Alles over evenementen – perfect beheerd met Polaris
Regelmatige bijeenkomsten – vaak wekelijkse bijeenkomsten – zijn een cruciaal onderdeel van het leven van de rotaryclub. Polaris biedt uitgebreide ondersteuning aan clubs bij het organiseren, uitvoeren en documenteren van deze evenementen, wat aanzienlijk bijdraagt aan een eigentijdse, digitale clubervaring.
Leden kunnen zich eenvoudig online registreren voor evenementen, hun aanwezigheid beheren en controleren wie er nog meer heeft bevestigd of geweigerd. Tijdens het registratieproces kunnen specifieke vragen worden gesteld, bijvoorbeeld over maaltijdvoorkeuren, zitplaatscategorieën of speciale behoeften. Functies voor online betalingen voor evenementen met deelnamekosten zijn ook mogelijk.
De volledige communicatie over evenementen wordt centraal beheerd via Polaris: uitnodigingen kunnen rechtstreeks vanuit het systeem worden verzonden, inclusief automatische herinneringen – bijvoorbeeld als de registratiedeadline nadert. Bovendien kan het nu zo worden geconfigureerd dat alleen de leden die expliciet aan de deelnemerslijst zijn toegevoegd, zich kunnen registreren - perfect voor evenementen met beperkte toegang of speciale uitnodigingen.
De aanwezigheid (aanwezigheid) wordt handmatig of via QR-codescanning geregistreerd, wat het beheer vereenvoudigt en de transparantie van het volgen verbetert. Bovendien kunnen notulen, wekelijkse rapporten, foto's en bestanden direct aan de evenementen worden toegevoegd - goed georganiseerd, op elk moment toegankelijk en verifieerbaar voor alle leden.
Polaris ondersteunt zo het hele levenscyclus van een evenement – van planning en communicatie tot follow-up – en legt zo de basis voor effectief evenementenbeheer, duidelijke processen en uitgebreide documentatie in de dagelijkse bedrijfsvoering van Rotary (resp. Inner Wheel).