inloggen.
Stel in het evenement het restaurant in de lijst met locatiecontacten in en schakel de registratie in. Er kunnen meerdere ontvangers worden ingesteld. (Tussen haakjes: de locatie-e-mail die voor een locatie is ingesteld, is niet zinvol voor deze functie).
Wanneer de inschrijvingsdeadline is bereikt, ontvangt het restaurant per e-mail een Excel-bestand met de namen en antwoorden van de deelnemers. Mogelijke bijwerkingen zijn:
Wanneer de termijn wordt verlengd voordat deze verstrijkt, wordt de e-mail dienovereenkomstig verzonden.
Wanneer de locatiecontactpersoon is ingesteld na het verstrijken van de deadline of als de registratie op dat moment niet was ingeschakeld, wordt er GEEN e-mail verzonden. De deadline werd gemist.
Wanneer de locatiecontactpersoon op tijd is ingesteld en de deadline wordt verplaatst nadat er al een e-mail is verzonden, wordt er een nieuwe e-mail verstuurd op de nieuwe deadline.
Wanneer de inschrijvingen namens de leden na de deadline gebeuren, wordt het restaurant niet op de hoogte gebracht van deze nieuwe deelnemers.
1.3 De organisator van het evenement stuurt de deelnemerslijst naar het Restaurant
De organisator van de gebeurtenis heeft de rol Beheerder van de leven van de eenheid beslist wanneer het zinvol is om de vereenvoudigde deelnemerslijst te downloaden.
De download is beschikbaar op de website met details van het evenement, links op de knop DEELNEMERS.
De vereenvoudigde lijst bevat de namen van de deelnemers en hun keuzes. Omdat in dit geval het e-mailadres van het restaurant onbekend is bij Polaris, moet de organisator van het evenement de lijst vanaf zijn eigen mailaccount versturen. De download van de vereenvoudigde lijst is beschikbaar op de website met details van het evenement, door op het pictogram links van de knop DEELNEMERS te klikken.
2. Nauwe integratie
VOORZICHTIGHEID
DE TWEE ONDERSTAANDE OPTIES KUNNEN IN STRIJD ZIJN MET DE AVG DIE IN UW GEVAL VAN KRACHT ZIJN!
Nauwe integratie betekent dat u het restaurant vertrouwt en hen toegang geeft tot Polaris als een ander contact in uw club. Het restaurant kan inloggen en bepaalde gegevens van uw club bekijken, met name die van zijn leden en de rubriek DOCUMENTEN, maar kan niet als lid optreden.
BELANGRIJKE OPMERKING
Net als elke andere Polaris-gebruiker gaat het restaurant akkoord met het privacybeleid. We raden de club aan om het restaurant hier duidelijk van op de hoogte te stellen.
Er zijn twee manieren voor het restaurant om informatie over de deelnemers te verkrijgen:
2.1 Het restaurant kan de inschrijvingen inzien in Polaris
Maak een nieuwe rol aan "Restaurant" (Club parameters > Rollen > “+ Aanmaken”), dat alleen leestoegang heeft tot de kalender en registraties/vragen, maar geen andere toegangsrechten. Maak vervolgens het restaurant aan als een andere contactpersoon in uw club, met het bijbehorende e-mailadres, en activeer dit account door het de nieuwe rol "Restaurant" toe te wijzen.
Doordat het restaurant kan inloggen en het evenement kan zien, kan het ook de inschrijvingen op de website en het overzicht per keuze zien. Het restaurant weet hoeveel mensen er komen en wat hun mogelijke menukeuze is.
Het restaurant kan ook op elk moment de vereenvoudigde lijst van deelnemers downloaden met hun namen en antwoorden. De download is beschikbaar op de website met details van het evenement, door op het pictogram links van de knop DEELNEMERS te klikken.
2.2 Het restaurant kan de registraties in Polaris zien en de aanwezigheid registreren
Maak het restaurant aan als een andere contactpersoon in uw club, met het juiste e-mailadres, en activeer dit account door het de vooraf gedefinieerde rol "Aanwezigheidsregistratie (Restaurant)" toe te wijzen.
Doordat het restaurant kan inloggen en het evenement kan zien, kan het ook de inschrijvingen op de website en het overzicht per keuze zien. Het restaurant weet hoeveel mensen er komen en wat hun mogelijke menukeuze is. Het restaurant kan ook op elk moment de vereenvoudigde lijst van deelnemers met hun namen en antwoorden downloaden (zie punt 2.1).
Bovendien ziet het restaurant de knop DEELNEMERS op de detailpagina van het evenement en kan het de aanwezigheid van de deelnemers vastleggen, handmatig of met QR-code, gasten en bezoekers aanmaken en het evenement sluiten. Op deze manier kan de clubfunctie van aanwezigheidscontrole dus worden "uitbesteed" aan het restaurant.
BELANGRIJK
De club moet een echte vertrouwensrelatie hebben met de restauranteigenaar! We raden aan om deze optie alleen te kiezen als de restauranteigenaar een Rotarian is.
FAQ
Wat zijn de methoden om een restaurant op de hoogte te stellen van deelnemersregistraties?
Restaurants kunnen via e-mail op de hoogte worden gebracht voor elke registratie, een deelnemerslijst ontvangen na de registratiedeadline of de organisator van het evenement de lijst rechtstreeks laten verzenden.
Welke rol speelt een restaurant in een nauwe integratie met Polaris?
Bij een nauwe integratie kan het restaurant inloggen op Polaris en bepaalde clubgegevens bekijken, waaronder ledeninformatie en documenten, maar kan het niet optreden als lid.
Hoe krijgt een restaurant toegang tot deelnemersinformatie in een losse integratie-opstelling?
In een losse integratie-opstelling ontvangt het restaurant meldingen over registraties, maar heeft het geen directe toegang tot deelnemersinformatie in Polaris.
Waar moeten clubs rekening mee houden voordat ze een nauwe integratie met een restaurant toestaan?
Clubs moeten ervoor zorgen dat ze een sterke vertrouwensrelatie hebben met de restauranteigenaar en rekening houden met de implicaties van naleving van de AVG.
Kan een restaurant deelnemerslijsten downloaden in zowel losse als krappe integratiescenario's?
Ja, in beide scenario's kunnen restaurants deelnemerslijsten ontvangen, maar de toegangsmethode verschilt.