Ledentransfers tussen clubs
Er zijn drie verschillende scenario's voor de overdracht van actieve leden:
Scenario 1 – Transfers tussen twee clubs in dezelfde Polaris-instantie
Van toepassing op Rotary, Rotaract, Interact en Inner Wheel
Overstappen tussen clubs die hetzelfde Polaris-instantie gebruiken, bijvoorbeeld bij overgang tussen clubs binnen Zwitserland. Dit geldt ook voor de overstap van een Interact-club naar een Rotaract-club of een Rotary Club (dit is ook relevant binnen de Inner Wheel-gemeenschap). Deze situatie wordt direct beheerd door de secretarissen van de respectieve clubs.
Initiëren van de overdracht
De transfer wordt geïnitieerd door de ontvangende club. Voor deze functie is de functie van "Leden beheerder" of "Beheerder eenheid (alle rechten)" noodzakelijk.
Toegang tot het Ledenbeheer > Leden. De overdracht wordt gestart door op de knop Lid toevoegen/aanmaken op het tabblad "Algemeen" klikken.
Start een ledenoverdracht
In de volgende stap zoekt u naar het gewenste lid, met behulp van de voor- en achternaam, e-mailadres (bij voorkeur: lager risico op fouten), of het RI ID voor de Rotary-gemeenschap. Om de persoon aan je club toe te wijzen, klik je op het icoon in de kolom Acties rechts van zijn/haar naam in de zoekresultatenlijst.
Lid toevoegen: Zoeken en resultatenlijst
Klik daarna op de optie "Overstap vanuit een andere club".
Selectieopties voor het geselecteerde lid
Geef alstublieft de gewenste overdrachtsdatum op (deze datum moet tussen vandaag en maximaal 30 dagen geleden liggen – een datum in de toekomst is niet toegestaan) samen met een korte notitie aan de secretaris van de andere club.
Verzoek om overdracht
Voltooiing van de overdracht
Na het sparen ontvangt de secretaris van de vrijgevende club een e-mail met het verzoek om de overdracht te accepteren. De overdracht kan worden geaccepteerd of afgewezen onder Ledenbeheer > Overplaatsingen van leden. Zodra de overdracht is geaccepteerd, verschijnt het lid onder "Leden" in de nieuwe club en wordt de secretaris van de ontvangende club per e-mail op de hoogte gebracht. In de vrijgevende club wordt het lid vermeld onder "Voormalig".
BELANGRIJKE OPMERKINGEN
Als de vertrekkende club geen secretaris heeft aangesteld voor het huidige clubjaar, kan de transfer niet worden gestart! Als de overdracht wordt afgewezen, blijft het potentiële lid actief lid van de vertrekkende club en wordt de secretaris van de ontvangende club per e-mail op de hoogte gebracht. De transfer wordt in beide clubs als afgewezen geregistreerd.
Een ledenoverdracht kan niet ongedaan worden gemaakt! De enige manier om een fout te corrigeren is door een nieuwe overdracht te starten. De overdrachtsgeschiedenis van het lid blijft echter altijd bewaard gebleven.
Scenario 2 – Overstap van een club binnen Polaris naar een club buiten je eigen Polaris-instantie
Van toepassing op Rotary, Rotaract, Interact en Inner Wheel
Overstap van een club die Polaris gebruikt naar een club buiten je eigen Polaris-instantie, ongeacht of die club Polaris gebruikt of niet, bijvoorbeeld van RC Biel (CH) naar RC London (VK) of van RC Lyon (Polaris FR) naar RC Paris (niet-Polaris FR).
Initiëren van de overdracht
In deze situatie wordt de overdracht uitgevoerd door de secretaris van de vertrekkende club in nauwe samenwerking met de secretaris van de nieuwe club. De affiliatie van het lid in Polaris wordt beëindigd. De nieuwe club zal het lid ten minste één dag later in haar organisatie opnemen.
Om de lidmaatschap in Polaris te beëindigen, navigeert u naar de sectie Lidbeheer > Leden en klikt u op de actie "Status wijzigen" voor het geselecteerde lid.
Ledenbeheer > Leden: Acties > Wijzigingsstatus
Selecteer in de volgende stap de optie "Lidmaatschap beëindigen".
Status wijzigen: Lidmaatschap beëindigen
Voer de vertrekdatum van de club in (de datum moet tussen vandaag en tot 30 dagen geleden liggen – een toekomstige datum is niet toegestaan) en de reden van vertrek, en klik dan op "Opslaan". Daarna vind je het lid onder "Voormalig". Breng het lid of de ontvangende club op de hoogte van de exit die heeft plaatsgevonden (inclusief de exitdatum). De ontvangende club kan het lid de volgende dag toelaten.
Beëindiging van lidmaatschap
Scenario 3a – Rotary, Rotaract: Overstappen van een club buiten je eigen Polaris-instantie naar een club met Polaris
Geldt alleen voor Rotary & Rotaract
Overstappen van een club buiten je eigen Polaris-instantie, ongeacht of die club Polaris gebruikt of niet, naar een club die Polaris gebruikt, bijvoorbeeld van RC Bergen-Vest (N, niet Polaris) naar RC Antwerpen (BeLux, Polaris).
Initiëren van de overdracht
In deze situatie wordt de overdracht uitgevoerd door de secretaris van de ontvangende club in nauwe samenwerking met de secretaris van de voormalige club. De affiliatie van het lid moet eerst worden beëindigd bij de uitgaande club (niet bij Polaris). Daarna kan het lid worden toegevoegd als nieuw lid bij de ontvangende club (Polaris) via de zoekfunctie en het opgehaalde record van Rotary International.
Start een ledenoverdracht
In de volgende stap zoekt u naar het gewenste lid, met behulp van de voor- en achternaam, e-mailadres (bij voorkeur: lager risico op fouten), of het RI ID voor de Rotary-gemeenschap. Om de persoon aan jouw club toe te wijzen, klik je op het icoon in de kolom Acties rechts van zijn/haar naam in de zoekresultatenlijst. Zorg ervoor dat het lidmaatschap van de vorige club is "beëindigd".
Lid toevoegen: Zoeken en resultatenlijst
Klik daarna op de optie "Toevoegen als lid." In de volgende stap voer je de benodigde informatie in voor het nieuwe lid (RI-ID en naam worden automatisch ingevuld). Zodra je op "Opslaan" klikt, verschijnt het lid onder "Leden" in de nieuwe club.
Selectieopties voor het geselecteerde lid
Scenario 3b – Inner Wheel, Interact: Overstappen van een club buiten je eigen Polaris-instantie naar een club met Polaris
Geldt alleen voor Interact & Inner Wheel
Overstappen van een club buiten je eigen Polaris-instantie, ongeacht of die club Polaris gebruikt of niet, naar een club die Polaris gebruikt, bijvoorbeeld van de IW Club Bodensee (D, niet Polaris) naar de IW Club Solothurn (CH, Polaris).
Initiëren van de overdracht
In deze situatie wordt de overdracht uitgevoerd door de secretaris van de ontvangende club in nauwe samenwerking met de secretaris van de voormalige club. De affiliatie van het lid moet eerst worden beëindigd bij de uitgaande club (niet bij Polaris). Daarna kan het lid worden toegevoegd als nieuw lid bij de ontvangende club (Polaris) via de zoekfunctie.
Gebruik de voor- en achternaam of e-mailadres (bij voorkeur: lager risico op fouten) om te controleren of het lid al bestaat. Dit helpt duplicaten te voorkomen. Als het nieuwe lid dat je wilt niet in de resultaten verschijnt, kun je het toevoegen door te klikken op "+ Nieuw individu aanmaken".
Lid toevoegen: Zoeken, resultatenlijst en de optie "Nieuw individu aanmaken"
Klik daarna op de optie "Toevoegen als lid." In de volgende stap vul je de benodigde informatie in voor het nieuwe lid (de naam wordt automatisch ingevuld). Zodra je op "Opslaan" klikt, verschijnt het lid onder "Leden" in de nieuwe club.
Selectieopties voor de nieuwe persoon
FAQ
Wat zijn de 3 scenario's van het overdragen van actieve leden?
De 3 scenario's zijn:
1) Transfers tussen twee clubs in dezelfde Polaris-instantie,
2) Overstappen van een club binnen Polaris naar een club buiten de eigen Polaris-instantie,
3a) Rotary, Rotaract: Overstappen van een club buiten de eigen Polaris-instantie naar een club met Polaris en
3b) Inner Wheel, Interact: Overzetten van een club buiten je eigen Polaris-instantie naar een club met Polaris.
Hoe wordt de overdracht gestart binnen dezelfde Polaris-instantie?
De overdracht wordt geïnitieerd door de ontvangende club, waarbij de beheerder toegang krijgt tot het ledenbeheersysteem en het lid selecteert met de knop '+ Lid toevoegen/aanmaken'.
Kan een ledenoverdracht worden teruggedraaid?
Nee, een ledenoverdracht kan niet ongedaan worden gemaakt. Om een fout te corrigeren, moet een nieuwe overdracht worden gestart.
Wat gebeurt er als de overstap wordt afgewezen?
Als de overdracht wordt afgewezen, blijft het lid actief lid van de oorspronkelijke club en wordt de secretaris van de ontvangende club per e-mail op de hoogte gebracht.
Wie moet het beëindigen van een lid uit een club initiëren zonder Polaris of zonder Polaris-instantie te hebben gevestigd?
De beëindiging moet worden uitgevoerd door de secretaris van de vertrekkende club in nauwe samenwerking met de secretaris van de nieuwe club.