Ledentransfers tussen clubs
Er zijn 3 verschillende gevallen van overdracht van actieve leden:
Transfer tussen clubs die dezelfde Polaris-instantie gebruiken, bijvoorbeeld transfers tussen clubs binnen Zweden. Dit geldt ook voor transfers van een Interact club naar een Rotaract club of naar een Rotary club (geldt ook binnen de Inner Wheel community).
Transfer van een club die Polaris gebruikt naar een club in het buitenland of naar een club die geen Polaris gebruikt, bijvoorbeeld van RC Biel (CH) naar RC London (UK) of van RC Lyon (Polaris FR) naar RC Paris (non-Polaris FR).
Transfer van het buitenland naar een club met Polaris. bv. van RC Konstanz (D) naar RC Antwerp (BeLux).
Geval 1
Deze zaak wordt rechtstreeks behandeld door de secretarissen van de respectievelijke clubs; De processtappen worden hieronder beschreven.
Geval 2
In geval 2 wordt de transfer uitgevoerd door de secretaris van de uittredende club, in directe afstemming met de secretaris van de inkomende club. De eerste twee stappen zijn identiek aan geval 1, maar let op dat u de naam van de bestemmingsclub handmatig invoert in het veld "Nieuwe thuiseenheid BUITEN DEZE POLARIS INSTALLATIE" (BIJV. "RC CLUBNAME").
Geval 3
Neem in geval 3 en andere speciale gevallen contact op met de specifieke ondersteuning voor uw instantie.
Initiëren van het overdrachtsproces voor case 1 en case 2
De transfer wordt geïnitieerd door de secretaris van de uitgaande club. Deze functie vereist de rol "Leden beheerder" of "Beheerder eeinheid (alle rechten)".
De overdracht wordt gestart door de knop Start leden overplaatsing op het tabblad Gemeenschap van het actieve lid.
Gemeenschap-instellingen: Start leden overplaatsing
In het volgende dialoogvenster worden de vertrekdatum en de nieuwe club ingevoerd.
Transfer lid: Details
De datum van de linker wooneenheid kan vandaag zijn of maximaal 28 dagen geleden. Het kan niet in de toekomst zijn!
De nieuwe eenheid kan worden geselecteerd door het selectievak te openen en binnen deze Polaris-instantie naar de gewenste club te zoeken.
Het veld "Nieuwe thuiseenheid BUITEN DEZE POLARIS INSTALLATIE" wordt alleen ingevuld in overdrachtsgeval 2.
NOTITIE
Als de doelclub geen secretaris heeft aangewezen voor het lopende gemeenschapsjaar, kan de transfer niet worden geïnitieerd!
E-mail verzonden naar de secretaris van de doelclub
Wanneer de transfer succesvol is gestart, stuurt Polaris een e-mail naar de secretaris van de doelclub. Het e-mailbericht bevat een link naar het transferoverzicht om de transfer in de doelclub te voltooien.
AANDACHT
Zolang de transfer van het lid niet de status "Geaccepteerd" heeft, is zijn gebruikersaccount uitgeschakeld en kan hij/zij niet inloggen. Meestal is het overdrachtsproces de volgende dag voltooid en is het gebruikersaccount van het lid ingeschakeld in zijn/haar nieuwe club. Houd er rekening mee dat de datum "Linker wooneenheid op" één dag voorafgaat aan de datum "Nieuwe wooneenheid".
Het wordt aanbevolen om de overdracht tussen de twee secretarissen van de clubs te verduidelijken en de overdracht in het verleden te starten.
Transfers in de toekomst zijn NIET mogelijk vanwege de RI-regels. Dit maakt het mogelijk om de overdracht binnen 24 uur te voltooien.
Afronding van de transfer naar de doelclub
De secretaris van de doelclub accepteert of weigert de transfer bij Leden > Overplaatsingen van leden.
Wanneer de transfer is geaccepteerd, wordt de secretaris van de uitzendende club per e-mail op de hoogte gebracht, is het transferproces voltooid en wordt het lid een actief lid van de doelclub. De transfer ziet er bij beide clubs als voltooid uit.
De ingangsdatum in de nieuwe club kan niet worden vastgesteld. Het wordt automatisch berekend vanaf de vertrekdatum in de uitzendende club.
Wanneer de transfer is geweigerd, wordt de secretaris van de uitzendende club per e-mail op de hoogte gebracht, wordt het transferproces geannuleerd en is het lid terug in zijn oorspronkelijke club. De transfer lijkt bij beide clubs te zijn afgewezen.
Definitieve kennisgeving
Het overdrachtsproces eindigt met een e-mailmelding aan de secretaris van de uitzendende club (bijv. "Ledenoverdracht geaccepteerd").
AANDACHT
Een ledentransfer kan niet worden teruggedraaid! De enige manier om een fout te corrigeren, is door een nieuwe overdracht te starten. De transfergeschiedenis van het lid blijft echter altijd bewaard.
FAQ
Wat zijn de verschillende gevallen voor ledentransfers tussen clubs?
Er zijn drie gevallen:
1) Transfer tussen clubs die dezelfde Polaris-instantie gebruiken,
2) Overstappen van een club die Polaris gebruikt naar een club in het buitenland of die geen Polaris gebruikt, en
3) Transfer van het buitenland naar een club met Polaris.
Wat gebeurt er nadat een overboeking is gestart?
Nadat een transfer is gestart, wordt er een e-mail gestuurd naar de secretaris van de doelclub met een link om de transfer te voltooien.
Is het nodig dat de doelclub een secretaris heeft aangewezen om de transfer te kunnen initiëren?
Ja, als de doelclub geen secretaris heeft aangewezen voor het lopende gemeenschapsjaar, kan de overdracht niet worden geïnitieerd.
Kan de overdracht van een lid worden teruggedraaid nadat deze is voltooid?
Nee, een ledentransfer kan niet worden teruggedraaid. De enige manier om een fout te corrigeren, is door een nieuwe overdracht te starten.
Welke kennisgeving wordt er naar de secretaris van de uitzendende club gestuurd nadat het transferproces is afgelopen?
De secretaris van de uitzendende club ontvangt een e-mail waarin wordt aangegeven of de ledentransfer is geaccepteerd of geweigerd.