Registratie van een compensatie (punt van aanwezigheid)
Basisprincipes
Wanneer de club die wordt bezocht geen aanwezigheid bij Polaris registreert of de evenementen niet afrondt om de aanwezigheid te bevestigen, of als de club zich in een ander land bevindt, moet het lid een afgedrukte gastenkaart overleggen.
NOTITIE
Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris, de beheerder van de ledengegevens of de CICO van de betreffende club om eventuele vergoedingen handmatig in te voeren. Zie examples hieronder.
Voor meer informatie, zie Aanwezigheid en aanwezigheid.
Compensatie invoeren
Wanneer een club die wordt bezocht de aanwezigheid niet via Polaris registreert, zoals een club uit een ander land, toont het lid een afgedrukte aanwezigheidskaart. De aanwezigheidspunten voor een dergelijke deelname moeten handmatig worden ingevoerd als compensatie in het menu Leden > Actieve > (kies lid) > Aanwezigheid en vergoeding > "+ Compensatie toevoegen". Dit is ook de locatie waar met vrijwilligerswerk aanwezigheidspunten te verdienen zijn. Bovendien kan een beheerder op deze pagina alle aanwezigheidspunten voor een lid bevestigen.
Ten slotte kan een beheerder in dit gedeelte alle aanwezigheidspunten van een lid bekijken voordat hij een vergoeding invoert, zodat er geen duplicaten worden gemaakt.
Een van de drie rollen "Aanwezigheidsadministratie", "Leden beheerder" of "Beheerder eenheid (alle rechten)" is vereist voor compensatie.
Voorbeelden
Opmerking over de verschillende clubs, Polaris-instanties:
Club Basel (De Club van het Huis van lid Michael in Polaris Zwitserland)
Club Lausanne (Club in Polaris, Zwitserland)
Club Salzburg (Club in Polaris Oostenrijk, niet in Polaris Zwitserland)
Hier zijn vijf voorbeelden van verschillende deelnames aan evenementen en projecten voor meer duidelijkheid:
Voorbeeld 1 - Deelname aan de eigen club Basel
Michael neemt deel aan een evenement in zijn thuisclub in Basel.
De secretaris van Club Basel markeert Michael als aanwezig.
Voorbeeld 2 - Deelname aan een andere club (Polaris Zwitserland)
Michael woont een evenement bij in de Club Lausanne.
De secretaris van Club Lausanne scant Michael's QR-code met zijn smartphone of voegt hem handmatig toe als deelnemer aan het evenement.
De secretaris van zijn Basel Club heeft hier geen verantwoordelijkheid voor!
Voorbeeld 3 - Deelname aan een andere club (NIET Polaris Zwitserland)
Michael neemt deel aan een evenement in de club van Salzburg en informeert de secretaris van zijn eigen club in Basel hierover.
De secretaris van de club uit Salzburg voegt Michael als niet-lid toe aan het evenement (dit is uitsluitend voor documentatiedoeleinden) en geeft hem een gedrukte gastenkaart.
De secretaris van zijn club in Bazel registreert een vergoeding voor Michael, op basis van de gedrukte gastenkaart die hij in de club in Salzburg heeft ontvangen: Leden > Actieve > (kies lid) > Aanwezigheid en vergoeding > "+ Compensatie toevoegen"
Voorbeeld 4 - Deelname, bijdrage aan een project of andere gebeurtenissen die niet zijn gedocumenteerd als gebeurtenissen in Polaris dienen als compensatie.
Michael neemt deel aan een clubproject in zijn eigen club in Basel.
De secretaris van zijn eigen club in Basel registreert een vergoeding voor Michael: Leden > Actieve > (kies lid) > Aanwezigheid en vergoeding > "+ Compensatie toevoegen"
Voorbeeld 5 - Deelname aan een districtsevenement (Polaris Zwitserland)
Michael woont een districtsevenement bij.
Het organiserende team voor het districtsevenement scant Michael's QR-code met hun smartphone of voegt hem handmatig toe als deelnemer aan het evenement.
De secretaris van Club Basel heeft hiervoor geen verantwoordelijkheden!
FAQ
Wie is verantwoordelijk voor het handmatig invoeren van compensatie?
Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris, de beheerder van de ledengegevens of de CICO van de betreffende club.
Waar kan de vergoeding voor aanwezigheid worden geregistreerd?
Compensatie kan handmatig worden geregistreerd op: Leden > Actieve > (kies lid) > Aanwezigheid en vergoeding > "+ Compensatie toevoegen"
Kan een lid een vergoeding krijgen voor deelname aan evenementen die niet in Polaris zijn gedocumenteerd?
Ja, deelname aan evenementen die niet in Polaris zijn gedocumenteerd, kan als compensatie dienen.
Is de secretaris van de thuisclub van het lid verantwoordelijk voor het registreren van de opkomst bij andere clubs?
Nee, de secretaris van de thuisclub van het lid heeft geen verantwoordelijkheden met betrekking tot het bijwonen van andere clubs (alleen binnen dezelfde instantie van de clubs).